Personalakten (§ 13 BAT) / 5 Vertraulichkeit

Das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters erfordert, daß der Arbeitgeber jederzeit die vertrauliche Behandlung aktiv sicherstellt. Dies ist auch aus psychologischen Gründen dringend geboten.

5.1 Innerbetriebliche Vertraulichkeit

Wie kann man dieses Gebot der Vertraulichkeit konkret umsetzen?

• Gebot der sorgfältigen Verwahrung;

  (Aufbewahrung in besonders gesicherten Schränken)

• besonderer Schutz sensibler Daten;

  so sollten z.B. medizinische Gutachten nicht offen in der Personalakte liegen. Das mindeste ist die Aufbewahrung in einem geschlossenen Umschlag mit der Verpflichtung, jedes Öffnen zu dokumentieren. Noch besser ist die getrennte Aufbewahrung im Stahlschrank. Oder: Beihilfeakten sind getrennt aufzubewahren. Da die Personalakte zu verschiedenen Anlässen herangezogen wird, ist sicherzustellen, daß weder ein unzuständiger Mitarbeiter noch ein zuständiger Mitarbeiter von sensiblen Daten Kenntnis nehmen kann, die er für seine Sachbearbeitung nicht benötigt.

• bei EDV abgestufter Zugang

• keine allgemeine Zugänglichkeit

  Einsichtsrecht haben Behördenleiter, Personalleiter, Personalsachbearbeiter, jeweilige Abteilungsleiter. Der unmittelbare Vorgesetzte insoweit, als er bestimmte Kenntnisse für eine verantwortungsvolle Personalführung benötigt. Dies hängt insbesondere davon ab, in welchem Umfang ihm die Personalführung delegiert wird. Leiter anderer Abteilungen bei anstehender Versetzung, soweit dies für die Personalbeurteilung und -entscheidung erforderlich ist. Kein eigenständiges Einsichtsrecht haben der Betriebsrat, Personalrat und der Datenschutzbeauftragte.

• möglichst wenig Sachbearbeiter;

• vertrauliche Behandlung durch den Sachbearbeiter (§ 9 BAT).

  Werden die erforderlichen Schutzmaßnahmen bei der Führung der Personalakte unterlassen, so liegt hierin eine Verletzung des Persönlichkeitsrechtes und nicht erst dann, wenn Unbefugte Kenntnis nehmen.

5.2 Vertraulichkeit gegenüber Dritten

Eine rechtliche Verpflichtung einem anderen Arbeitgeber gegenüber, Auskunft über Leistung und Verhalten eines (ehemaligen) Mitarbeiters zu erteilen, besteht nicht.

Der Arbeitgeber ist allerdings hierzu berechtigt, auch ohne Einverständnis des Mitarbeiters. Die Auskunft muß wahr sein. Er darf sie auch dann geben, wenn sie dem Mitarbeiter schadet. Etwas anderes gilt, wenn der Arbeitgeber sich gegenüber dem Mitarbeiter verpflichtet hat, derartige Auskünfte zu unterlassen. Auf Verlangen ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Mitarbeiter Kenntnis von der erteilten Auskunft zu geben und ihm bei schriftlich erteilter Auskunft Einsicht in einen Durchschlag zu gestatten.

Gegenüber dem Mitarbeiter ist der Arbeitgeber verpflichtet, aufgrund seiner Fürsorgepflicht und seiner Pflicht, beim beruflichen Fortkommen behilflich zu sein, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einem Dritten gegenüber Auskunft zu geben, wenn das besondere Interesse des Mitarbeiters dies erfordert und die Auskunft nicht mit besonderer Mühe verbunden ist. Die Auskunftspflicht besteht nicht, wenn der neue Arbeitgeber lediglich eine allgemeine Auskunft verlangt oder das Arbeitsverhältnis bereits seit längerer Zeit beendet ist. Hier hat der Arbeitgeber aber den Anfragenden auf das Zeugnis zu verweisen und muß dabei deutlich machen, warum die Auskunftserteilung nicht erfolgt (z.B. fehlende Erinnerung).

Praxis-Tipp

Die Auskünfte dürfen sich nur auf Leistung und Verhalten während des Arbeitsverhältnisses beziehen. Personenbezogene Daten sollten Sie grundsätzlich nur mit Zustimmung des Mitarbeiters weitergeben.

Kein Informationsrecht haben Kreditinstitute, Gläubiger (Ausnahme: Drittschuldnerauskunft), Familienmitglieder.