Die systematische Leistungsbewertung orientiert sich weitgehend am Vorgehen und Inhalt klassischer Leistungsbeurteilungssysteme. Das Herzstück solcher Systeme besteht aus einer Definition von Aspekten der Gesamtleistung (so genannte Leistungskriterien; meist sind dies Arbeitsgüte, Arbeitsmenge, Arbeitsweise und Führungsverhalten) sowie einer Messskala, mit der jedes einzelne Leistungskriterium eine Einstufung erfährt (meist eine 5er-Skala, bei der die Erwartung der Führungskraft mit dem Wert 3, d. h. der Skalenmitte, definiert wird). Die Ergebnisse der einzelnen Leistungskriterien werden dann zu einer Gesamtleistung verrechnet.
3.1.1 Gespräch zur Definition der Aufgaben und Erwartungen
Was soll durch das Gespräch erreicht werden?
Mit Blick auf die wesentlichen Tätigkeiten eines Mitarbeiters muss die Führungskraft dem Mitarbeiter im Vorfeld der ersten Leistungsbewertung darstellen, welche Erwartungen im Kontext der einzelnen Leistungskriterien bei diesen Tätigkeiten bestehen.
Die Klarheit bezüglich dieser Erwartungen der Führungskraft stellt eine zwingende Voraussetzung für eine spätere Akzeptanz der Leistungsbewertung dar.
Werden in einer Organisation regelmäßig Mitarbeitergespräche oder vergleichbare Auseinandersetzungen mit der Arbeitssituation durchgeführt, so kann das Gespräch zur Klärung der Erwartungen ggf. sehr kurz ausfallen und sich auf eine Absicherung, dass die Erwartungen von beiden Seiten gleich gesehen werden, beschränken.
Gibt es solche Gespräche nicht, so ist es erforderlich, im Vorfeld der Leistungsbewertung ein ausführliches Gespräch zur Erwartungs- und Aufgabendefinition zu führen.
Wie bereite ich mich auf das Gespräch vor?
Zur Gesprächsvorbereitung kann die Führungskraft aufschreiben, welche Aufgaben ein Beschäftigter aus ihrer Sicht überwiegend durchführt, sowie ggf. festlegen, wie viel Prozent seiner Arbeitszeit der Mitarbeiter für die einzelnen Aufgaben verwenden sollte. Wenn Gewichtungsmöglichkeiten bezüglich Kriterien bestehen, ist es darüber hinaus wichtig, dass die Führungskraft sich die wichtigen Kriterien notiert.
Wie ist der Ablauf des Gesprächs?
Im ersten Schritt sollte die Führungskraft dem Mitarbeiter verdeutlichen, welche Hauptaufgaben im Einzelnen zu erledigen sind und welche Erwartungen an die Erfüllung der Aufgaben gekoppelt sind.
Anschließend sollte anhand der im System vorgegebenen Leistungskriterien reflektiert werden, welches konkrete Arbeitsverhalten bei den jeweiligen Aufgaben mit den entsprechenden Leistungskriterien verknüpft ist. Hier hat die Führungskraft die Pflicht, die Erwartungen klar und präzise zu formulieren. Natürlich soll die Führungskraft nicht sämtliche Feinheiten bis ins Detail erläutern, sondern deutlich aufzeigen, worauf es ihr schwerpunktmäßig bei der Erledigung der zukünftigen Aufgabe ankommt.
Im dritten Schritt sollte eine von beiden Seiten offen geführte Auseinandersetzung über die Chancen und Schwierigkeiten bei der von der Führungskraft erwarteten Leistungserbringung stattfinden. Ergeben sich in diesem Zusammenhang aus der Sicht des Mitarbeiters Schwierigkeiten, sollten konkrete Unterstützungsmaßnahmen, die dem Mitarbeiter die erwartete Leistungserbringung ermöglichen können, verabredet werden.
Führungskraft: "Ich erwarte von Ihnen im kommenden Jahr X, Y und Z …"
Mitarbeiter: "Die Aufgaben X und Y sind für mich klar. Wie ich bei meinen jetzigen Aufgaben aber auch noch Z schaffen soll, kann ich mir nicht vorstellen."
Führungskraft: "Dann lassen Sie uns jetzt darüber reden, welche Maßnahmen ergriffen werden müssten, damit Sie auch Z erfolgreich bewältigen".
Hier sollte der Mitarbeiter offen direkte Wünsche und Erwartungen an die Führungskraft formulieren.
Mitarbeiter: "Um die von mir bei Z erwartete Leistung zu erreichen, würde es mir helfen, wenn Sie Folgendes mehr oder besser machen würden."
Zum Abschluss sollte die Führungskraft den weiteren Verlauf der Leistungsbewertung darstellen, sodass für den Mitarbeiter keine Unsicherheiten über das weitere Verfahren verbleiben.
3.1.2 Zwischengespräche
Was soll durch das Gespräch erreicht werden?
Spätestens nach der Hälfte der Zeit zwischen dem Gespräch zur Definition der Leistungserwartung und der Leistungsbewertung sollte die Führungskraft ein Zwischengespräch mit dem Mitarbeiter führen, um die zwischenzeitlich gezeigten Leistungen mit den zuvor formulierten Leistungserwartungen zu vergleichen und zu bewerten. (Je nach Arbeitssituation bzw. Person kann natürlich auch früher/öfter eine Zwischenbilanz gezogen werden.) Der Mitarbeiter soll dadurch eine konkrete Rückmeldung darüber erhalten, wie zufrieden die Führungskraft mit seiner Leistung ist. Die Führungskraft wiederum soll über den bisherigen Leistungsstand informiert werden, um ggf. konkrete Förder- und Unterstützungsmaßnahmen einzuleiten.
Bewegt sich die gezeigte Leistung im erwarteten Rahmen, soll die Führungskraft eine begründete Anerkennung (Lob) aussprechen. Zeigen sich Leistungsdefizite, soll der Mitarbeiter eine konstruktive Kritik erhalten, damit keine Hilflosigkeit im Hinblick auf die Verbesserung der Leis...
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt TVöD Office Professional. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen