Es bedarf keiner Zustimmung des Dienststellenleiters hinsichtlich der Frage, wie der Personalrat seine Aufgaben wahrnimmt.[1] Nur bei außergewöhnlichen und kostspieligen Aufwendungen gebietet es der Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit, hierüber den Dienststellenleiter zu informieren und ein Einvernehmen herbeizuführen.[2]
Da die Personalratsarbeit aus öffentlichen Mitteln finanziert wird, ist die Dienststelle/der Bund befugt (bzw. sogar verpflichtet), nachzuprüfen, ob die Voraussetzungen für eine Kostenübernahme vorliegen, d. h., ob die Tätigkeit sich innerhalb der gesetzlichen Aufgaben des Personalrats bewegt und ob die Kosten auch verhältnismäßig waren.[3] Allerdings darf die Dienststelle/der Bund nicht ohne Weiteres die Zahlung mit dem Hinweis, die dafür vorgesehenen Haushaltsmittel seien erschöpft, verweigern.[4]
Hinsichtlich der Bereitstellung der finanziellen Mittel hat die Verwaltung die Haushaltsmittel zur Verfügung zu stellen, die der Personalrat benötigt, um seine Aufgaben sinnvoll erledigen zu können.
Die Personalvertretungen selbst haben dann rechtzeitig ihren jeweiligen voraussichtlich bestehenden finanziellen Bedarf vor Aufstellung des Haushaltsplans anzumelden. Hierbei ist jedoch zu unterscheiden zwischen benötigten Haushaltsmitteln zur Finanzierung regelmäßig wiederkehrender Aufgaben und solchen, die unvorhergesehen, d. h. über- und außerplanmäßig benötigt werden.
Gewöhnliche Ausgaben hat der Personalrat zu Beginn des Haushaltsjahres anzumelden, er muss die hiervon getätigten Ausgaben kontrollieren, ob sich insoweit bei neuen Ausgaben an den noch zur Verfügung stehenden Mitteln orientieren, bzw. sich bei vorzunehmenden kostspieligen Aufwendungen rückversichern, ob diese Ausgaben vom Haushalt noch gedeckt sind. Soweit der Personalrat eine Kontrolle seinerseits unterlässt, hat die jeweilige Dienststelle ihn hierüber zu unterrichten, insbesondere, wenn die Mittel erschöpft sind oder alsbald zu Neige gehen. Das gilt insbesondere auch in dem Fall, wenn die für den Personalrat zur Verfügung stehenden Mittel nicht gesondert im Haushaltsplan ausgewiesen, sondern aus allgemeinen Haushaltsmitteln zu leisten sind, die auch für andere Zwecke zur Verfügung stehen.
Soweit die Mittel des Personalrats erschöpft sind, hat er von neuen Ausgaben möglichst abzusehen. Ausnahmen hiervon betreffen unaufschiebbare Tätigkeiten, bspw. Aufgaben, die die Funktions-, und Arbeitsfähigkeit sicherstellen und auch keinen zeitlichen Aufschub bedürfend, wie z. B. eine Personalratswahl. Die Kostenübernahme darf nicht mit dem Hinweis auf fehlende Haushaltsmittel verweigert werden.[5]
Bezüglich unvorhergesehener Kosten besteht die Möglichkeit, im Wege des Nachtragshaushaltes diese zu beantragen. Hierbei muss der Personalrat den Mehrbedarf so rechtzeitig geltend machen, dass eine Nachbewilligung noch möglich ist; ansonsten besteht keine Nachschusspflicht der Dienststelle/des Bundes.[6]
Aufgrund dessen verneint das BVerwG auch die Gefahr einer zu weitreichenden haushaltsmäßigen Bindung des Personalrats.[7] Faktisch birgt dies jedoch die Gefahr, dass der Handlungsspielraum des Personalrats begrenzt wird und der Dienststelle/dem Bund es ermöglicht wird, die Personalratsarbeit aufgrund des Kostengesichtspunkts zu kontrollieren.[8]
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