Wie schon das Frauenfördergesetz (FFG) enthält auch das Bundesgleichstellungsgesetz einige für das Gesetz wesentliche Begriffsbestimmungen. Definiert werden folgende Begriffe: Arbeitsplätze, Bereiche, beruflicher Aufstieg, Beschäftigte, Dienststellen, Familienaufgaben, Pflegeaufgaben, Qualifikation und Unternehmen. Zudem enthält § 3 Nr. 10 BGleiG auch eine Definition der "Unterrepräsentanz". Danach wird Unterrepräsentanz als ein Status von Frauen oder Männern bezeichnet, wenn ihr jeweiliger Anteil an den Beschäftigten in einem einzelnen Bereich nach Nr. 2 – das sind nach § 3 Nr. 2 BGleiG die einzelnen Besoldungs-, Entgelt- und Laufbahngruppen, Laufbahnen und Fachrichtungen, Berufsausbildungen einschließlich des Vorbereitungsdienstes sowie zusätzlich die Ebenen mit Vorgesetzten- und Leitungsaufgaben – unter 50 % liegt. Bei einer ungeraden Anzahl an Beschäftigten sind Frauen oder Männer unterrepräsentiert, wenn das Ungleichgewicht zwischen beiden Geschlechtern mindestens 2 Personen des gleichen Geschlechts betrifft.
Gehören einem Bereich insgesamt 7 Beschäftigte an und sind in diesem 2 Frauen und 5 Männer vertreten, so ist das weibliche Geschlecht unterrepräsentiert. Gehören dem Bereich 3 Frauen und 4 Männer an, ist kein Geschlecht als unterrepräsentiert anzusehen.
Das Gesetz orientiert sich bei dieser Definition von Unterrepräsentanz an den tatsächlichen gesamtgesellschaftlichen Verhältnissen in der Bundesrepublik. Der Frauenanteil liegt bei rund 50,65 % (Stand: 30.9.2019).[1] Maßgeblich für die Bestimmung einer Unterrepräsentanz ist die aktuelle Situation in demjenigen Bereich, auf den sich die angestrebte Maßnahme oder Entscheidung hauptsächlich bezieht. Da § 3 Nr. 10 BGleiG auf die "aktuelle Situation" abstellt, ist jeweils der Zeitpunkt des Beginns der Maßnahme entscheidend. Bei Stellenbesetzungsverfahren ist dies etwa zunächst der Zeitpunkt der Veröffentlichung der Ausschreibung. Bereits zu diesem Zeitpunkt muss die Dienststelle deshalb ermitteln, ob ein Geschlecht unterrepräsentiert ist. Während des laufenden Stellenbesetzungsverfahrens ist die aktuelle Situation jedoch stets neu zu ermitteln.[2] Die Beurteilung der Unterrepräsentanz kann sich damit im Verlauf eines länger andauernden Auswahlverfahrens ändern.[3] Maßgeblich für die Einstellung, Beförderung etc. ist jedoch letztlich der Zeitpunkt dieser Maßnahme.
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