Verwaltungsunterlagen – Aufbewahrung, Einsicht und Herausgabe (WEMoG)

Zusammenfassung

Überblick

Das "Herz" der Verwaltung stellen die Verwaltungsunterlagen dar. Von besonderer Bedeutung sind hier diejenigen Unterlagen, die die Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft prägen, wie die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung, die Versammlungsniederschriften und die Beschluss-Sammlung. Darüber hinaus können die Jahreseinzelabrechnungen und Einzelwirtschaftspläne von Interesse für die anderen Wohnungseigentümer sein. Kontounterlagen, bestehende Verträge sowie Buchführungsunterlagen bilden weitere elementare Grundlagen der Wohnungseigentumsverwaltung.

Die Aufbewahrung dieser Unterlagen obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und erfolgt durch deren Ausführungsorgan, den Verwalter. Die Wohnungseigentümer haben seit Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) am 1.12.2020 ein gesetzliches Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen, das sich aus § 18 Abs. 4 WEG ergibt. Nach Beendigung seiner Amtszeit hat der Verwalter die Verwaltungsunterlagen an den Nachfolgeverwalter bzw. die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer herauszugeben.

1 Grundsätze

Wichtige Verwaltungsunterlagen

Die nachfolgenden Verwaltungsunterlagen stellen die elementaren Unterlagen dar, wobei die Aufzählung nicht abschließend ist^[1]:

• Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung,
• vollständige Auflistung aller Eigentümer mit Namen und ggf. Anschriften,
• vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft,
• Aufstellung über Hausgeldrückstände einzelner Wohnungseigentümer,
• sämtliche Buchführungsunterlagen, insbesondere Debitoren- und Kreditorenkonten (sowohl alte wie auch das laufende Wirtschaftsjahr betreffend),
• Bankauszüge und Buchungsbelege sowie Rechnungen und ggf. Mahnungen (Kontounterlagen hat der frühere Verwalter auch dann herauszugeben, wenn das Konto auf seinen Namen geführt wurde),
• Jahresabrechnungen einschließlich der Einzelabrechnungen sowie alte Wirtschaftspläne und diejenigen für das laufende Jahr,
• Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen (insbesondere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung),
• Verwaltervollmacht von Vorverwaltern, um missbräuchliches Verhalten zu vermeiden,
• Originalversammlungsprotokolle mit Anwesenheitslisten und ggf. Vollmachten,
• Beschluss-Sammlungen bzw. Beschlussverzeichnisse oder -bücher,
• Verwalterkorrespondenz mit Wohnungseigentümern und Dritten (insbesondere Warenlieferanten und Dienstleistern),
• Bauunterlagen, Bauverträge, Grundrisspläne, Statikpläne, ggf. Baumängellisten und Unterlagen im Zusammenhang mit der Mängelgewährleistung. Allerdings trifft den Verwalter die Pflicht zur Herausgabe bzw. Übergabe der Bauunterlagen nur dann, wenn er diese vom Vorverwalter oder Bauträger erhalten hat bzw. mit diesem identisch ist.^[2] Im Übrigen ist umstritten, ob ein Anspruch auf Herausgabe von Unterlagen gegen den Bauträger besteht. Einerseits soll ein derartiger nur bei Vorliegen eines besonderen, konkret begründeten Interesses bestehen.^[3] Andererseits aber dürfte der Bauträger wohl zumindest verpflichtet sein, den Energieausweis, den Kanaldichtigkeitsnachweis sowie Bedienungsanleitungen herauszugeben^[4] sowie die Schließkarte und den Schließplan^[5],
• Verträge hinsichtlich der Wartung gemeinschaftlicher Anlagen und Einrichtungen,
• Betriebs- und Bedienungsanleitungen,
• Generalschlüssel, sonstige Schlüssel, Schließplan,
• Lohnsteuerkarte(n), Sozialversicherungsunterlagen z. B. des Hausmeisters und/oder der Reinigungskräfte bzw. sonstiger Beschäftigter,
• Versicherungspolicen der gemeinschaftlichen Versicherungen,
• Verfahrensunterlagen anhängiger bzw. rechtshängiger gerichtlicher Verfahren.

Aufbewahrung

Nach § 9a Abs. 3 WEG ist Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des Gemeinschaftsvermögens und daher Eigentum der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und nicht der Wohnungseigentümer in Bruchteilsgemeinschaft – und schon gar nicht des Verwalters.^[6]

Die Verwaltungsunterlagen sind vom Verwalter auf seine Kosten zu archivieren und aufzubewahren. Bezüglich der maßgeblichen Aufbewahrungsfristen sind nach h. M. die Bestimmungen der §§ 257 HGB, 147 AO entsprechend anzuwenden. Entgegenstehende Regelungen im Verwaltervertrag sind unwirksam, soweit sie den Verwalter zur vorzeitigen Vernichtung berechtigen. Beschlüsse, die zur vorzeitigen Unterlagenvernichtung ermächtigen, werden als nichtig angesehen.^[7]

Einsicht

Jeder Wohnungseigentümer hat gemäß § 18 Abs. 4 WEG ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen. Dies gilt auch für ausgeschiedene Wohnungseigentümer und schließt das Recht auf Duldung des Kopierens ein.^[8]

Trifft den Vorverwalter noch die Verpflichtung, die Jahresabrechnung erstellen zu müssen, hat er ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen. Dieses umfasst auch die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen und Belege, die im Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Verwalteramt noch nicht vorlagen, sondern erst später dem neuen Verwalter zur Verfügung stehen, wie...