Verwaltungsbeirat: Rechte und Pflichten (WEMoG) / 8.3.2 Auswahl des Verwalters

Es entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn der gesamte Verwaltungsbeirat – oder eines seiner Mitglieder – im Vorfeld einer Versammlung, in der eine Person zum Verwalter bestellt oder der bisherige Verwalter wiederbestellt werden soll, Angebote von Personen einholt und gegenüber den anderen Wohnungseigentümern dazu Stellung nimmt, welche Person aus seiner Sicht für das Amt des Verwalters in der konkreten Wohnungseigentumsanlage geeignet ist.

Die Eignung beurteilt sich danach, ob eine Person nach ihren natürlichen Anlagen und dem Erlernten menschlich und fachlich angemessen qualifiziert ist. Grundsätzlich sollten – außer ggf. in eigentümerverwalteten "Kleinstanlagen" – nur Personen zum Verwalter bestellt werden, die über eine zum Verwalterberuf passende Ausbildung, einschlägige Berufserfahrung und einen guten Leumund verfügen. Eine wichtige Frage ist auch, ob die in Aussicht genommene Person über die für eine Verwaltung notwendigen finanziellen Mittel verfügt, ausreichende Sicherheiten stellen kann und gut versichert ist. Eine Person, deren vermögensrechtliche Ausstattung schlecht ist, bietet in der Regel keine hinreichende Gewähr dafür, dass sie auf Dauer einen ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb aufrechterhalten und ihrer Aufgabe als Verwalter gerecht werden kann, insbesondere die ihr anvertrauten Gelder getreu verwalten wird.

Checkliste: Sichtung der Angebote von Verwaltern

Berufszulassung

□	Besitzt die Person eine Berufszulassung nach der Gewerbeordnung?
□	Besteht die Berufszulassung noch?

Zertifizierung

□	Ist der Verwalter zertifiziert? (ab dem 1.12.2022)

Person des Verwalters

□	Handelt es sich bei der Person um einen professionell und gewerblich Tätigen oder um einen so genannten "Amateurverwalter"?
□	Natürliche Person oder Verwaltungsunternehmen?
□	Über welche Ausbildung verfügt der Bewerber? Bilden sich der Bewerber selbst bzw. seine Mitarbeiter regelmäßig fort?

Wirtschaftliche Situation des Verwalters?

□	Finanzielle Mittel?
□	Sicherheiten?

Versicherungen

□	Berufshaftpflichtversicherung?
□	Betriebshaftpflichtversicherung?
□	Vermögensschadenversicherung?
□	Vertrauensschadenversicherung?

Unternehmen des Verwalters

□	Anzahl der Mitarbeiter? Ausbildung? Weiterbildung?
□	Anzahl der verwalteten Wohnungseigentumsanlagen?
□	Verwendete Software?
□	Ist das Verwalterunternehmen zertifiziert?
□	Liegt das Büro in der Nähe der Wohnungseigentumsanlage?

Verwaltervertrag

□	Welche Inhalte hat der Verwaltervertrag, den die in Aussicht genommene Person ihrer Geschäftsbesorgung zu Grunde legen will?
□	Höhe der Grundvergütung?
□	Für welche Bereiche wird in welcher Höhe eine Sondervergütung verlangt?

Weiteres

□	Wie wird der Verwalter erreichbar sein?
□	Wer vertritt den Verwalter im Falle des Urlaubs?
□	Ist etwas darüber bekannt, wie der Verwalter andere Wohnungseigentumsanlagen verwaltet (Referenzen)? Kann man von dort Abrechnungen und Wirtschaftspläne als Beispiel einsehen? Wird dort das Gemeinschaftsvermögen auf einem Konto der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gesammelt? Werden dort die Pflichten angemessen wahrgenommen?
□	Hat der Bewerber die Wohnungseigentumsanlage vor Abgabe seines Angebots besucht?
□	Ist der Bewerber Mitglied einer anerkannten Berufsvereinigung, am besten einer, die vom Verwalter bestimmte Leistungen verlangt, unter anderem eine regelmäßige Fortbildung?

Tipp: Besonders empfehlenswert sind Verwalter, die sich als Mitglied eines Verbands dessen strengen Anforderungen unterwerfen, etwa denen

• des Bundesfachverbands der Immobilienverwalter e. V. – BVI (bvi-verwalter.de),
• des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland e. V. – VDIV (immobilienverwalter.de) oder
• des Immobilienverbands Deutschland – IVD Bundesverband der Immobilienberater, Makler, Verwalter und Sachverständigen e. V. (ivd.net/).

Der Verwaltungsbeirat sollte als Ergebnis seiner Arbeit wenigstens 3 der von ihm eingeholten und für vertretbar gehaltenen Angebote den Wohnungseigentümern zusammen mit seiner Stellungnahme in der Versammlung präsentieren. Die Wohnungseigentümer sollten dann beschließen, welchem Vorschlag sie folgen und welchen Verwalter sie bestellen wollen.

Hinweis

Bestellung und Eckpunkte des abzuschließenden Verwaltervertrags

Die Auswahl und Bestimmung einer Person zum Verwalter (Bestellung) wird in der Regel wesentlich von den wirtschaftlichen Eckpunkten und dem Abschluss des Verwaltervertrags (Anstellung) bestimmt. Die Bestellung des Verwalters entspricht daher nur dann ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn in derselben Versammlung, in der die Bestellung erfolgt, auch die Eckpunkte des abzuschließenden Verwaltervertrags (Laufzeit und Vergütung) in wesentlichen Umrissen geregelt werden (= die Anstellung). Von dieser Regel kann nur unter besonderen Umständen und nur übergangsweise abgewichen werden.