Grundsätzlich besteht eine Löschungspflicht für alle personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind:

  • Daten, die für die Betriebskostenabrechnung nötig sind, müssen mindestens bis zum Ablauf der Einwendungsfrist (d. h. 12 Monate nach Zustellung der Abrechnung[1]) aufbewahrt werden.
  • Daten, die Vermieteransprüche betreffen, sollten bis zur Verjährungsfrist nach § 195 BGB (also 3 Jahre) aufbewahrt werden.
  • Daten, die Rechtsstreitigkeiten betreffen, sollten nicht vor einem rechtskräftigen Abschluss des Rechtsstreits gelöscht werden.

Insgesamt gilt, dass Löschungspflichten so lange gehemmt sind, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Aufbewahrungsfristen für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse betragen 10 Jahre, sonstige Unterlagen sind 6 Jahre verfügbar zu halten.

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