Grundsätzlich besteht eine Löschungspflicht für alle personenbezogenen Daten, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind (Art. 17 DSGVO).
Nach den zivilrechtlichen Regelungen ist nach folgenden Löschpflichten zu differenzieren:
- Daten, die für die Betriebskostenabrechnung nötig sind, müssen mindestens bis zum Ablauf der Einwendungsfrist (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB), d. h. 12 Monate nach Zustellung der Abrechnung aufbewahrt werden.
- Daten, die Vermieteransprüche betreffen, sollten bis zur Verjährungsfrist nach § 195 BGB (= 3 Jahre) aufbewahrt werden. Bei Rechtsstreitigkeiten dürfen Daten erst dann gelöscht werden, wenn ein rechtskräftiger Abschluss (Urteil oder Zahlung) vorliegt.
Für die unternehmerische Wohnungswirtschaft sind die Vorschriften zu den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen vorrangig, die deutlich längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben; so betragen die Aufbewahrungsfristen für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse 10 Jahre und für sonstige Unterlagen 6 Jahre.
Zu den Löschpflichten im Einzelnen siehe Löschkonzepte und Archivierung von Daten.
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