Verwaltungsbeirat: Prüfung von Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht (Checkliste)

Kurzbeschreibung

Gem. § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG sollten die Verwaltungsbeiräte den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung prüfen. Gegenstand der Prüfung sind der Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung, der Vermögensbericht, Belege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Heizkostenabrechnung, Buchungsbelege, Schriftverkehr) und Buchhaltungsunterlagen (Buchungskonten, Buchungslisten, Saldenaufstellungen).

In welchem Umfang ist der Wirtschaftsplan zu prüfen?

Der Verwalter hat nach § 28 Abs. 1 Satz 2 WEG jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Dieser soll nach § 28 Abs. 1 Satz 1 i. V. m. § 28 Abs. 1 Satz 2 WEG enthalten:

• die Vorschüsse zu den Kosten der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer i. S. v. § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG (bezogen auf sämtliche Wohnungs- und/oder Teileigentumsrechte in einem Betrag);
• die Vorschüsse zu den von den Wohnungseigentümern bestimmten Rücklagen, u. a. der Erhaltungsrücklage i. S. v. § 19 Abs. 2 Nr. 4 (bezogen auf sämtliche Wohnungs- und/oder Teileigentumsrechte in einem Betrag);
• die voraussichtlichen Einnahmen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer im beplanten Wirtschaftsjahr;
• die voraussichtlichen Ausgaben der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer im beplanten Wirtschaftsjahr.

Die Verwaltungsbeiräte haben formal zu prüfen, ob der Wirtschaftsplan die vom Gesetz vorgesehenen 4 Teile aufweist, wer ihn erstellt hat und wann er erstellt wurde.

Inhaltlich ist so gut wie möglich zu klären, ob die sich im Entwurf des Wirtschaftsplans spiegelnden Annahmen des Verwalters der Sache und der Höhe nach wahr sind und ob der Verwalter die geltenden Umlageschlüssel angewandt hat.

In welchem Umfang ist die Jahresabrechnung zu prüfen?

Der Verwalter hat gem. § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG nach Ablauf des Kalenderjahrs eine Jahresabrechnung aufzustellen. Diese Abrechnung besteht wenigstens aus

• einem "Kopf" (dieser muss Informationen geben zum Ersteller, zum Erstellungsdatum, zum Abrechnungszeitraum und zum Bezugsobjekt),
• der Angabe der Einnahmen und Ausgaben ("Gesamtabrechnung"),
• der Verteilung nicht gedeckter Ausgaben oder von Guthaben unter Angabe der geltenden Umlageschlüssel ("Einzelabrechnungen" mit Nennung der Nachschüsse und eventuell einem Vorschlag für die Anpassung der Vorschüsse) und Hinweisen zur Steuer.

Gegebenenfalls sinnvoll, aber nicht zwingend sind:

• eine Übersicht über die Hausgeldschulden der Wohnungseigentümer,
• eine Übersicht über die Nachschüsse aller Wohnungseigentümer,
• ein Wirtschaftsbericht, beispielsweise über das Hausgeldinkasso, Versicherungsfälle oder Erhaltungsmaßnahmen.

Die Verwaltungsbeiräte müssen formal prüfen, ob die Jahresabrechnung alle notwendigen Teile aufweist, wer sie erstellt hat und wann sie erstellt wurde.

In welchem Umfang ist der Vermögensbericht zu prüfen?

Der Verwalter hat gem. § 28 Abs. 4 Satz 1 WEG nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer enthält. Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.

§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG fordert die Verwaltungsbeiräte nicht ausdrücklich dazu auf, diesen Vermögensbericht zu prüfen. Es kann aber keinem Zweifel unterliegen, dass die Verwaltungsbeiräte zu einer Prüfung berechtigt und nach § 29 Abs. 2 Satz 1 WEG (Überwachung) auch verpflichtet sind. Ferner werden sie wissen wollen, wie es um die Rücklagen steht und was das wesentliche Gemeinschaftsvermögen ist.

Der Vermögensbericht kann gemeinsam mit der Jahresabrechnung erstellt werden. Er kann sogar ein Teil der Jahresabrechnung sein. Dieser Teil sollte dann aber besonders gekennzeichnet werden.

Die Verwaltungsbeiräte müssen formal prüfen, ob der Vermögensbericht alle notwendigen Teile aufweist, wer ihn erstellt hat und wann er erstellt wurde.

Prüfung des Wirtschaftsplans

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Allgemeines

□	Ist der Ersteller der Planung angegeben?
□	Ist das Wirtschaftsjahr angegeben?
□	Sind das Wirtschafts- und das Kalenderjahr identisch?
□	Betrifft der Wirtschaftsplan die richtige Wohnungseigentumsanlage?
□	Gibt es einen Gesamtwirtschaftsplan und Einzelwirtschaftspläne für jeden Wohnungseigentümer?
□	Werden die in der Wohnungseigentumsanlage geltenden Umlageschlüssel genutzt?
□	Werden besondere Umlageschlüssel erläutert?
□	Liegt zum Abgleich die Jahresabrechnung für das Vorjahr vor?
□	Sind sämtliche Angaben der Planung klar, verständlich und ohne weiteres nachvollziehbar?

Gesamtwirtschaftsplan

□	Ist der Gesamtwirtschaftsplan gegliedert in: Einnahmen, Ausgaben und Zuführung zu den Rücklagen?
□	Beachtet der Verwalter eventuelle Vorgaben der Wohnungseigentümer (Prüfpunkt entfällt in der Regel)?
□	Einnahmen – sind alle voraussichtlichen Einnahmen erfasst, vor allem: rückständiges Hausgeld früherer Jahre, Zahlungen auf Sonderumlagen, Versicherungsleistungen, Darlehensvaluta, Früchte im Sinne von § 16 Abs. 1 WEG i. V. m. § 99 Abs. 3 BGB (etwa Mieten).
□	Kann der Verwalter angeben, wie er die Einnahmen errechnet hat (Vorjahre, Statistiken, Vergleichswerte, Kostenangebote, Erfahrungswerte)?
□	Sind die Schätzungen nachvollziehbar und rechnerisch richtig?
□	Erscheinen die Planungen als realist...