Im Fall des Zahlungsverzugs sollte die Verwaltung grundsätzlich schematisch vorgehen. Bietet der Einzelfall keinen Anlass, von diesem Schema abzuweichen, helfen routinierte und einstudierte Abläufe, Fehler zu vermeiden und stets das Richtige zu unternehmen.
Einsatz von Software
Ein gutes Mahnwesen kann jedenfalls in größeren Wohnungseigentumsanlagen nur mit und durch eine entsprechende elektronische Anwendung (Software) gelingen. Bei der Anschaffung geeigneter Software sollte nicht gespart werden. Auf dem Markt gibt es eine Reihe gängiger und guter Produkte für die Buchhaltung des Verwalters. Wichtig ist, dass diese durch regelmäßige Updates auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung und Rechtsprechung gehalten werden. Die Erstellung einer eigenen Mahnanwendung – etwa auf Basis einer Excel-Tabelle – empfiehlt sich i. d. R. nicht.
Forderungskonten
Wichtig ist ferner, dass die Buchhaltung die Einrichtung und das Führen von Forderungskonten erlaubt. Diese müssen sich unter anderem an §§ 366, 367 BGB orientieren.
Persönliches Gespräch
Im begründeten Einzelfall ist mit dem Wohnungseigentümer persönlich am Telefon, aber auch (besser) durch Hausbesuch oder im Büro der Verwaltung zu klären, warum es zu dem Rückstand oder der mangelnden Kontodeckung gekommen ist. Schriftliche Mahnungen werden häufig ignoriert. Eine persönliche Ansprache hat eine höhere Erfolgsquote. In einem persönlichen Gespräch lassen sich jedenfalls oftmals Schwierigkeiten und persönliche Einwendungen gegen die Hausgeldforderung aus der Welt schaffen.
Der Mahner sollte dieses Gespräch gut vorbereiten, indem er zuvor Informationen sammelt (Alter, Familie, Stand, Arbeitgeber, Rückstände, Beschwerden) und sich vor dem Gespräch klar macht, welche Ziele er verfolgt (sofortige Zahlung, Ratenplan usw.) bzw. was er vereinbaren darf/kann. In dem persönlichen, warmen und möglichst herzlich geführten Gespräch (es kann und sollte, wo es angebracht ist, Verständnis und Mitleid gezeigt werden) sollte versucht werden, den Schuldner ungeachtet aller Ausflüchte zu einer schnellen Zahlung zu bewegen. Wird klar, dass der Wohnungseigentümer gutwillig ist, im Prinzip auch zahlen möchte und dies darüber hinaus absehbar auch kann, sollten gegen ihn keine gerichtlichen Schritte unternommen werden; sie verursachen unnötige Kosten. Besser ist es hier, mit dem Wohnungseigentümer Schritte zu vereinbaren, die den Rückstand in angemessener Zeit abbauen.
Daneben kann die Verwaltung den Wohnungseigentümer auf die Angebote des Wohnungs-/Sozialamts hinweisen. Sie kann mit dem Wohnungseigentümer trotz der Restriktionen, die das Rechtsdienstleistungsgesetz der Erbringung außergerichtlicher Rechtsdienstleistungen setzt, ansatzweise auch erörtern, wie dieser sich Zahlungsquellen "erschließen" kann, ob er ein Gespräch mit seiner Hausbank suchen oder eine professionelle Schuldnerberatung aufsuchen sollte. Ggf. muss die Verwaltung den Wohnungseigentümer auch auf einen freihändigen Verkauf seines Eigentums ansprechen, der in jedem Fall mehr verspricht, als eine von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer veranlasste Zwangsversteigerung oder die Entziehung des Wohnungseigentums nach § 17 WEG. Ist das Wohnungseigentum bislang selbst genutzt, mag im seltenen Einzelfall auch eine teilweise Vermietung an Dritte in Betracht kommen.
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