Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist zu einer ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet.[1] Ohne Buchführung kann sie ihre Aufgaben nicht erfüllen, insbesondere nicht den Wirtschaftsplan aufstellen und über diesen abrechnen sowie nach § 28 Abs. 4 Satz 1 WEG den Vermögensbericht erstellen. Auch die Informationsrechte der Wohnungseigentümer sowie eine Rechnungslegung wären ohne eine ordnungsmäßige Buchführung hinfällig. Eine Buchführung muss die ordnungsmäßige Verwaltung des Gemeinschaftsvermögens ermöglichen.
Es muss jederzeit Klarheit unter anderem über
- die Höhe des Gemeinschaftsvermögens (§ 9a Abs. 3 WEG),
- die Höhe der Rücklagen (§§ 28 Abs. 1 Satz 1, 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG),
- die Verpflichtungen Dritter und der Wohnungseigentümer und
- die Forderungen Dritter gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
und damit über die aktuelle wirtschaftliche Situation bestehen.[2] Aus der Buchführung müssen sich jederzeit der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung über den Wirtschaftsplan entwickeln lassen. Ferner muss die Verwaltung jederzeit über die Forderungen gegen Wohnungseigentümer berichten können.[3]
Die Verwaltung muss für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer die formalen und materiellen Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung einhalten, d. h. sie muss die allgemeinen Buchhaltungsgrundsätze beachten. Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen daher vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB). Die Buchhaltung muss nach h. M. von jedem Wohnungseigentümer ohne besondere buchhalterische Kenntnisse nachgeprüft werden können.[4] Des Weiteren muss die Buchführung dem Dokumentations- und Belegprinzip genügen. Jeder Buchung muss ein schriftlicher Beleg als Nachweis des Geschäftsvorfalls zugrunde liegen. Die Anforderungen an den Inhalt der Belege sind nach dem Einzelfall zu bemessen. Der Beleg muss aber seine Funktion als dokumentarisches Bindeglied zwischen dem Geschäftsvorfall und der Buchung erfüllen können. Die Buchhaltung muss zeitnah durchgeführt werden.[5]
Buchhaltungskonten nach einem Kontenplan
Zur ordnungsmäßigen Buchführung gehört es, Buchhaltungskonten nach einem Kontenplan zu führen. Für jede Kostenart und jedes Wohnungseigentum ist ein Konto einzurichten. Die Hausgeldkonten können im Vermögensbericht dargestellt werden. Dies ist aber nicht zwingend. Ferner sind die Hausgeldkonten kein Bestandteil der Jahresabrechnung.[6]
Ist eine Buchhaltung nicht ordnungsmäßig, verletzt die Verwaltung ihre Pflichten und schuldet im Einzelfall Schadensersatz.
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