2.1 Überblick
Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist zu einer ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet.[1] Ohne Buchführung kann sie ihre Aufgaben nicht erfüllen, insbesondere nicht den Wirtschaftsplan aufstellen und über diesen abrechnen sowie nach § 28 Abs. 4 Satz 1 WEG den Vermögensbericht erstellen. Auch die Informationsrechte der Wohnungseigentümer sowie eine Rechnungslegung wären ohne eine ordnungsmäßige Buchführung hinfällig. Eine Buchführung muss die ordnungsmäßige Verwaltung des Gemeinschaftsvermögens ermöglichen.
Es muss jederzeit Klarheit unter anderem über
- die Höhe des Gemeinschaftsvermögens (§ 9a Abs. 3 WEG),
- die Höhe der Rücklagen (§§ 28 Abs. 1 Satz 1, 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG),
- die Verpflichtungen Dritter und der Wohnungseigentümer und
- die Forderungen Dritter gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
und damit über die aktuelle wirtschaftliche Situation bestehen.[2] Aus der Buchführung müssen sich jederzeit der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung über den Wirtschaftsplan entwickeln lassen. Ferner muss die Verwaltung jederzeit über die Forderungen gegen Wohnungseigentümer berichten können.[3]
Die Verwaltung muss für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer die formalen und materiellen Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung einhalten, d. h. sie muss die allgemeinen Buchhaltungsgrundsätze beachten. Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen daher vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB). Die Buchhaltung muss nach h. M. von jedem Wohnungseigentümer ohne besondere buchhalterische Kenntnisse nachgeprüft werden können.[4] Des Weiteren muss die Buchführung dem Dokumentations- und Belegprinzip genügen. Jeder Buchung muss ein schriftlicher Beleg als Nachweis des Geschäftsvorfalls zugrunde liegen. Die Anforderungen an den Inhalt der Belege sind nach dem Einzelfall zu bemessen. Der Beleg muss aber seine Funktion als dokumentarisches Bindeglied zwischen dem Geschäftsvorfall und der Buchung erfüllen können. Die Buchhaltung muss zeitnah durchgeführt werden.[5]
Buchhaltungskonten nach einem Kontenplan
Zur ordnungsmäßigen Buchführung gehört es, Buchhaltungskonten nach einem Kontenplan zu führen. Für jede Kostenart und jedes Wohnungseigentum ist ein Konto einzurichten. Die Hausgeldkonten können im Vermögensbericht dargestellt werden. Dies ist aber nicht zwingend. Ferner sind die Hausgeldkonten kein Bestandteil der Jahresabrechnung.[6]
Ist eine Buchhaltung nicht ordnungsmäßig, verletzt die Verwaltung ihre Pflichten und schuldet im Einzelfall Schadensersatz.
2.2 Die eigentliche Verbuchung von Hausgeldzahlungen
2.2.1 Bestimmungen des Hausgeldschuldners
Nach § 366 Abs. 1 BGB kann der Hausgeldschuldner eine ausdrückliche oder schlüssige Bestimmung treffen, welches Hausgeld getilgt sein soll. Leistet der Hausgeldschuldner das Hausgeld, das er seiner Ansicht nach schuldet, kurz vor dem jeweiligen Fälligkeitszeitpunkt, liegt darin i. d. R. die stillschweigende Bestimmung, dass die gerade fällig werdende Hausgeldschuld getilgt werden soll.
Ungeklärt
Noch unklar ist, ob ein Hausgeldschuldner, beispielsweise zur Abwendung einer Versorgungssperre, eine Bestimmung treffen kann, dass ein Vorschuss der Kostentragung oder einer Rücklage dient.[1] Richtig ist, ihm das nicht zu erlauben, weil der Hausgeldschuldner einen einheitlichen Betrag schuldet.[2] Anders ist es, wenn die Wohnungseigentümer die Vorschüsse gesondert beschlossen haben.
2.2.2 Keine Bestimmungen des Hausgeldschuldners
Trifft der Hausgeldschuldner keine Bestimmung, ist § 366 Abs. 2 BGB einschlägig.[1] Danach wird
- zunächst die fällige Schuld,
- unter mehreren fälligen Schulden diejenige, welche der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer geringere Sicherheit bietet,
- unter mehreren gleich sicheren die dem Schuldner lästigere,
- unter mehreren gleich lästigen die ältere Schuld und
- bei gleichem Alter jede Schuld verhältnismäßig getilgt.
- Zahlungen auf einen Titel werden zunächst auf Kosten, dann auf Zinsen und dann auf die Hauptforderung verrechnet.
Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist nicht berechtigt, gegen diese Grundsätze zu verfahren und entgegen § 366 BGB Zahlungen z. B. mit laufenden Hausgeldforderungen zu verrechnen.[2]
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