Da der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach § 18 Abs. 1 WEG die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums obliegt und nicht mehr den Wohnungseigentümern in Gemeinschaft, trifft die Verpflichtung zur Erstellung der Jahresabrechnung zunächst und grundsätzlich auch die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, obwohl § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG insoweit ausdrücklich den Verwalter verpflichtet. Die Regelung dient der internen Kompetenzzuweisung. Der Verwalter ist im Innenverhältnis zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als deren Ausführungsorgan tätig, weshalb etwaige Klagen auf Erstellung von Jahresabrechnungen nicht gegen den Verwalter zu richten wären, sondern gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
4.1 Entstehen der Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung
Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung entsteht spätestens am 1.1. des Folgejahres; ob sie bereits am 31.12. um 23.59 Uhr des abgelaufenen Kalenderjahres entsteht, ist nicht geklärt und umstritten.[1]
Ungeachtet aber der Beantwortung dieser Frage, ist der Vorverwalter, dessen Amtszeit mit Ablauf des 31.12. endet, just an diesem Tag noch nicht in der Lage, die Abrechnung zu erstellen, da allein die (Heiz-)Energieverbrauchskosten noch nicht feststehen. Er ist demnach faktisch und rechtlich nicht mehr in der Lage die Jahresabrechnung für das abgelaufene Kalenderjahr zu erstellen. Ist er jedenfalls am 1.1. des Folgejahres nicht mehr im Amt, wird überwiegend angenommen, er müsse, ja könne aus Rechtsgründen nicht mehr zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet sein, vielmehr treffe diese Pflicht nun den Nachfolgeverwalter.[2]
4.2 Fälligkeit der Jahresabrechnung
Zunächst ergibt sich aus § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG, dass die Jahresabrechnung nach Ablauf des Kalenderjahres zu erstellen ist. Zwar würde die Fälligkeit nach § 271 BGB dann sofort eintreten, der Verwalter ist aber in Ermangelung der Verbrauchsdaten für Heizung und Warmwasser nicht in der Lage, sofort tätig zu werden. Die Jahresabrechnung ist daher in den ersten 3 bis 6 Kalendermonaten des Folgejahres fällig.[1] Der Verwalter kann sich im Verwaltervertrag zu einem genauen Zeitpunkt verpflichten, kommt dann allerdings in Verzug, wenn dieser Zeitraum überschritten wird.
4.3 Grundsatz der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Die Jahresabrechnung ist in Form einer Gegenüberstellung aller tatsächlich in der jeweiligen Wirtschaftsperiode getätigten Ausgaben sowie erzielten Einnahmen zu fertigen.[1] Die Jahresabrechnung ist demnach keine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung. Bilanzmäßige Darstellungen haben in Jahresabrechnungen nichts zu suchen.[2] Dies gilt weiterhin auch nach Inkrafttreten des WEMoG.[3] Zu berücksichtigen ist, dass vom durchschnittlichen Wohnungseigentümer kaufmännische Kenntnisse nicht erwartet werden können. Von daher muss die Jahresabrechnung einfach, verständlich und nachvollziehbar sein.[4]
Ausnahmen vom Einnahmen-Ausgabenprinzip werden lediglich durch die Heizkostenverordnung für die in den jeweiligen Jahreseinzelabrechnungen verbrauchsabhängig abzurechnenden Heizungs- (und Warmwasser-)kosten zwingend vorgeschrieben.[5]
Da es sich im Übrigen um die Abrechnung des Wirtschaftsplans handelt, sollte sich dessen Gliederung auch in der Jahresabrechnung wiederfinden.
4.4 Jahresgesamtabrechnung
4.4.1 Einnahmen
Zunächst müssen in die Gesamtabrechnung sämtliche Einnahmen aufgenommen werden, also auch Zinseinnahmen, Miet- oder Pachteinnahmen, geleistete Versicherungszahlungen.[1] Selbstverständlich sind in der Jahresgesamtabrechnung auch sämtlich eingenommenen Hausgelder und geleistete Beiträge wie z. B. auf beschlossene Sonderumlagen darzustellen.
4.4.2 Ausgaben
Hiermit korrespondierend sind auch sämtliche in der abzurechnenden Wirtschaftsperiode getätigten Ausgaben darzustellen. Da sämtliche Ausgaben darzustellen sind, gilt dies auch für solche, die unberechtigterweise aus Mitteln der Gemeinschaft getätigt wurden.[1] Dies gilt auch für solche Zahlungen, für die wegen fehlender Kontounterlagen oder Belege eine Prüfung der sachlichen Richtigkeit nicht möglich ist.[2]
Ob die Einnahme zurecht oder zu Unrecht getätigt wurde, ist also keine Frage der Jahresabrechnung, sondern spielt für die Entlastung des Verwalters eine Rolle, die in derartigen Fällen regelmäßig ordnungsmäßiger Verwaltung widerspricht. Die Beschlussfassung über die Nachschüsse bzw. Anpassungsbeträge auf Grundlage der jeweiligen Jahreseinzelabrechnungen lässt daher Schadensersatz-, Aufwendungsersatz- oder Berei...
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