Keine Erhöhung der "Durchschnittskosten", wenn Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltung fehlen

Rechtslage zu Betriebsveranstaltungen

Bis zu zwei Betriebsveranstaltungen je Jahr kann ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern steuerfrei zuwenden. Der Freibetrag der Zuwendung liegt bei 110 EUR je Mitarbeiter. Darüber hinaus lösen die anteiligen Mehrkosten pauschale Steuern von 25 % aus (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG und § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

Hierbei hat die Finanzverwaltung nach einer Anwesenheitsliste streng die Gesamtkosten inkl. Rahmenkosten summiert und durch die Anzahl der anwesenden Personen geteilt. Der Betriebsinhaber selbst war die einzige Person, welche bei Überschreitung der 110-Euro-Höhe nicht besteuert wurde.

Beispiel: Vier Mitarbeiter müssen ihre Teilnahme an Betriebsveranstaltung absagen

Die Firma Müller veranstaltet eine Weihnachtsfeier. Folgende Kosten sind angefallen:

• Speisen, Getränke: 990 EUR,
• Zauberer und Alleinunterhalter: 700 EUR,
• Raummiete: 250 EUR

Es haben sich 17 Personen angemeldet, aber durch Krankheit nahmen nur 13 Personen inkl. dem Alleininhaber der Firma teil. Drei Mitarbeiter wurden krank, ein Mitarbeiter musste kurzfristig zu einem Trauerfall.

Stellungnahme der Finanzverwaltung zur Berechnung der Durchschnittskosten für die Betriebsveranstaltung

Die Gesamtkosten belaufen sich auf 1.940,00 EUR – dies entspricht Kosten je anwesendem Teilnehmer in Höhe von 149,23 EUR. Lt. Finanzverwaltung sind Storno- oder Leerkosten für nicht teilnehmende Personen einzubeziehen (BMF, Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001, BStBl 2016 I, S. 832, Tz 2). Der Anteil des Inhabers ist nicht zu berücksichtigen – selbes gilt für die 3 Mitarbeiter, die krank geworden sind und den absagenden Mitarbeiter, sodass 1.790,77 EUR abzgl. 12 x 110 EUR = 470,77 EUR der pauschalen Steuer zu unterwerfen sind.

Stellungnahme Finanzgericht Köln

Für die Berechnung einer event. Pauschalsteuer sind alle geplanten Teilnehmer einzubinden. D.h. es entfallen je eingeplantem Mitarbeiter und Chef rechnerisch auf jeden lediglich 114,12 EUR. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die nicht teilnehmenden Mitarbeiter wegen Krankheit oder wegen eines Trauerfalles fehlen.

Die Pauschalsteuer berechnet sich daher aus 1.790,77 EUR abzgl. 16 x 110,00 EUR = 30,77 EUR.

Dieses Urteil des Finanzgerichts Köln (FG Köln, Urteil v. 27.6.2018 3 K 870/17) ist für die Praxis sehr bedeutsam, da nahezu immer jemand bei Betriebsveranstaltungen kurzfristig ausfällt oder nicht teilnehmen kann. Daher verwundert es nicht, dass die Finanzverwaltung Revision eingelegt hat, die unter dem Aktenzeichen VI R 31/18 beim BFH anhängig ist.

Praxistipp: Für noch nicht bestandskräftige Steuerfälle ist Urteil anwendbar

Dennoch ist dieses Urteil umgehend und in allen noch nicht bestandskräftigen Fällen umzusetzen. Nicht bestandskräftige Fälle sind alle Lohnsteueranmeldungen,

• die noch nicht verjährt (4 Jahre) sind und
• noch nicht durch Lohnsteueraußenprüfungen zur Bestandskraft geführt haben.

Bei Lohnsteueranmeldungen stehen diese kraft Gesetzes unter Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 AO), sodass – vorbehaltlich der obigen Einschränkung – jederzeit korrigiert werden kann. Nach aktuellem Stand können daher Lohnsteueranmeldungen bis 2014 zurück korrigiert werden.

Lehnt die Finanzverwaltung eine Korrektur ab, ist Einspruch zu erheben und ggf. der Ausgang der BFH-Revision abzuwarten.