a) Sprache und Schriftzeichen
Tz. 44
Nach Abs. 1 Satz 1 ist bei der Führung der Handelsbücher (vgl. Tz. 14 ff.) und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen nur eine lebende Sprache verwendbar. Abweichend vom Wortlaut des Abs. 1 Satz 1 sind nur solche lebenden Sprachen verwendbar, deren Übertragung ins Deutsche im gerichtlichen (vgl. Tz. 125) oder im außergerichtlichen Rechtsverkehr durch einen erreichbaren Dolmetscher praktisch möglich ist. Der Grund ergibt sich aus § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Personen mit hinreichenden Deutschkenntnissen haben aus Abs. 1 Satz 1 kein Wahlrecht auf eine Fremdsprache. Entscheidend ist, wer die Bücher tatsächlich führt (vgl. Tz. 9 zu § 238 HGB). Zulässig nach Abs. 1 Satz 2 sind nur Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbole mit eindeutiger Bedeutung. Der Jahresabschluss ist demgegenüber in deutscher Sprache aufzustellen (§ 244 HGB).
b) Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung
Tz. 45
Abs. 2 entspricht § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Er konkretisiert § 238 Abs. 1 Satz 2 und 3 (oben vgl. Tz. 28 ff.). Die Eintragungen müssen vollständig und richtig sein. Vollständig bedeutet lückenlose Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Es gilt der Grundsatz der Buchführungswahrheit, vgl. Kapitel 4 Tz. 109). Konten auf falsche oder erdichtete Namen sind unzulässig (§ 154 I AO); ein Nummernkonto weist den Namen des Kontoinhabers nicht aus und ist daher nach deutschem Recht unzulässig (§ 154 Abs. 1, Abs. 2 AO). Die Eintragungen müssen zeitgerecht vorgenommen werden, also nicht sofort oder unverzüglich (§ 121 Abs. 1 Satz 1 BGB: ohne schuldhaftes Zögen), auch nicht täglich, sondern in vernünftigen, kurzfristigen Buchungsintervallen. Starre Grenzen sind nicht angebracht. Jedoch sollte ein zeitlicher Abstand von höchstens einem Monat gewahrt werden.[55] Entscheidend ist, dass die Buchführungs- und Bilanzierungszwecke, im Wesentlichen also die Informationsfunktion und Zahlungsbemessungsfunktion (vgl. Kapitel 1 Tz. 210 ff., 216 ff.), für KapGes siehe § 264 Abs. 2 Satz 1 HGB) ohne weiteres erreicht werden. Kasseneinnahmen und -entnahmen sollen hingegen täglich festgehalten werden (§ 145 Abs. 2 AO). Zeitliche Grenzen für die Inventur und die Bilanz setzen gleichlautend § 240 Abs. 2 Satz 3 HGB und § 243 Abs. 3 HGB ("innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit"). Geordnet bedeutet heute nicht mehr fortlaufend gebunden, sondern eine Anordnung, die den zeitlichen Ablauf der Geschäftsvorgänge erkennen lässt (§ 238 Abs. 1 Satz 3) und den Einblick nach § 238 Abs. 1 Satz 2 ermöglicht. Eine geordnete Buchführung setzt die Abstützung jeder einzelnen Buchung durch einen Buchungsbeleg (§ 257 Abs. 1 Nr. 4) voraus.[56] Aus dem Beleg müssen sich die Art des Geschäftsvorfalls, der Betrag bzw. die Menge oder der Wert und Firma des Ausstellers, bei Eigenbelegen der Name des Ausstellenden, ergeben. Die Buchung selbst muss das Datum, bei der doppelten Buchführung das Gegenkonto und die Belegnummer o. Ä. erkennen lassen.[57]
c) Änderungen und Berichtigungen
Tz. 46
Änderungen und Berichtigungen sind nur zulässig, wenn sie den ursprünglichen Inhalt und die Tatsache späterer Änderung bzw. Berichtigung erkennen lassen. Das gilt auch für die elektronische Buchführung (vgl. Tz. 47).
d) Elektronische Buchführung
Tz. 47
Die Buchführung in elektronischer Form ("auf Datenträger") ist nach Abs. 4 Satz 1 als zulässig anerkannt, sofern sie den GoB entspricht.[58] Für die steuerliche GuV besteht gem. § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG unter den dort genannten Voraussetzungen sogar eine Pflicht zur elektronischen Einreichung (E-Bilanz).[59] Zu berücksichtigen ist, dass die elektronische Buchführung andere Eigenschaften als die traditionelle Buchführung aufweist und daher neue Risiken für die Unternehmen ebenso wie die Adressaten der Buchführung schafft. Das BMF hat zu dem Fragen und Problemkreis der elektronischen Buchführung unterschiedliche Schreiben an die Finanzminister der Länder gerichtet: In den "Grundsätzen ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) werden die "Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung" (GoS)[60] an die technischen Veränderungen angepasst und neu gefasst.[61] Im Zuge des Steuersenkungsgesetzes 2001 wurden zusätzlich Neuregelungen der Datenzugriffs- und Datenauswertungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen eingeführt, die allerdings die Geltung der GoBS unberührt lassen.[62] Abs. 4 Satz 2 verlangt speziell bei der Führung der Bücher und Aufzeichnungen die Sicherstellung der jederzeitigen Verfügbarkeit und der prompten Lesbarkeit der Daten. Die Abs. 1–3 gelten sinngemäß (Abs. 4 Satz 3), also unter Berücksichtigung der Besonderheiten der elektronischen Buchführung. Für Änderungen oder Berichtigungen hat das zur Folge, dass Änderungs- bzw. Berichtigungsprotokolle, Umbuchungsliste...
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