Kapitel 2: Allgemeine Vorschriften für alle Kaufleute / d) Elektronische Buchführung

Tz. 47

Die Buchführung in elektronischer Form ("auf Datenträger") ist nach Abs. 4 Satz 1 als zulässig anerkannt, sofern sie den GoB entspricht.^[58] Für die steuerliche GuV besteht gem. § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG unter den dort genannten Voraussetzungen sogar eine Pflicht zur elektronischen Einreichung (E-Bilanz).^[59] Zu berücksichtigen ist, dass die elektronische Buchführung andere Eigenschaften als die traditionelle Buchführung aufweist und daher neue Risiken für die Unternehmen ebenso wie die Adressaten der Buchführung schafft. Das BMF hat zu dem Fragen und Problemkreis der elektronischen Buchführung unterschiedliche Schreiben an die Finanzminister der Länder gerichtet: In den "Grundsätzen ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) werden die "Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung" (GoS)^[60] an die technischen Veränderungen angepasst und neu gefasst.^[61] Im Zuge des Steuersenkungsgesetzes 2001 wurden zusätzlich Neuregelungen der Datenzugriffs- und Datenauswertungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen eingeführt, die allerdings die Geltung der GoBS unberührt lassen.^[62] Abs. 4 Satz 2 verlangt speziell bei der Führung der Bücher und Aufzeichnungen die Sicherstellung der jederzeitigen Verfügbarkeit und der prompten Lesbarkeit der Daten. Die Abs. 1–3 gelten sinngemäß (Abs. 4 Satz 3), also unter Berücksichtigung der Besonderheiten der elektronischen Buchführung. Für Änderungen oder Berichtigungen hat das zur Folge, dass Änderungs- bzw. Berichtigungsprotokolle, Umbuchungslisten und vergleichbare Dokumentationen erforderlich sind. Nach Abs. 4 sind statt Aufzeichnung in gebundenen Büchern auch Loseblattbuchführung, Offene-Posten-Buchhaltung (Belegbuchführung) und andere Buchführungsformen wie insbesondere EDV-gestützte Buchführungssysteme zulässig.^[63] Ebenso ist die Buchführung außer Haus zulässig (sog. Fernbuchführung, vgl. Tz. 12), nach dem Handelsrecht auch im Ausland, nicht hingegen nach dem Steuerrecht (§ 146 Abs. 2 AO), da es sich um hoheitliche Funktionen handelt.

[58] Näher Graf, in MüKo-BilR, § 239 HGB Rn. 21 ff.

[59] Waschbusch, in: Petersen u. a., BilanzR, § 247 HGB Rn. 3.

[60] BMF, BStBl. 1978 I 250 ff.

[61] Schreiben des BMF an die obersten Finanzbehörden der Länder vom 7. November 1995 – IV A 8 – S 0316–52/95, BStBl. 1995 I 738.

[62] Graf, in MüKo-BilR, § 239 HGB Rn. 21.

[63] ADS, § 239 HGB Rn. 62.