- Was ein GmbH-Gesellschafter bei der Privatnutzung zu beachten hat
- Privatnutzung durch Gesellschafter im Rahmen des Arbeitsverhältnisses
- Privatnutzung des Gesellschafters auf Basis eines entgeltlichen Überlasssungsvertrags
- Privatnutzung durch Gesellschafter als verdeckte Gewinnausschüttung
Die private Nutzungsüberlassung des Firmenfahrzeugs einer GmbH an den GmbH-Gesellschafter kann steuerlich unterschiedlich ausgestaltet sein. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden, damit die steuerliche Behandlung als Arbeitslohn anerkannt wird?
Der GmbH-Gesellschafter bekommt den Firmenwagen im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses überlassen
Die GmbH zieht die Aufwendungen für ein Firmenfahrzeug insgesamt als Betriebsausgaben ab. Dabei spielt es keine Rolle, wie der Firmenwagen genutzt wird. Überlässt die GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer einen Firmenwagen, erfolgt die private Nutzung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Dadurch treten folgende Konsequenzen ein:
Für den Gesellschafter-Geschäftsführer ist die Möglichkeit, den Firmenwagen privat nutzen zu können, ein geldwerter Vorteil (Sachbezug).
Der Gesellschafter-Geschäftsführer erhält diesen Vorteil, weil er der GmbH dafür seine Arbeitskraft zur Verfügung stellt.
Der Vorteil der privaten Pkw-Nutzung ist deshalb beim Gesellschafter-Geschäftsführer als Arbeitslohn (Sachbezug) zu versteuern.
Die Höhe des Sachbezug richtet sich nach den Regelungen in § 8 Abs. 2 EStG.
Da die private Nutzung durch den Gesellschafter-Geschäftsführer als Arbeitslohn zu erfassen ist, handelt es sich für die GmbH insgesamt um einen betrieblichen Vorgang.
Für die GmbH liegt aus diesem Grund immer eine 100-%ige betriebliche Nutzung vor und keine verdeckte Gewinnausschüttung.
Die GmbH erfasst den geldwerten Vorteil beim Gesellschafter-Geschäftsführer gemäß § 8 Abs. 2 EStG:
- allgemeine Privatnutzung: pauschal mithilfe der 1-%-Methode (1 % vom Bruttolistenpreis des Firmenwagen zuzüglich Sonderausstattung als monatlichen Arbeitslohn) anzusetzen oder mit den tatsächlichen Kosten, die auf die Privatfahrten entfallen (diese Variante ist nur möglich, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, aus dem ersichtlich ist, wie sich seine Fahrten zusammensetzen)
Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstrecke: zusätzlich entweder pauschal oder mit den tatsächlichen Kosten als Arbeitslohn anzusetzen
Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung nur dann anzusetzen, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer pro Woche mehr als eine Fahrt unternimmt (nur darüber hinausgehende Fahrten sind beim Arbeitslohn zu erfassen).
Firmenwagen: Ermittlung mit der pauschalen 1-%-Methode
Bei der pauschalen Methode spielt es keine Rolle, in welchem Umfang der Firmenwagen für betriebliche und private Fahrten genutzt wird. Die GmbH kann die 1-%-Methode sogar dann anwenden, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer den Firmenwagen nahezu ausschließlich für private Fahrten verwendet.
Ermittlung der tatsächlichen Kosten mit einem Fahrtenbuch
Es macht nur dann Sinn, die tatsächlichen Kosten anzusetzen, wenn der Umfang der betrieblichen Fahrten hoch ist. Außerdem kann die GmbH die tatsächlichen Kosten nur ansetzen, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt.
Führt der Gesellschafter-Geschäftsführer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, kann die GmbH bei der Abrechnung die tatsächlichen Kosten zugrunde legen. Gem. § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG sind die Fahrzeugkosten nach dem Verhältnis der beruflichen und privaten Fahrten sowie nach den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aufzuteilen. Die GmbH kann die Kosten des Fahrzeugs, das sie dem Gesellschafter-Geschäftsführer überlässt, nur dann aufteilen, wenn sie diese Kosten zuvor getrennt erfasst hat, indem sie z. B. für jedes Fahrzeug eigene Kostenkonten einrichtet. Die Abschreibung kann i. d. R. aus dem Anlagenverzeichnis entnommen werden.
Was bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu beachten ist
Die GmbH muss auch die Kosten des Firmenwagens als steuerpflichtigen Arbeitslohn erfassen, die auf die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des Gesellschafter-Geschäftsführers entfallen. Die GmbH erfasst den vollen Betrag, weil eine Saldierung mit der Entfernungspauschale nicht zulässig ist. Die GmbH darf die Entfernungspauschale nur erstatten, wenn sie diese mit 15 % pauschal versteuert.
Erhöhung des Arbeitslohns nur bei einer regelmäßigen Arbeitsstätte
Es werden nur die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einbezogen. Arbeitnehmer – also auch Gesellschafter-Geschäftsführer – können maximal nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.
Pauschale Berechnung mit 0,03 % oder mit 0,002 %?
Versteuert die GmbH die private Nutzung des Firmenwagens nach der 1-%-Methode, sind als Ausgleich für die nicht abziehbaren Kosten bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entweder anzusetzen mit
- pauschal 0,03 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs je Entfernungskilometer pro Monat (die pauschale 0,03-%-Regelung geht von 15 Fahrten pro Monat aus) oder
- 0,002 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs je Entfernungskilometer für jede Fahrt zum Betrieb
Nach dem BMF-Schreiben vom 1.4.2011 (IV C 5 – S 2334/08/10010; 2011/0250056) gilt dieses Wahlrecht für Arbeitnehmer und auch für Gesellschafter-Geschäftsführer, die Arbeitnehmer ihrer GmbH sind.
Die Privatnutzung durch den Gesellschafter-Geschäftsführer unterliegt der Umsatzsteuer
Darf der Gesellschafter-Geschäftsführer den Firmenwagen auch für Privatfahrten und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte verwenden, liegt insoweit ein umsatzsteuerlicher Leistungsaustausch vor. Die Gegenleistung des Gesellschafter-Geschäftsführers für die Fahrzeugüberlassung besteht in der anteiligen Arbeitsleistung, die er seiner GmbH gegenüber erbringt. Bei einer entgeltlichen Fahrzeugüberlassung zu Privatzwecken des Personals liegt ein tauschähnlicher Umsatz vor (§ 3 Abs. 12 Satz 2 UStG). Bemessungsgrundlage ist nach § 10 Abs. 2 Satz 2 UStG i. V. m. § 10 Abs. 1 Satz 1 UStG der Wert der Arbeitsleistung, der nicht durch den Barlohn abgegolten ist.