Umsatzsteuer- und Vorsteuerverprobung

Zusammenfassung

Überblick

Die Verprobung der Umsatzsteuer ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch gehört sie zu den zwingenden Anforderungen der Finanzverwaltung für die Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Für einen nachvollziehbaren Jahresabschluss und eine auch noch später rekonstruierbare Jahressteuererklärung ist es jedoch wichtig, die Ausgangsumsätze, die gebuchte und die in der Jahressteuererklärung angegebene Umsatzsteuer miteinander zu verproben. Darüber hinaus ergeben sich immer öfter auch Fälle, in denen die in der ertragsteuerrechtlichen Gewinnermittlung anzugebenden Erlöse nicht mit dem Umsatz im umsatzsteuerrechtlichen Sinn übereinstimmen. Eine zusätzliche Verprobung der Vorsteuerbeträge hilft oft, Buchungsfehler zu erkennen. Da auch die Finanzverwaltung bei der Prüfung des Jahresabschlusses und der eingereichten Steuererklärungen in immer höherem Maße elektronische Verprobungen durchführt, ist es insoweit für Unternehmer und Berater unumgänglich, im Vorfeld ebenfalls Verprobungen und Prüfungen auf inhaltliche Plausibilität vorzunehmen. Der folgende Beitrag erläutert daher die Methodik einer sachgerechten und effizienten Umsatzsteuerverprobung sowie Vorgehensweisen für in der Praxis häufig vorkommende Sonderfälle.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Hinweise auf eine Verprobung der Umsatzsteuer ergeben sich nicht aus Gesetz, Verwaltungsanweisungen oder der Rechtsprechung. Die Verprobung ergibt sich aus systematischen Zusammenhängen und wirtschaftlichen Gegebenheiten.

1 Grundsätzliches zur Umsatzsteuerverprobung

Fehler in der Buchhaltung – dem Datenmaterial für die Erstellung des Jahresabschlusses und damit auch der Jahressteuererklärung – sollten vom Unternehmer und/oder dessen Berater vermieden werden. Aber: Auch bei sorgfältiger Bearbeitung und Einsatz von professioneller Software lassen sich Fehler in der Buchhaltung nicht ausschließen.

Wichtig

Basis der korrekten Umsatzsteuererklärung ist die zutreffende Buchhaltung

Grundsätzlich gilt aber gerade bei umsatzsteuerrechtlichen Sachverhalten: Fehler, die in der Buchhaltung vorkommen, lassen sich im Jahresabschluss nur schwer erkennen und beseitigen. Deshalb muss schon in der laufenden Buchhaltung darauf geachtet werden, potenzielle Fehlerquellen zu erkennen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für umsatzsteuerrechtliche Sachverhalte zu sensibilisieren. Gerade der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung kann dabei Fluch und Segen zugleich sein. Offenbare Fehler, die sich aus einer Rechnung ergeben, werden sicher durch den Einsatz solcher Hilfsmittel eher aufgedeckt. Ist aber die Rechnung als solches in sich fehlerfrei, gibt aber nicht das wieder, was den tatsächlich ausgeführten Sachverhalt prägt, wird auch eine gute Software an ihre Grenzen stoßen. Ein "Klassiker" in der Praxis sind die nicht erkannten Reihengeschäfte.

Zur Aufdeckung von Buchungs- und Erfassungsfehlern sollte es daher spätestens bei der Erstellung der Jahressteuererklärung, bei umfangreicheren Buchhaltungen schon bei Abgabe der jeweiligen Umsatzsteuer-Voranmeldungen, zum Prinzip werden, neben einer Plausibilitätsprüfung auch eine Verprobung der angemeldeten Ausgangsumsätze mit den gebuchten Umsatzsteuerbeträgen vorzunehmen. In der Praxis oft vernachlässigt wird die Verprobung der Vorsteuerbeträge: Kann der in der Jahressteuererklärung angegebene Vorsteuerbetrag tatsächlich entstanden sein bzw. ist er im Verhältnis zu den laufenden Kosten und den Investitionen in langlebige Wirtschaftsgüter zu hoch/zu gering?

Achtung

Anpassung des Vorsteuerabzugs in der Jahressteuererklärung

Bei Unternehmen, die sowohl den Vorsteuerabzug berechtigende als auch den Vorsteuerabzug ausschließende Umsätze ausführen, ist der im Rahmen der Vorsteueraufteilung in den Voranmeldungen vorläufig vorgenommene Vorsteuerabzug noch anhand der tatsächlichen Jahresverhältnisse in der Jahressteuererklärung anzupassen.^[1]

Die Verprobung der Umsatzsteuer und der Vorsteuerbeträge dient aber neben der Vermeidung von Fehlern und damit möglicher Angriffsflächen in der Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder der Betriebsprüfung noch einem anderen Ziel: Die Unterlagen über die Verprobung stellen auch eine hervorragende Zusammenstellung der jeweiligen Besteuerungsgrundlagen dar, die zur Erläuterung der in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung angesetzten Beträge oder zur Erläuterung von Abweichungen zur ertragsteuerrechtlichen Gewinnermittlung dienen können. Oftmals ist es bei komplexen Buchhaltungen nach einigen Jahren – und dem Wechsel des für die Jahressteuererklärung zuständigen Mitarbeiters – schwierig, die Zusammensetzung der einzelnen Positionen ohne diese Unterlagen zu rekonstruieren. Es ist meist zeitaufwendiger und teurer, frühere Überlegungen nachzuvollziehen, als zeitnah eine ordnungsgemäße Dokumentation über die Zusammensetzung der einzelnen Positionen zu erstellen.

Es gibt weder gesetzliche Vorschriften zur Verprobung der Umsatzsteuer noch verlangt die Finanzverwaltung im Veranlagungsverfahren die Vorlage von Unterlagen, ...