Umsatzsteuer in Belgien / 8 Elektronische Rechnungsstellung

Rechnungen können nach den Bedingungen des belgischen Rechts elektronisch übermittelt werden. Dies setzt u. a. voraus, dass die Rechnungen unveränderlich sind und ihr Inhalt erhalten bleibt. Die Rechnungen müssen mit einer elektronischen Signatur versehen sein. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur beruhend auf einem qualifizierten Zertifikat ist nicht erforderlich. Sammelrechnungen auf Papier werden ebenfalls nicht verlangt. Die Steuerbehörde behält sich vor, die Erlaubnis zu einer elektronischen Abrechnung zu erteilen.

Unternehmer, die elektronisch abrechnen oder einen EDI-Datenaustausch in Gang setzen möchten, wenden sich an: Service Public Fédéral Finance, Administration de l'AFER, Services centraux – Secteuer T.V.A., Direction II/2, North Galaxy – Tour A, Bd du Roi Albert II, 33 bte 25, 1030 Bruxelles.

Nach dem Gesetz v. 6.2.2024 (veröffentlicht im Amtsblatt 2024001635 v. 20.2.2024) gilt ab dem 1.1.2026 das System der obligatorischen strukturierten elektronischen Rechnungsstellung. Eine "strukturierte elektronische Rechnung" ist eine elektronische Rechnung, die in strukturierter elektronischer Form erstellt, gesendet und empfangen wird ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Nur B2B-Transaktionen, die für Mehrwertsteuerzwecke als in Belgien stattfindend gelten, unterliegen der neuen Anforderung.

Die obligatorische strukturierte elektronische Rechnungsstellung gilt nicht für:

• Rechnungen an Behörden, die nicht den Status eines Steuerpflichtigen haben (B2G). In diesem Zusammenhang gelten jedoch die belgischen Bestimmungen zur Umsetzung der RL 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen;
• Rechnungen über die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an natürliche Personen für deren private Nutzung (B2C), auch wenn bestimmte Transaktionen einer Rechnungsstellungspflicht unterliegen.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt für alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmer, mit Ausnahme von:

• Pauschalsteuerpflichtige (Art. 56 BE-MwStG basierend auf Art. 281 MwStSystRL); in jedem Fall wird diese Regelung am 1.1.2028 auslaufen;
• Insolvente Steuerpflichtige für Tätigkeiten im Zusammenhang mit ihrem Insolvenzverfahren;
• Steuerpflichtige, die ausschließlich Umsätze tätigen, die gemäß Art. 44 BE-MwStG (im Wesentlichen Art. 132-137 der MwStSystRL) steuerfrei sind, unabhängig davon, ob diese Umsätze ihnen das Recht zum Vorsteuerabzug verleihen würden.

Steuerpflichtige, die nicht in Belgien ansässig, aber dort für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind, sind unabhängig davon, ob sie einen Mehrwertsteuervertreter bestellt haben, nicht verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen. Ausländische Steuerpflichtige, die in Belgien eine feste Niederlassung haben, sind jedoch verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen.

Grundsätzlich entsprechen strukturierte elektronische Rechnungen den europäischen semantischen und syntaktischen Standards EN 16931-1 und CEN/TS 16931-2. Das PEPPOL-BIS-Format soll als primäre Referenz für diese Rechnungen dienen und deren systematische Übermittlung über das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) ermöglichen. Dieses Netzwerk wird bereits für B2G-Operationen in Belgien genutzt.

Selbstfakturierung (Gutschriften) ist weiterhin eine Option. Die Ausstellung einer strukturierten elektronischen Rechnung durch den Vertragspartner im Namen des Lieferanten ist jedoch nur zulässig, wenn beide Parteien zuvor eine Vereinbarung getroffen haben und jede Rechnung einem Genehmigungsverfahren durch den Unternehmer unterliegt, der die Waren oder Dienstleistungen bereitstellt.

Alle Steuerpflichtigen, die strukturierte elektronische Rechnungen erhalten, müssen in der Lage sein, diese Rechnungen in dem Format, in dem sie ausgestellt wurden, entweder direkt oder über einen von ihnen benannten Drittvermittler zu empfangen und zu verarbeiten. Untternehmer müssen strukturierte elektronische Rechnungen akzeptieren, die ihnen für Transaktionen ausgestellt werden, für die Belgien der zuständige EU-Mitgliedstaat für die Rechnungsstellung ist, sofern eine Verpflichtung zur Ausstellung dieser Rechnungen besteht.

Steuerpflichtige, die selbst nicht über die notwendigen EDV-Ressourcen verfügen, können die Pflicht zum Erhalt elektronischer Rechnungen über einen Dritten erfüllen. Konkret fungiert die belgische HERMES-Plattform als Bindeglied zwischen Unternehmen, die automatisch strukturierte elektronische Rechnungen verarbeiten können, und Unternehmen, die noch nicht dafür ausgestattet sind. HERMES wandelt jede strukturierte elektronische Rechnung unter Berücksichtigung des geltenden europäischen Standards für elektronische Rechnungen in eine PDF-Version um. Anschließend wird die Rechnung über das HERMES-System an die E-Mail-Adresse des Empfängers gesendet. Das HERMES-System ermöglicht es den Empfängern und Absendern strukturierter elektronischer Rechnungen auch, deren Zustellung zu verfolgen.

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