Umgang mit Verdachtsfällen: Regeln für das Krisenmanagement / 2 Checkliste Umgang mit Verdachtsfällen / Compliance-Krisenmanagement

Orientierungsphase: Untersuchungszielsetzung und Eskalation

1.	Jeder Hinweis auf die Verletzung von Vorschriften oder ungewöhnliche Vorgänge, die die Redlichkeit und Regeltreue des Unternehmens als Ganzes oder einzelne seiner Mitarbeiter und/oder Geschäftspartner in Frage stellen könnte, ist ernst zu nehmen und näher aufzuklären.
2.	Hierbei sollte jede Führungskraft und Mitarbeiter zunächst beurteilen,
	a.	ob ein entsprechender Hinweis in eigener Verantwortung behandelt werden kann oder im Unternehmen im Wege der Eskalation zu melden ist,
	b.	wie und von wem, bzw. unter wessen Mitwirkung/Information der Vorgang weiter zu bearbeiten ist.
3.	Im Zweifelsfall ist sofort der Compliance-Beauftragte oder die Compliance-Abteilung zu informieren.
4.	Im Vordergrund der Sorgfaltspflicht jeder Führungskraft steht dabei der Auftrag, die Qualität der Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens zu schützen, Schwächen aufzugreifen, um Verbesserungsmöglichkeiten wahrzunehmen und möglichen Rechtsverletzungen und Unredlichkeiten bereits im Vorfeld entgegenzuwirken.
5.	Hierbei kann es sich bei Vorliegen oder Feststellung entsprechender Anhaltspunkte als notwendig erweisen, das mögliche Fehlverhalten einzelner Mitarbeiter näher zu untersuchen, um gegebenenfalls gegen diese Sanktionen einleiten oder veranlassen zu können.
6.	Kommt es hierzu, liegt eine Untersuchung im Verdachtsfall im engeren Sinne vor.

Verdachtsfalluntersuchungen im engeren Sinne

6.	Die an solchen Untersuchungen seitens des Unternehmens Beteiligten müssen dann darauf achten, dass
	a.	die Persönlichkeitsrechte betroffener Mitarbeiter gewahrt bleiben;
	b.	die Rechte des Betriebsrats beachtet werden;
	c.	die Beschränkungen und Vorgaben für interne Verdachtsermittlungen aus Gesetz (z. B. EU-Datenschutz-Grundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz), Rechtsprechung (arbeitsrechtliche Beweiserhebungs- und Verwertungsverbote) oder unternehmenseigenen Regeln (z. B. Betriebsvereinbarungen, Regeln über Hinweisgeberverfahren) eingehalten werden;
	d.	das Ermittlungsinteresse von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden nicht gefährdet wird (eine positive Unterstützung ist in Anbetracht der unterschiedlichen Aufgabenstellungen nicht erforderlich).
7.	Von verdeckten Verdachtsfalluntersuchungen gegen Mitarbeiter sollte in der Regel Abstand genommen werden. Betroffene Mitarbeiter sollten grundsätzlich unverzüglich darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass gegen sie eine verdachtsfallbezogene Untersuchung eingeleitet worden ist oder wenn eine ursprünglich auf Qualitätssicherung und Verfahrensverbesserung angelegte Untersuchung in eine auf sie als Einzelperson bezogene Verdachtsfalluntersuchung ausgedehnt wird.
8.	Damit erhalten betroffene Mitarbeiter Gelegenheit, sich auf die Untersuchung einzurichten, entlastende Umstände vorzutragen und bei Befragungen Personen ihres Vertrauens, ggf. externe Rechtsbeistände hinzuzuziehen.

Untersuchungstaktische Fragestellungen

9.	Ausnahmen von dieser Regel sind geboten, wenn bei vorheriger Information (konkrete) Verdunkelungsgefahr oder die Gefährdung anderer Mitarbeiter oder von Vermögenswerten des Unternehmens droht.
10.	Unternehmenseigene Verdachtsfalluntersuchungen dürfen nicht als Rechtfertigung für eigene Rechtsverstöße des Unternehmens dienen, wie z. B. Verletzung von Post- und Fernmeldegeheimnis, geheimes Mithören oder Mitschneiden von Gesprächen, rechtswidrige Verletzungen der Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitern. Es muss immer das Ziel sein, mit zulässigen Untersuchungsmethoden vorzugehen.
11.	Sollten sich hiernach Schranken für im Interesse der Sachverhaltsaufklärung erforderliche Ermittlungen ergeben, ist zu prüfen, inwieweit die Einschaltung staatlicher Ermittlungsbehörden mit deren weitergehenden Ermittlungsbefugnissen weiterhelfen kann (z. B. optische Diebesfalle, verdeckte Videoaufnahmen).
12.	Bei bußgeldbedrohten oder strafbaren Handlungen ist stets zu prüfen, ob sich die Einschaltung staatlicher Ermittlungsbehörden nicht schon allein wegen der Schwere oder Komplexität der im Raum stehenden Straftaten empfiehlt. Darüber hinaus ist bei Compliance-Störfällen regelmäßig zu prüfen, ob aufgrund spezialgesetzlicher Regelungen Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden bestehen.
13.	Es sollte immer darauf geachtet werden, dass die Entscheidungshoheit über den Umgang mit den erhobenen Daten/getroffenen Feststellungen beim Unternehmen verbleibt. Grundsätzlich sollte keine interne Zusicherung uneingeschränkter Vertraulichkeit und/oder des Absehens von Sanktionen als Anreiz für Information erfolgen ("Amnestieregelungen" für besondere Ausnahmesituationen nur nach besonderer Beratung). Im Laufe einer Untersuchung können sich jederzeit Situationen herausstellen, in denen interne Vertraulichkeitszusagen des Unternehmens nicht mehr eingehalten werden können. Letztendlich kann ohnehin nur die Staatsanwaltschaft in engen Grenzen rechtswirksame Vertraulichkeitszusagen abgeben.

Verwertung und Sicherstellung der Verwertbarkeit von Untersu...