Telekommunikation und deren private Nutzung: einkommens- und umsatzsteuerliche Folgen

Zusammenfassung

Überblick

Die Aufwendungen für die gesamte Telekommunikation eines Betriebs sind typische Betriebsausgaben, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Dabei ist es unerheblich, um welche Art von Telekommunikation es sich handelt. Die derzeit gebräuchlichsten Formen sind Festnetz- und Mobilfunkanschlüsse für Telefon, Telefax, Datenübertragungen und Internet einschl. elektronischer Post (E-Mails, SMS, MMS…). Die Datenverarbeitungsgeräte (Telefon, PC, Handy, Tablet, Smartphone etc.) und Anwendungen können auch privat genutzt werden, und zwar vom Unternehmer selbst, aber auch durch Arbeitnehmer. Der Beitrag zeigt die einkommen- und umsatzsteuerlichen Folgen auf.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 3 Nr. 45 EStG

R 3.45 LStR

H 3.45 LStH

§ 3 Abs. 9a UStG

A 15.2, A 15.2b und 15.2c UStAE i. d. F. 2014

Die Besteuerung der privaten Nutzung erfolgt für Arbeitnehmer und Unternehmer unterschiedlich. Die auf Arbeitnehmer beschränkte Steuerfreiheit verletzt nicht den Gleichheitsgrundsatz: BFH, Urteil v. 21.6.2006, BStBl II S. 715

BMF, Schreiben v. 4.4.2018, IV C 5 – S 2334/18/10001, BStBl 2018 I S. 592 

BMF, Schreiben v. 30.6.2020, III C 2 – S 7030/20/10009 :004 (Steuersatzwechsel USt)

Zuordnung von Leistungen zum Unternehmen

BMF, Schreiben v. 10.4.2014, IV D 2 – S 7306/13/10001, BStBl 2014 I S. 802

Aufteilung von Vorsteuerbeträgen aus allgemeinen Aufwendungen eines Unternehmens

BFH, Urteil v. 16.2.2005, BStBl 2005 II S. 563

FG München, Urteil v. 19.7.2011, 14 K 2217/08, rkr.

1 Ausschließliche betriebliche Nutzung von Telekommunikationsgeräten: Betriebsausgabenabzug

Bei ausschließlicher betrieblicher Nutzung der Geräte gibt es steuerlich keine Probleme. Die Kosten sind eindeutig Betriebsausgaben, für die Buchungen werden die dafür vorhandenen Konten angesprochen, z. B.:

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
4920	Telefon	100 EUR	1200	Bank	119 EUR
1570	Vorsteuer	19 EUR

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6805	Telefon	100 EUR	1800	Bank	119 EUR
1400	Vorsteuer	19 EUR

Sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und eine steuerlich einwandfreie Rechnung für die Leistung vorliegt, können Sie die Vorsteuer in vollem Umfang geltend machen.

2 Nicht ausschließliche betriebliche Nutzung von Telekommunikationsgeräten: Wie die private Nutzung beurteilt wird

Werden diese Kommunikationsformen bzw. Datenverarbeitungsgeräte oder -anlagen entweder vom Unternehmer oder vom Arbeitnehmer auch privat genutzt, muss die private Nutzung steuerlich erfasst werden.

2.1 Privatnutzung von Telekommunikationsgeräten durch Unternehmer

2.1.1 Einkommensteuerliche Behandlung: Private Nutzung als Betriebseinnahme zu erfassen

Werden Telekommunikationsgeräte privat genutzt dann gilt:

• Beträgt die private Nutzung 90 % oder weniger, können,
• bei weniger als 50 % privater Nutzung müssen

die entsprechenden Geräte als Betriebsvermögen behandelt werden. Damit sind sie entweder bei Buchführungspflichtigen zu bilanzieren oder bei Einnahme-Überschussrechnern in das Anlagenverzeichnis aufzunehmen.

Die anteilige private Nutzung gilt als Entnahme: Abschreibungen bzw. anfallende Kosten werden zunächst voll als Betriebsausgabe gebucht. Der private Nutzungsanteil ist später als Entnahme gewinnerhöhend zu buchen.

2.1.2 Umsatzsteuerliche Behandlung: Es kommt auf die Zuordnung zum unternehmerischen Bereich an

Umsatzsteuerlich ist für den privaten Nutzungsanteil zwischen der Nutzung des angeschafften Gegenstands (Afa) und den anfallenden Kosten (z. B. Gebühren, Wartungskosten etc.) zu unterscheiden:

Privatnutzung eines Gegenstands:

Beträgt die private Nutzung des Datenverarbeitungsgeräts 90 % oder weniger, hat der Unternehmer ein Wahlrecht:

1. Der Gegenstand wird voll dem unternehmerischen Bereich zugeordnet.
   Folge: Voller Vorsteuerabzug und Versteuerung der privaten Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe.^[1]
2. Der Gegenstand wird nur zum betrieblich genutzten Anteil dem Unternehmen zugeordnet.
   Folge: nur anteiliger Vorsteuerabzug, keine umsatzsteuerliche Versteuerung der Privatnutzung.

Private Nutzung von betrieblichen Leistungen:

Für den nichtunternehmerischen Anteil ist kein Vorsteuerabzug möglich. Eine Erfassung als unentgeltliche Wertabgabe entfällt insoweit.

So buchen Sie richtig

Private Telefonnutzung

Die private Nutzung beträgt 40 %.

1. Volle Zuordnung des Telefons zum Unternehmen

Kauf einer Telefonanlage für 1.000 EUR zzgl. USt:

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
0400	Betriebsausstattung	1.000 EUR	1200	Bank	1.190 EUR
1570	Vorsteuer	190 EUR

Konto SKR 04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
0650	Büroeinrichtung	1.000 EUR	1800	Bank	1.190 EUR
1400	Vorsteuer	190 EUR

Abschreibung (privater Nutzungsanteil)

Einkommenssteuerlich beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer 10 Jahre (AfA 100 EUR p. a. x 40 % = 40 EUR Privatanteil); umsatzsteuerlich sind 5 Jahre anzusetzen^[2] (Berichtigungsbetrag 200 EUR p. a.* 40 % für die ersten 5 Jahre)

Die Umsatzsteuer beträgt dann 200 EUR x 40 % (priv. Anteil) x 19 % Steuersatz = 15,20 EUR.

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
1800	Privatentnahmen	55,20 EUR	8918	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Telefon-Nutzung)	40,00 EUR
			1776	Umsatzsteuer	15,20 EUR

Konto SKR 04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Konten- bezei...