Software, Anschaffung und Abschreibung / 4.3 Vereinfachungsregeln für Software

Abschreibungen gem. § 6 Abs. 2 und 2a EStG sind bei immateriellen Wirtschaftsgütern grundsätzlich nicht möglich. Allerdings sieht R 5.5 EStR vor, dass Computerprogramme bis zum Grenzwert von 800 EUR netto (bei vor dem 1.1.2018 angeschaffter Software bis 410 EUR) als Trivialprogramme gelten, die wiederum wie abnutzbare bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter zu behandeln sind. Für Anschaffungen ab dem 1.1.2018 soll der Grenzwert, bis zu dem von einem materiellen Wirtschaftsgut auszugehen ist, auf 800 EUR erhöht werden.^[1] Bis zu diesem Betrag sind Computerprogramme als geringwertiges Wirtschaftsgut zu behandeln. Dabei sind folgende Unterscheidungen zu treffen:

1. Variante: Die Netto-Anschaffungskosten betragen nicht mehr als 250 EUR

   Die Anschaffungskosten können sofort als Aufwand gebucht werden. Dabei kann unmittelbar das Konto "Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter" (SKR 03: 4855; SKR 04: 6260) verwendet werden. Alternativ kann eine Buchung auf das Konto "Geringwertige Wirtschaftsgüter" (SKR 03: 0480; SKR 04: 0670) gebucht werden. Erst im Anschluss (spätestens beim Jahresabschluss) erfolgt dann die Abschreibung über das Konto "Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter" (SKR 03: 4855; SKR 04: 6260).

2. Variante: Die Netto-Anschaffungskosten betragen mehr als 250 EUR und nicht mehr als 800 EUR

   Bei Anwendung des § 6 Abs. 2 EStG werden die Anschaffungskosten zunächst auf das Konto "Geringwertige Wirtschaftsgüter" (SKR 03: 0480; SKR 04: 0670) gebucht. Erst im Anschluss (spätestens beim Jahresabschluss) erfolgt dann die Abschreibung über das Konto "Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter" (SKR 03: 4855; SKR 04: 6260).

3. Variante: Der Unternehmer wählt die Anwendung des § 6 Abs. 2a EStG (Sammelposten)

   Der Unternehmer kann die Anwendung des § 6 Abs. 2a EStG wählen, wonach Wirtschaftsgüter bis 250 EUR netto sofort abgeschrieben werden und Wirtschaftsgüter zwischen 250 EUR bis 1.000 EUR in einen Sammelposten eingestellt werden. Da Software nur dann als materielles Wirtschaftsgut behandelt wird, wenn die Anschaffungskosten 800 EUR netto nicht übersteigen, können auch nur diese in den Sammelposten eingestellt werden. D. h., Software mit Anschaffungskosten von mehr als 250 EUR bis 800 EUR müssen bei dieser Variante in den Sammelposten eingestellt werden. Programme, deren Anschaffungskosten mehr als 800 EUR netto betragen, müssen zwingend als immaterielle Wirtschaftsgüter über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

4. Variante: Abschreibung über die Nutzungsdauer

   Bei Anwendung des § 6 Abs. 2 EStG (Variante 2) kann der Unternehmer für jedes einzelne geringwertige Wirtschaftsgut wählen, anstatt der Sofortabschreibung auch eine Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer vorzunehmen. Diese Möglichkeit besteht nicht, wenn der Unternehmer § 6 Abs. 2a EStG wählt. In diesem Fall müssen alle geringwertigen Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von mehr als 250 EUR bis 1.000 EUR (Software bis 800 EUR) in einen Sammelposten aufgenommen werden.

   Hat ein Unternehmer Variante 2 gewählt und entscheidet sich bei einem geringwertigen Wirtschaftsgut bis zum Grenzwert von 800 EUR für die Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, können die Anschaffungskosten auf das Konto "Geringwertige Wirtschaftsgüter" (SKR 03: 0480; SKR 04: 0670) gebucht werden. Die planmäßige Abschreibung ist auf das Konto "Abschreibungen auf aktivierte geringwertige Wirtschaftsgüter" (SKR 03: 4860; SKR 04: 6262) zu buchen. Im Fall einer planmäßigen Abschreibung über eine einjährige Nutzungsdauer gem. dem BMF-Schreiben vom 22.2.2022 ist der Abschreibungsbetrag in der steuerlichen Gewinnermittlung ebenfalls auf diesem Konto zu erfassen.

Die Varianten 2 und 3 schließen sich – wie dargestellt – gegenseitig aus. Spätesten bei Erstellung des Jahresabschlusses muss die Entscheidung für eine der beiden Varianten getroffen werden. Die Entscheidung ist nach § 6 Abs. 2a Satz 5 EStG für ein Geschäftsjahr einheitlich auszuüben. Wird die Variante 2 gewählt, kann für jedes Wirtschaftsgut individuell entschieden werden, ob eine Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer erfolgen soll oder eine Sofortabschreibung (Variante 4).

Praxis-Beispiel

Abschreibungsvarianten bei Software

Herr Huber erwirbt das Programm "PDF-Creator Standard" für 595 EUR (500 EUR zuzüglich 19 % = 95 EUR USt). Er hat gem. § 6 Abs. 2 bzw. § 6 Abs. 2a EStG folgende Möglichkeiten:

2. Variante: Die Netto-Anschaffungskosten betragen mehr als 250 EUR und nicht mehr als 800 EUR (ohne Sammelposten)

Unternehmer Huber hat sich entschieden, die Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 EUR (ohne Umsatzsteuer) in Anspruch zu nehmen (bei dieser Variante darf kein Sammelposten gebildet werden). Er bucht er den Vorgang wie folgt:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0480/0670	Geringwertige Wirtschaftsgüter	500
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	95	1200/1800	Bank	595

Konto SKR...