Aufwendungen des Arbeitnehmers für die beruflich veranlasste Nutzung des Telefonanschlusses in dessen Wohnung, des eigenen Mobil- oder Autotelefons, des eigenen Internetzugangs und sonstiger Online-Verbindungen sind als Werbungskosten abziehbar.
2.2.1 Werbungskostenabzug
Für den Abzug dieser Telekommunikationsaufwendungen als Werbungskosten genügt es, wenn der Arbeitnehmer den Anteil der beruflich veranlassten Aufwendungen an den Gesamtaufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist. Der für diesen Zeitraum ermittelte berufliche Anteil der Aufwendungen kann dann für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden. Als Werbungskosten können auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt der Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) abgezogen werden.[1]
Fallen bei dem Arbeitnehmer erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, werden aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis der beruflich veranlassten Aufwendungen bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 EUR monatlich, als Werbungskosten anerkannt.[2] Zur weiteren Vereinfachung lässt die Finanzverwaltung zu, dass der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten ergibt, für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt wird.[3]
Pauschaler Auslagenersatz
Hat der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber gleichzeitig einen Teil seiner Telekommunikationsaufwendungen in Form von pauschalem Auslagenersatz nach R 3.50 Abs. 2 LStR steuerfrei ersetzt bekommen, ist der als Werbungskosten abziehbare Betrag um den steuerfrei ersetzten Betrag zu mindern.[4] Zum Werbungskostenabzug, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer beruflich veranlasste Internetaufwendungen pauschal versteuert erstattet, vgl.Tz. 3. Hinsichtlich der Kosten für die Computeranlage vgl. Tz. 2.1 letzter Absatz.
2.2.2 Auslagenersatz durch den Arbeitgeber
Durch den Auslagenersatz werden solche Aufwendungen des Arbeitnehmers abgegolten, die dieser in der Vergangenheit für den Arbeitgeber ausgegeben hat. Dabei müssen die Zwecke des Arbeitgebers im Vordergrund stehen. Besteht auch ein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Aufwendungen, handelt es sich nicht um steuerfreien Auslagenersatz. Vom Auslagenersatz zu unterscheiden ist deshalb der Ersatz von Werbungskosten oder von Aufwendungen für die private Lebensführung des Arbeitnehmers.
Die Zahlung von Auslagenersatz durch den Arbeitgeber ist gem. § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei und gehört auch nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist grundsätzlich der Einzelnachweis der verauslagten Beträge. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer z. B. die Aufwendungen für den Telefonanschluss, die Telefoneinrichtung und für die laufenden Gebühren (Grund- und Gesprächsgebühren) in vollem Umfang steuerfrei nach § 3 Nr. 50 EStG ersetzen, wenn der Telefonanschluss als Zweitanschluss in der Wohnung des Arbeitnehmers eingerichtet worden ist und ausschließlich für betrieblich veranlasste Gespräche genutzt wird. Entsprechendes gilt für einen zweiten Internetanschluss in der Wohnung des Arbeitnehmers oder ein zweites Mobiltelefon.
Besitzt der Arbeitnehmer nur einen Telefon- und/oder Internetanschluss in seiner Wohnung, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen, die durch die betrieblich veranlasste Nutzung dieses Telefon- und Internetanschlusses (Aufwendungen für Anschluss, Einrichtung sowie laufende Gebühren) anfallen, nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei ersetzen. Entsprechendes gilt für das eigene Mobil- und Autotelefon.
Die betriebliche Veranlassung der Nutzung des Telefonanschlusses und die dadurch entstehenden Aufwendungen sind vom Arbeitnehmer z. B. durch einen Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft nachzuweisen. Die Gesamtkosten für Internet- und sonstige Online-Verbindungen sind auf der Grundlage der Abrechnung der Telefongesellschaft bzw. des Netzbetreibers oder anhand einer gesonderten Rechnung des Providers nach dem Zeitfaktor der Internetnutzung in einen betrieblichen und privaten Anteil aufzuteilen.
2.2.3 Pauschaler Auslagenersatz
Pauschaler Auslagenersatz führt grundsätzlich zu Arbeitslohn. Ausnahmsweise lässt die Finanzverwaltung zu, dass auch pauschaler Auslagenersatz steuerfrei gezahlt wird. Voraussetzung hierfür ist, dass er regelmäßig geleistet wird und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.[1]
Bei den Aufwendungen für Telekommunikation, z. B. Telefon, Fax und Internet, können neben den variablen Gesprächsgebühren auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt der Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten ...
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