Wenn Sie neue Kostenstellen anlegen oder bestehende verändern bzw. löschen, müssen Sie bedenken, dass sich Auswirkungen in anderen Bereichen ergeben können. Sie sollten also wissen, wer von möglichen Änderungen betroffen sein wird und welche grundsätzlichen Aussagen sich dort ergeben könnten.
Mögliche Schnittstellen, die Sie beachten sollten, sind:
- Finanzbuchhaltung;
- Einkauf/Materialwesen;
- Vertrieb;
- Personalwesen;
- Forschung und Entwicklung;
- Lieferanten, vor allem, wenn Bestellungen und Rechnungsverkehr online oder mit XRechnungen abgewickelt werden;
- Versicherungen und andere Dienstleister, wenn Sie Verträge für einzelne Kostenstellen abschließen möchten (Verbesserung der Kostenzurechnung).
Betroffene informieren
Sprechen Sie mit den voraussichtlich betroffenen Personen und bringen Sie in Erfahrung, welche Anforderungen möglicherweise entstehen. Die Finanzbuchhaltung benötigen Sie z. B., um Konten zu sperren oder eine feste Zuordnung bestimmter Konten zu realisieren. Der Einkauf muss wissen, welcher Kostenstelle er welches Material künftig belasten soll. Wenn Ihre Lieferanten Bestellungen elektronisch abwickeln oder Ihnen Daten für die Kontierung liefern sollen, müssen Sie diese ebenfalls in Kenntnis setzen.
Achten Sie darauf, dass Sie informiert werden, wenn Änderungen anstehen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie nicht nur regelmäßig mit der Buchhaltung über mögliche Veränderungen, die die Kostenstellen betreffen, sprechen, sondern auch mit den restlichen Führungskräften Ihres Betriebes und der Geschäftsführung. Weisen Sie immer wieder darauf hin, dass Anpassungen Auswirkungen auf die Kostenstellen haben. Häufig übersehen Führungskräfte und Geschäftsleitung die Zusammenhänge im stressigen Tagesgeschäft.
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