Alle Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften müssen ihre Gewinnermittlungsunterlagen innerhalb von 12 Monaten nach Abschluss eines Geschäftsjahrs offenlegen. Diese Pflicht gilt seit dem 1.1.2007[1], wonach folgende Unterlagen beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers bzw. der das Unternehmensregister führenden Stelle einzureichen sind und veröffentlicht werden.[2]
Einzureichen sind (§ 325 HGB):
- der festgestellte oder gebilligte Jahresabschluss,
- der Lagebericht,
- der Bestätigungsvermerk (bzw. der Vermerk über dessen Versagung),
- der Bericht des Aufsichtsrates und
- für börsennotierte Gesellschaften die Erklärung i. S. des § 161 AktG.
Für kleine Gesellschaften ist lediglich die Einreichung einer (verkürzten) Bilanz und des Anhangs vorgeschrieben; der Anhang muss die Daten der GuV-Rechnung nicht umfassen (§ 326 HGB).
Für mittelgroße Kapitalgesellschaften sind ebenfalls gewisse Erleichterungen vorgesehen (§ 327 HGB). Anders als für kleine Gesellschaften muss die Bilanz einer mittelgroßen Kapitalgesellschaft jedoch zusätzliche Bilanzposten gesondert ausweisen, sowie eine weitgehend umfassenden Anhang enthalten.
Die Offenlegungspflicht gilt als Kehrseite der Haftungsbeschränkung durch eine Kapitalgesellschaft. Wird gegen die Offenlegungsvorschriften verstoßen oder werden die Unterlagen nicht rechtzeitig oder unvollständig übermittelt, wird gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs einer Kapitalgesellschaft vom Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren durchgeführt.
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