Die Abrechnungen von Inkassobüros sind nicht einheitlich. Teilweise ist es einfach, die Abrechnung nachzuvollziehen und teilweise ist es schwierig, die Abrechnungsmodalitäten nachzuvollziehen. Es wird nicht immer der Betrag überwiesen, der dem Forderungsbetrag des Unternehmers entspricht. Die Umsatzsteuer, die das Inkassounternehmen für seine Leistung in Rechnung stellt, kann der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt als Vorsteuer geltend machen. Es gibt Inkassounternehmen, die dieses Vorsteuerguthaben bei der Abrechnung in Abzug bringen. Eine Abrechnung kann dann z. B. bei einem Betrag von 91 EUR + 3 EUR = 94 EUR wie folgt aussehen.
Forderung des Unternehmers = 94 EUR
| Zahlungseingang am 20.9.01 | 182,11 EUR |
| ./. Kosten (Auslagen, Ermittlungskosten, Bearbeitungsgebühr) | 62,00 EUR |
| ./. Provision | 21,94 EUR |
| ./. 19 % MwSt auf Provision | 4,17 EUR |
| ./. MwSt Erstattungsanspruch an das Finanzamt | 11,78 EUR |
| Guthaben des Unternehmers | 82,22 EUR |
Das Inkassounternehmen überweist dem Unternehmer somit einen Betrag von 82,22 EUR. Gegenüber dem Finanzamt kann der Unternehmer das Vorsteuerguthaben für die Kosten in Höhe von 11,78 EUR geltend machen, sodass er insgesamt (82,22 EUR + 11,78 EUR =) 94,00 EUR erhält, was seiner Ausgangsforderung entspricht.
In einem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 10.6.2020[1] wurde entschieden, dass überhöhte, pauschale Inkassokosten verboten sind. In dem Urteilsfall ging es um einen Energieversorger, der säumigen Kunden eine Pauschale berechnete. Diese Pauschale wurde im Leistungsverzeichnis festgelegt und beinhaltete allgemeine Verwaltungskosten, IT-Systemkosten sowie Planungs- und Überwachungsaufwand für ein externes Dienstleistungsunternehmen. Der BGH sah die Pauschale als überhöht an und sie benachteilige betroffene Kunden, denn nach dem Wortlaut des Energieversorgers wird die Pauschale nicht nur fällig, wenn der beauftragte externe Dienstleister zu den säumigen Kunden geschickt wird, um die offenen Forderungen einzutreiben, sondern auch dann, wenn weniger aufwendige Inkassomaßnahmen, wie zum Beispiel eine postalische Zahlungserinnerung rausging.
Nach Aussagen des BGH enthielt die Pauschale Kosten, die nicht auf die Kunden umgelegt werden dürfen. Kosten der Rechtsverfolgung dürfen zwar auf die säumigen Kunden umgelegt werden, nicht jedoch die allgemeinen Verwaltungskosten oder der Arbeitsaufwand für eine außergerichtliche Abwicklung. Auch die hier in der Pauschale enthaltenen IT-Kosten sind nicht auf den säumigen Kunden umlegbar. Das gilt ebenso für die Kosten des Personals, das für die Planung, Überwachung und Unterstützung der Tätigkeit des externen Unternehmens in Anspruch genommen wurde.
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