Die private Nutzung des Firmenwagens ist bei der Einkommensteuer und Umsatzsteuer unterschiedlich geregelt. Nutzt der Unternehmer seinen Firmenwagen überwiegend (zu mehr als 50 %) für betriebliche Fahrten, hat er folgende Wahlmöglichkeiten:
| Variante | Einkommensteuer | Umsatzsteuer |
|---|---|---|
| 1 | Fahrtenbuch | Keine Umsatzsteuer, wenn ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze erzielt werden |
| 2 | 1-%-Methode | Keine Umsatzsteuer, wenn ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze erzielt werden |
| 3 | Fahrtenbuch | Fahrtenbuch |
| 4 | 1-%-Methode | 1-%-Methode |
| 5 | 1-%-Methode | sachgerechte Schätzung |
Ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch greift ertragsteuerlich automatisch die 1-%-Methode. Das bedeutet, es muss pro Monat 1 % des Bruttolistenpreises des Firmenwagens (einschließlich Umsatzsteuer) im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung als Wert der privaten Nutzung versteuert werden. Bei der Umsatzsteuer gibt es zusätzlich die sachgerechte Schätzung, die allerdings die Wahlmöglichkeiten bei der Einkommensteuer nicht beeinflusst. Die sachgerechte Schätzung bei der Umsatzsteuer kann nur mit der 1-%-Methode bei der Einkommensteuer kombiniert werden.
Ermittelt der Unternehmer die private Nutzung bei der Einkommensteuer nach der pauschalen 1-%-Methode, kann er diesen Wert aus Vereinfachungsgründen auch bei der Umsatzsteuer zugrunde legen. Bei der Bemessung der Umsatzsteuer dürfen pauschal 20 % für die Kfz-Kosten abgezogen werden, für die keine Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden konnten.
Bei der Umsatzsteuer kann der private Nutzungsanteil anstelle der 1-%-Regelung auch sachgerecht geschätzt werden. Es werden nur die Kosten der Umsatzsteuer unterworfen, bei denen ein Vorsteuerabzug möglich war.
- Wenn ertragsteuerlich die 1-%-Methode nicht angewendet wird, sind die Kosten zugrunde zu legen, die laut Fahrtenbuch auf die privaten Fahrten des Unternehmers entfallen. Der Umsatzsteuer unterliegen nur die Kosten, bei denen zuvor ein Vorsteuerabzug möglich war.
Zunächst berechnen, welche Methode günstiger ist
Der Unternehmer bzw. sein Steuerberater müssen sich für eine Lösung (Variante) entscheiden. Selbst dann, wenn der Unternehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, kann er die private Nutzung mithilfe der 1-%-Methode ermitteln. Das macht natürlich nur dann Sinn, wenn die Anwendung der Fahrtenbuch-Methode ungünstiger ist als die 1-%-Methode. Sollte der Unternehmer ein Elektrofahrzeug nutzen, sind Besonderheiten bei der Ermittlung des Nutzungsanteils für Zwecke der Einkommensteuer zu beachten.[1] Im Gegensatz dazu gibt es bei der Umsatzsteuer keine abweichenden Regelungen.
3.1 Variante 1: Fahrtenbuch und keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug
Kleinunternehmer i. S. d. § 19 UStG oder Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze gem. § 4 Nrn. 8–28 UStG erbringen, die den Vorsteuerabzug ausschließen, zahlen für die private Nutzung ihres Firmenwagens keine Umsatzsteuer. Bei der Einkommensteuer ist die private Nutzung als gewinnerhöhende Einnahme zu erfassen. Bei einem Fahrtenbuch müssen alle Fahrten aufgezeichnet werden. Die Kfz-Kosten werden dann nach dem Verhältnis der betrieblich und privat gefahrenen Kilometer aufgeteilt.[1]
3.2 Variante 2: 1-%-Methode ohne Berechtigung zum Vorsteuerabzug
Es geht um denselben Personenkreis wie bei der 1. Variante. Die private Nutzung ist dann ausschließlich bei der Einkommensteuer als Einnahme zu erfassen, die den Gewinn erhöht. Ohne Fahrtenbuch ist zwingend die 1-%-Methode anzuwenden.
Umsatzsteuerfreier Unternehmer wählt die 1-%-Methode zur Berechnung des privaten Pkw-Nutzungsanteils
Ein Versicherungsvermittler hat einen neuen Firmen-Pkw erworben. Der Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung lag bei 35.700 EUR. Der private Nutzungsanteil beträgt 35.700 EUR × 1 % = 357 EUR × 12 Monate = 4.284 EUR.
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 1880/2130 | Unentgeltliche Wertabgaben | 4.284 | 8924/4639 | Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) | 4.284 |
3.3 Variante 3: Fahrtenbuch bei der Einkommen- und Umsatzsteuer
3.3.1 Berechnung für die Zeit bis zum 30.6.2020 und ab dem 1.1.2021
Führt der Unternehmer steuerpflichtige Umsätze aus, erhöht die private Nutzung nicht nur den Gewinn, sondern auch die Belastung mit Umsatzsteuer. Bei einem Fahrtenbuch sind die Kfz-Kosten im Verhältnis der betrieblich und privat gefahrenen Kilometer aufzuteilen. Der Umsatzsteuer mit dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegen jedoch nur die anteiligen Kosten für Privatfahrten, bei denen zuvor ein Vorsteuerabzug beansprucht werden konnte.
Der Unternehmer wählt die Fahrtenbuchmethode für die Einkommen- und die Umsatzsteuer
Der Unternehmer hat im Januar 2022 einen neuen Firmenwagen für 28.560 EUR (einschließlich 19 % = 4.560 EUR Umsatzsteuer) gekauft. Er hat ein Fahrtenbuch geführt, wonach der Umfang seiner Privatfahrten im Jahr bei 28 % liegt. Seine Kostensituation sieht wie folgt aus:
| Tatsächliche Kosten pro Jahr | Kosten ohne Vorsteuer | Kosten mit Vorsteuer | Abziehbare Vorsteuer |
|---|---|---|---|
| Abschreibung von 24.000 EUR | 4.000,00 EUR | 4.560,00 EUR | |
| Laufende Kosten (Benzin) | 2.400,00 EUR | 456,00 EUR | |
| Reparatur/Wartu... |
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