| Gelangensbestätigung

Übergangsfrist endet am 31.12.13

Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Wer Gegenstände von einem Mitgliedstaat in ein anderes liefert, muss ab 1.1.2014 mittels einer sog. Gelangensbestätigung zwingend nachweisen, dass der Gegenstand tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist. Nur dann ist die Lieferung steuerbefreit. Da die Übergangsfrist in wenigen Tagen endgültig endet, sollten Unternehmer vorbereitet sein.

Neue Bestimmungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Für die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung benötigte der Unternehmer seit 1.10.2013 (gemäß Elfter Verordnung zur Änderung der UStDV vom 25.3.2013) neben 

  • dem Doppel der Rechnung
  • eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (sog. Gelangensbestätigung).

Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 16.9.2013 Einzelheiten dazu festgelegt und eine Nichtbeanstandungsregelung für alle bis zu 31.12.2013 ausgeführten Lieferungen getroffen. Das bedeutet, dass es nicht beanstandet wird, wenn die Nachweisführung für Umsätze zwischen dem 1.10.2013 und 31.12.2013 nach altem Recht erfolgt. Diese Regelung hat die Finanzverwaltung wegen der verzögerten Veröffentlichung des Anwendungsschreibens aufgenommen. Es handelt sich dabei um eine interne Verwaltungsanweisung, die die Gerichte nicht bindet. Im Klartext: Die neuen Bestimmungen zur Gelangensbestätigung sind erstmals ab 1.1.2014 anzuwenden (vgl. auch § 17a UStDV n.F.).


Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

1. Nachweispflichten:
Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der Unternehmer durch Belege nachweisen, dass der Gegenstand der Lieferung in einen anderen EU-Staat befördert oder versendet wurde, um in den Genuss der Steuerbefreiung zu kommen. Dies muss sich aus den Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben. Hierzu sollte er folgende Nachweise aufbewahren:

  • Doppel der Rechnung (§ 14-14a UStG)
  • Gelangensbestätigung, d.h. eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist

2. Form und Inhalt der Gelangensbestätigung:

Die Gelangensbestätigung ist grundsätzlich formfrei und kann in jeglicher Form erfolgen, wenn alle erforderlichen Angaben erbracht werden: 

  • Name und Anschrift des Abnehmers,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung (bei Fahrzeugen auch die Fahrzeugidentifikationsnummer)
  • Ort und Monat (nicht Tag!) des Endes der Beförderung oder Versendung, d.h. des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet. Dies gilt auch, soweit der Abnehmer die Ware selbst abholt und befördert
  • Ausstellungsdatum der Gelangensbestätigung,
  • Unterschrift des Abnehmers oder seines zur Abnahme Beauftragten

Hinweis: Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat. Die elektronische Datei sollte unbedingt archiviert werden. Eine Archivierung der Datei in Druckform in ebenfalls möglich.

Tipp: Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung mit zusammengefassten Umsätzen aus bis zu einem Quartal ausgestellt werden.

Hinweis: Die Gelangensbestätigung darf auch in englischer oder französischer Sprache erbracht werden. Andere Sprachfassungen sind ebenfalls zulässig, bedürfen dann aber einer amtlich beglaubigten Übersetzung. Außerdem kann die Gelangensbestätigung aus mehreren Dokumenten bestehen, die nicht aufeinander Bezug nehmen müssen.

Wichtig: Nur wenn die Ware versendet wird, das heißt Dritte, z.B. Spediteure, in den Transportvorgang eingeschaltet sind, werden gleichberechtigt alternative Nachweise anerkannt, wie Versendungsbelege, Spediteursbescheinigungen und insbesondere in der Form handelsrechtlicher Frachtbriefe.

3. Rechnungsstellung:
Da die Gelangensbestätigung erst im Nachhinein - nach erfolgter innergemeinschaftlicher Lieferung - ausgestellt werden kann, muss der Unternehmer ggf. erst einmal die Umsatzsteuer in Rechnung stellen, die er dem Kunden nach Vorliegen der Gelangensbestätigung erstattet. Um eine spätere Rechnungsberichtigung ggf. mit Rückforderung der Originalrechnung wegen unberechtigtem Steuerausweis zu vermeiden, empfiehlt es sich in diesen Fällen die Umsatzsteuer nicht als solche zu bezeichnen. Es sollte in der Rechnung über eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ein «Deposit» oder eine «Kaution» in Höhe der Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Übergangsfrist endet in wenigen Tagen!

Die neue Regelung wurde von den Wirtschaftsverbänden, den Unternehmern und den steuerberatenden Berufen als praxisfremd stark kritisiert. Das Bundesfinanzministerium hatte daher eine Übergangsregelung bis 30.9.2013 eingeräumt und in seinem Anwendungsschreiben vom 16.9.2013 eine Nichtbeanstandungsregelung mit aufgenommen. Hierdurch wird die von der UStDV gewährte Übergangsfrist nochmals um drei weitere Monate bis zum 31.12.2013 verlängert. Im besagten BMF-Schreiben steht konkret:

 

„Für bis zum 31. Dezember 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen wird es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis der Voraussetzungen der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis zum 31. Dezember 2011 geltenden Rechtslage geführt wird.“

 

Tipp: Gelangensbestätigung zählt jetzt schon als Nachweis

Die Unternehmer können sich natürlich jetzt schon auf die gesetzliche Regelung berufen und den Nachweis der Steuerbefreiung durch eine Gelangensbestätigung des Abnehmers führen.

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