Die wichtigsten Regeln zur Entsorgung von Belegen

In der Praxis gehen viele Unternehmer gerne nach folgendem Motto vor: Belege aus dem Jahr 2003 mit einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht dürfen ab 1.1.2014 vernichtet werden. Das ist jedoch nicht korrekt. Denn die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen in der Buchführung vorgenommen wurden (§ 147 Abs. 4 Satz 1 Abgabenordnung).

Beispiel: In der Buchführung 2003 wurden letztmals im Januar 2005 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für die Steuerunterlagen des Jahres 2003?

Faustformel zur Aufbewahrungspflicht

Um zu verhindern, dass Steuerunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgt werden, kann zur Ermittlung des frühestmöglichen Entsorgungszeitpunkts folgende Faustform verwendet werden:

Praxistipp: Eine Ausnahme zur Aufbewahrungspflicht nach dieser Faustformel ist jedoch zu erwähnen. Findet für ein Geschäftsjahr eine Außenprüfung statt, dürfen die Steuerbelege erst vernichtet werden, wenn die Steuerbescheide nach Beendigung der Außenprüfung bestandskräftig sind.