16.01.2014 | Aufbewahrungspflichten

Die wichtigsten Regeln zur Entsorgung von Belegen

Jetzt ist die Zeit, Ordnung im Belegwesen zu schaffen. Dabei sind aber einige Regeln zu beachten.
Bild: Haufe Online Redaktion

Unternehmer können ab 1.1.2014 wieder Platz schaffen und endlich einen Teil ihrer Steuerbelege aus grauer Vorzeit schreddern. Doch wann beginnt eigentlich die Aufbewahrungsfrist für die sechs- bzw. zehnjährige Aufbewahrungspflicht? Eine Faustformel beantwortet diese Frage schnell und einfach.

In der Praxis gehen viele Unternehmer gerne nach folgendem Motto vor: Belege aus dem Jahr 2003 mit einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht dürfen ab 1.1.2014 vernichtet werden. Das ist jedoch nicht korrekt. Denn die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen in der Buchführung vorgenommen wurden (§ 147 Abs. 4 Satz 1 Abgabenordnung).

Beispiel: In der Buchführung 2003 wurden letztmals im Januar 2005 Umbuchungen vorgenommen. Wann endet die Aufbewahrungspflicht für die Steuerunterlagen des Jahres 2003?

 

6-jährige Aufbewahrungspflicht

10-jährige Aufbewahrungspflicht

Beginn der Frist

31.12.2005

31.12.2005

Ende der Frist

31.12.2011

31.12.2015

Erlaubte Entsorgung ab

1.1.2012

1.1.2016

Faustformel zur Aufbewahrungspflicht

Um zu verhindern, dass Steuerunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgt werden, kann zur Ermittlung des frühestmöglichen Entsorgungszeitpunkts folgende Faustform verwendet werden:

 

Unterlagen des Jahres ……

Letztmalige Eintragungen in den Büchern

Jahr: ………

Beginn der Aufbewahrungsfrist mit Ablauf dieses Jahres

31.12. ………….

Dauer der Aufbewahrungspflicht (6 oder 10 Jahre)

 

Ende der Aufbewahrungsfrist

31.12. …………

Frühester Entsorgungszeitpunkt

1.1.………..

 

Praxistipp: Eine Ausnahme zur Aufbewahrungspflicht nach dieser Faustformel ist jedoch zu erwähnen. Findet für ein Geschäftsjahr eine Außenprüfung statt, dürfen die Steuerbelege erst vernichtet werden, wenn die Steuerbescheide nach Beendigung der Außenprüfung bestandskräftig sind.

Schlagworte zum Thema:  Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungspflichten und -fristen, Rechnung

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