Stößt der Sachbearbeiter des Finanzamts oder der Betriebsprüfer in der Gewinnermittlung auf Bewirtungskosten, droht schon bei kleinsten Mängeln der Rotstift. Unternehmer vermeiden Ärger am besten, wenn sie folgende fünf Regeln beachten.
Läuft alles nach Plan, dürfen Bewirtungskosten bei Bewirtung von (potentiellen) Kunden und Geschäftspartnern zu 70 Prozent als Betriebsausgabe verbucht werden, und Selbstständigen winkt der 100-prozentige Vorsteuerabzug (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Fünf Regeln sollten Unternehmer beachten, um Streit mit dem Finanzamt zu vermeiden:
Regel 1: Trennung von den übrigen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 7 EStG)
Die betrieblichen Bewirtungskosten dürfen niemals mit anderen Betriebsausgaben vermischt werden. Sobald die Betriebsausgaben als Werbeaufwand oder sonstige Kosten verbucht oder aufgezeichnet und in der Gewinnermittlung ausgewiesen werden, streicht das Finanzamt den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
Tipp: Bewirtungsbelege sollten auf separaten Konten gebucht und bei Ablage in Ordnern durch Trennblätter gesondert von den übrigen Betriebsausgaben abgelegt werden. Auch wenn die Bewirtungskosten eigentlich Werbeaufwendungen sind, haben sie auf diesem Ausgabenkonto nichts verloren.
Regel 2: Gekaufte und geschenkte Bewirtungsbelege
Im Internet floriert immer noch der Handel mit Bewirtungsbelegen. Stoßen die Finanzbeamten bei Internetkontrollen auf solche Verkäufer, interessieren sie sich vor allem für die Unternehmer, die solche Bewirtungsbelege gekauft haben, um ihre Betriebsausgaben zu pushen.
Tipp: Bei sehr hohen Bewirtungskosten empfiehlt es sich, diese immer nur mit Kredit- oder EC-Karte zu bezahlen. Damit ist klar, dass die Belege tatsächlich bei einer Bewirtung durch den Unternehmer angefallen sind.
Regel 3: Teilnehmer und Grund der Bewirtung nennen
Auf der Rückseite des Bewirtungsbelegs müssen Grund und Teilnehmer der betrieblichen Bewirtung aufgeführt sein. Sind die Ehefrauen des Geschäftspartners und des bewirtenden Unternehmers mit von der Partie, drohen die Prüfer des Finanzamts oftmals mit einem Auskunftsersuchen an die bewirteten Personen, um den Anlass der Bewirtung herauszubekommen.
Tipp: Sind bei der Bewirtung Personen mit von der Partie, die eigentlich aus betrieblichen Gründen nichts am Tisch zu suchen haben, sollten die Bewirtungskosten um die Ausgaben für diese Personen gekürzt werden. Das nimmt dem Finanzamt den Wind aus den Segeln und signalisiert die Steuerehrlichkeit des Unternehmers.
Regel 4: Risiko Thermorechnung
Meist erhält man für die Bewirtung in Gaststätten Thermorechnungen. Diese haben den Nachteil, dass sie schnell verblassen und die notwendigen Inhalte der Bewirtungsbelege durch das Verblassen nicht mehr erfüllen.
Tipp: Thermobelege zum Nachweis immer zusätzlich kopieren oder einscannen.
Regel 5: Stolperstein 150-Euro-Grenze
Weist der Bewirtungsbeleg brutto (also inkl. Umsatzsteuer) mehr als 150 Euro aus, muss der bewirtende Unternehmer als Adressat mit Namen und Adresse auf der Rechnung austauchen (R 4.10 Abs. 8 Satz 4 EStÄR 2012). Fehlt dieser Hinweis, erkennt das Finanzamt den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug nicht an.
Tipp: Am besten ist es, den Chef des Restaurants um Aufnahme dieser Zusatzinformationen zu bitten, oder anstatt des üblichen Bewirtungsbelegs eine ordnungsgemäße Rechnung anzufordern.
Ihre Redaktion Finance