Wie Self Service Reporting das Controllingverständnis bei Bayer verändert

Neben einer integrierten Reporting- und Planungslandschaft (data.one) wurde auch das auf Power BI basierende Board Reporting "Bayer Finance 360" implementiert. Damit werden alle, aus Bayer Group Perspektive, entscheidungsrelevanten Informationen in einem "One Stop Shop" gebündelt, um den Entscheidungsträgern einen originären und bedarfsgerechten Datenzugang zu ermöglichen. Als Konsequenz werden künftig steuerungsrelevante Informationen also nicht mehr anhand statischer PowerPoint- und Excel-Unterlagen vorgestellt, sondern live im System diskutiert. Daraus resultieren ein verändertes Controllingverständnis sowie eine neue Arbeitsweise im Controlling.

Self Service-Tools im Einsatz

Im Rahmen der 17. Fachkonferenz Reporting & Analytics berichtete Philipp Ahrendt von den Anforderungen des Business an eine moderne BI-Landschaft im Bayer-Konzern. Dabei ging er insbesondere auf die zukünftigen Anforderungen hinsichtlich einer erfolgreichen Umsetzung und Integration moderner Tools sowie das sich wandelndes Aufgabenspektrum des Controllers ein.

Philipp Ahrendt ist seit Januar 2021 Head of Financial Modeling & Analytics im Corporate Controlling bei Bayer und hier u.a. verantwortlich für die Digitalisierung von Planungs- und Reportingprozessen innerhalb des Corporate Controllings. Dabei nutzt das Team vor allem moderne Self-Service Tools, um schnell auf veränderte Anforderungen reagieren zu können. Als integraler Bestandteil des Corporate Controlling versucht das Team Änderungsbedarfe zu antizipieren und als "Teil der Lösung mit den wachsenden Anforderungen Schritt halten, oder idealerweise frühzeitig zu erkennen". Dies funktioniert nur durch eine enge Zusammenarbeit und einen proaktiven Austausch mit den anderen Teams innerhalb Corporate Controlling und anderen Stakeholdern.

Application "Bayer Finance 360"

Aktuell wurde die Application "Bayer Finance 360" entwickelt: Dabei sollen nicht nur mehr Daten, sondern auch Daten aus unterschiedlichsten Quellen zusammengefasst und über die BI-Anwendungen zentral zur Verfügung gestellt werden. Neben internen Finanzdaten aus dem zentralen Data Warehouse (data.one) werden auch immer mehr externe sowie nicht-finanzielle Daten berücksichtigt. Dem One-Stop-Shop-Gedanken folgend werden neben Benchmarking, Konsensus- und Analystendaten auch Personal(HR)-Informationen integriert, um beispielsweise die Ziele im Bereich Diversity und Inclusion innerhalb der Finanzorganisation im Blick zu haben.

Neben einem intuitiven Zugang zu den Daten gewinnt auch der Prozess der Datenaufbereitung und -abrufung an Effizienz! Während sich in der Vergangenheit die Auswertung und Analyse von Daten noch zu oft im Rahmen von PowerPoint und Excel abspielte, wird nun direkt im System anhand diverser Dashboards gearbeitet.

Standardreporting-Lösung

Neben den Anwendungen im Self-Service wie "Bayer Finance 360" gibt es auch bei Bayer eine Standardreporting-Lösung. Mit der von Bayer eigens entwickelten Front-end-Lösung (roiPE) werden standardmäßig im Controllingbereich mehrere vordefinierte Dashboards angeboten. Anhand derer können Anwender selbständig und zu jedem Zeitpunkt die von ihnen benötigten Daten in digitaler Form auswerten. Unter den Anwendern finden sich vor allem Kollegen aus den operativen Bereichen: Anstelle des Controllers kann sich nunmehr der Manager selbst die relevanten Informationen aus dem System abrufen und analysieren. Somit zeichnet sich auch aus Controllersicht ein großer Vorteil ab.

Wie das Controlling entlastet wird

Jede durch den Adressaten selbst ausgeführte Analyse bedeutet eine Anfrage weniger an den Controller, so dass dieser die gewonnene Zeit beispielsweise für andere Fragstellungen nutzen kann. Trotz der Unterschiede in der Steuerung der Divisionen und damit einer Einschränkung der Möglichkeit zur Vereinheitlichung bildet das gewählte Standardreporting eine gute Basis für eine Vielzahl der Auswertungen ab. 

Anforderungen an ein BI-Tool

Aus dem Gespräch geht hervor, dass ein schlagkräftiges und performantes BI-Tool ein zentraler Erfolgsfaktor für die Transformation im Controlling bzw. im Finanzbereich ist. Laut Ahrendt wird es in Zukunft hierfür folgende Anforderungen geben:

• In erster Linie spielt die Performance eine entscheidende Rolle.
• Damit einhergehend kommt es auf eine entsprechende Datenintegration an, d.h. wie gut und effizient verschiedene Arten von Informationen zusammengefasst werden können.
• Abschließend sind für den Anwender auch professionelle Visualisierungs- und simple Customizing-Möglichkeiten wichtig.

Ein Controller sollte ohne allzu vertiefende technologische Kenntnisse in der Lage sein, das Tool selbständig nutzen zu können. Mit modernen Self-Service Tools verändert sich somit das Aufgabenspektrum des Controllers und einhergehend auch das zugrundeliegende Controllingverständnis.

Automatisierung des Reportings

Abschließend kann festgehalten werden, dass ein performantes, flexibles und für Controller einfach zu erlernendes BI-Tool entscheidend für die Automatisierung des Reportings ist. Hierfür wird es eine große Anpassungsbereitschaft auf der Anwenderseite als auch bei den Controllern geben müssen. Der Bayer Konzern zeigt sich in diesem Zusammenhang als Vorreiter auf dem "Digitalisierungs-Journey".