In 3 Schritten zur autonomen, digitalen Planung: integriert, automatisiert, KI-gestützt

Digitalisierung von Planung und Forecasting – Evolution und Revolution!

Die Technologien, welche für die Schaffung autonomer Systeme genutzt werden existieren schon seit längerem. Die bewusste oder unbewusste Nutzung von Big Data, Künstlicher Intelligenz, Sensorik und vielen weiteren Technologien gehört für uns in zahlreichen Anwendungen bereits zum Alltag. Die Idee eines kombinierten Einsatzes all dieser Technologien zur Schaffung autonomer Systeme ist jedoch noch vergleichsweise neu. In dem Bereich des autonomen Fahrens wurden in den letzten Jahren beachtliche Fortschritte erzielt. In anderen Bereichen, wie beispielsweise der Unternehmensplanung, werden die Potenziale autonom handelnder Systeme jedoch noch nicht, oder nur teilweise, erkannt.

Für Horváth und Partners, so Bastian Borkenhagen (Principal im Competence Center Controlling & Finance bei Horváth und Partners), stellt der Schritt zur autonomen Planung den nächsten großen Entwicklungsschritt zur Schaffung einer digitalen, zukunftsorientierten Controllingorganisation dar. Eine Grundvoraussetzung dafür stellt die Kombination von modernen Planungsansätzen und digitalen Methoden dar. Die moderne Planung kennzeichnet sich dabei durch einen hohen Grad an Prozessintegration aus. Zudem kommen rollierende Forecasts, Frontloading sowie Treibermodelle zum Einsatz. Diese Ansätze werden kombiniert mit digitalen Methoden wie Predictive und Prescriptive Analytics sowie modernen In-Memory-Plattformen. Dadurch wird sich die Planung der Zukunft in eine autonome, digitale Planung mit automatisierten Forecast- und Planungsprozessen anhand hochintegrierter Modelle weiterentwickeln. Des Weiteren wird der Fokus mehr denn je auf der Betrachtung unterschiedlicher Szenarien liegen und die Entscheidungsfindung unter Berücksichtigung der Strategieintegration maßgeblich unterstützt werden.

Für Bastian Borkenhagen erfolgt die Digitalisierung der Planung dabei in drei wesentlichen Schritten:

1. Inhaltliche Integration der funktionalen und finanziellen Planungen, sowie prozessuale Integration von Planung und Forecasting
2. Automatisierung der Planungsschritte durch den Einsatz von modernen Planungsplattformen und der technischen Anbindung von Vorsystemen.
3. Nutzung von Advanced Analytics zur Prognose der Zukunft und Unterstützung / Optimierung von Entscheidungsprozessen.

Schritt 1: Integration der operativen und finanziellen Steuerung

Die Integration der operativen und finanziellen Steuerung bildet einen bedeutenden Grundstein für eine autonome Planung. Die Realität weicht heutzutage jedoch in den meisten Unternehmen noch stark davon ab. Die operative Steuerung erfolgt häufig losgelöst von der finanziellen Steuerung des Unternehmens. Weder eine inhaltliche noch eine prozessuale oder technische Integration zwischen den beiden Steuerungsebenen ist gegeben. In Zukunft werden operative und finanzielle Steuerung zusammenwachsen.

Die Integration der Planungsinhalte von finanziellen und funktionalen Forecasts erfolgt dabei durch die Verwendung durchgängiger Treibermodelle. Dabei gilt es die individuellen Einflussfaktoren auf funktionaler Ebene in dem Gesamtmodell zu berücksichtigen und systematisch bis in das finanzielle Ergebnisschema zu integrieren. Zudem muss eine Integration der verschiedenen Zeithorizonte der verschiedenen Planungen und Forecasts sichergestellt werden. Durch den Einsatz von Fortschreibungen und Predictive Analytics auf Basis interner und externer Daten werden die operativen Informationen im Finanz-Forecast angereichert, um ein vollständiges Bild bis zum Ende des Betrachtungszeitraums zu erhalten.

Horváth und Partners konnte diesen Ansatz bereits erfolgreich bei seinen Kunden umsetzen. Bei einem Unternehmen der Pharmabranche konnte die Effizienz in der Planung durch die Integration des S&OP Bereichs erheblich gesteigert werden. Dabei dienen die prognostizierten Absatzmengen des operativen Forecasts als Basis für einen schlanken, rollierenden Finanzforecast. Fehlende Elemente werden dabei vereinfacht und effektbasiert ermittelt und in dem Finanz-Forecast berücksichtigt.

Schritt 2: Automation dank digitaler Planungsplattform

Basis der Automatisierung bildet eine digitale Planungsplattform, welche unterschiedlichste Datenquellen des Unternehmens integriert und über ein harmonisiertes Datenmodell verfügt. Die Planungsplattform integriert somit verschiedene Planungsebenen und funktionale Vorsysteme und schafft die technischen Voraussetzungen für die Verknüpfung der inhaltlichen Teilpläne im Planungsmodell.

Zudem müssen die wesentlichen Business-Logiken durch

• einen standardisierten Workflow,
• die Verwendung von Treibermodellen,
• Rechenlogiken und
• eine Plankonsolidierung im System

berücksichtigt werden. Unterstützt werden die Planungsverantwortlichen bei ihren Aktivitäten durch moderne, userspezifische Frontends und eine Analytics Engine.

Schritt 3: Analytics – Treibermodelle erlauben genaue Forecasts

Als letzten bedeutenden Grundpfeiler der autonomen Planung benennt Bastian Borkenhagen die Nutzung von Analytics. Der digitale Forecast als Teil der autonomen Planung erweitert den traditionellen Forecast um objektive, schnellere Prognosen durch die Nutzung von Big Data und Predictive Analytics. Auch hier stehen Treibermodelle als Enabler im Mittelpunkt. Zunächst gilt es geschäftsmodellspezifische Treiber zur inhaltlichen Strukturierung zu definieren. Anhand verschiedener Auswahlkriterien werden die Anknüpfungspunkte der Treiber identifiziert. Dabei ist zu beachten, dass sich nicht jeder Treiber „digitalisieren“ lässt. Anhand der Anknüpfungspunkte lässt sich ein digitales Forecast-Modell aufsetzen, in dem weitere Einflussgrößen und Wirkungsketten identifiziert und abgebildet werden. Schon heute gelingt es Kunden von Horváth und Partners digitale Forecasts mit einer Prognosegenauigkeit von einem Prozent zum IST-Jahreswert einzusetzen.

Durch den Einsatz von robusten Optimierungsmodellen kann der digitale Forecast zudem um automatisierte Handlungsempfehlungen erweitert werden. Der automatisierte Forecast dient hierbei als Aufsatzpunkt. Eine Bewertung der Prognosen in Kombination mit „Schwellenwerten“, „Alerts“ und der Einsatz von modernen Reportingtools signalisieren dem Controller, wenn Handlungsbedarfe bestehen. Darauf aufbauend können proaktive Handlungsempfehlungen durch das System generiert werden, da die wesentlichen Geschäftslogiken technisch abgebildet sind.

Rolle als Business Partner wird unterstützt

Die Weiterentwicklung der traditionellen Planung hin zur digitalen, autonomen Planung bedarf einiger Grundvoraussetzungen. Integration, Automation und Nutzung von Analytics stellen wesentliche Bestandteile auf dem Weg zur Planung der Zukunft dar. Ohne diese drei Grundvoraussetzungen wird das Potenzial der heute verfügbaren Technologien nicht vollends ausgeschöpft. Viele Controllingorganisationen haben jedoch nur wenige oder keine der zuvor genannten Ansätze und Technologien im Einsatz. Eine systematische Weiterentwicklung bestehender Methoden und Systeme ist daher vonnöten, wenn der Controllingbereich auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben möchte.

Sind die Voraussetzungen jedoch erfüllt, so ergeben sich ganz neue Potenziale für das Unternehmen. Der manuelle Aufwand für Unternehmensplanung und Forecasting wird wesentlich reduziert und alle Informationen stehen in Realtime zur Verfügung. Der „politische Faktor“ bei der Forecast-Erstellung wird minimiert und ein objektiverer, genauerer Forecast erzeugt. Unter der Berücksichtigung von Optimierungsmodellen und der Integration der Geschäftslogiken können zudem automatisiert Handlungsbedarfe und -empfehlungen abgeleitet werden, welche den Controller in seiner Rolle als Business-Partner entscheidend unterstützen.