Wie Controlling und Analytics verbunden und über ein Ticketboard strukturiert werden

Dass das Controlling stark von der Digitalisierung betroffen ist, ist längt keine Spekulation mehr. Muzaffer Yilmaz, Head of Controlling & Analytics des Berliner Start-up-Unternehmens Mister Spex, macht auf die Herausforderungen der Digitalisierung im Controlling aufmerksam und erläutert praktische Lösungsansätze. Dabei zeigt er, dass unbekannte Herausforderungen oft schneller und günstiger zu lösen sind, als dies von den meisten Unternehmen angenommen wird.  

Daten sind bisher unausgeschöpftes Potenzial 

Die Digitalisierung bringt u.a. riesige Datenmengen mit sich. Diese unterscheiden sich allerdings strukturell, technisch und funktionell. Des Weiteren entsteht oftmals das Problem, dass die Daten durch unbekannte Größen oder differenzierte Datenebenen nicht miteinander verbunden werden können. Datenprozesse sind in vielen Unternehmen noch nicht automatisiert und erschweren dadurch zusätzlich die Sicherstellung von Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten. Zudem wird häufig die Verantwortlichkeit nicht eindeutig bestimmt oder unklar vom Management an die Mitarbeiter kommuniziert. Abbildung 2 der Bilderreihe visualisiert dies. Yilmaz machte allerdings in diesem Zusammenhang deutlich, dass die Verfügbarkeit von enorm vielen Daten nicht automatisch bedeuten würde, dass das Unternehmen „data driven“ ist.

Mehr Effizienz durch Data Warehouse 

Abhilfe für all diese Probleme und Herausforderungen bietet laut Referent das Data Warehouse, das einen deutlich effizienteren Umgang mit den Daten erlaubt:

• Es ermöglicht zum einen die Reduzierung von Schnittstellen und damit letztlich auch manueller Prozessschritte.
• Zum anderen werden Verantwortlichkeiten von der technischen und der Business-Seite definiert.
• Weiterhin können noch nicht angebundene Datenquellen an das Data Warehouse angeschlossen und Definitionen von Kennzahlen und Dimensionen geordnet werden.

Viele Daten bringen viele Aufgaben mit sich

Das Thema Daten bringt einige vielfältige Aufgaben mit sich. Diese sind beispielsweise:

• Analysieren von Daten
• Aufbau von Datenmodellen
• Ableiten von Handlungsempfehlungen
• Reporting
• Skizzierung der Daten Vision

Damit allen Aufgaben gleichermaßen gerecht werden kann, müssen diese eindeutig zugeordnet werden. Einige Aufgaben entfallen auf den Bereich der Technik, andere wiederum sind mehr dem Business zugeordnet. Yilmaz erklärte, dass bei Mister Spex Business Intelligence (BI) die technische Dimension verantwortet und Conan die geschäftliche Seite.

Ticketboard als Instrument zur aktiven Unterstützung von Entscheidungen

Das Multichannel-Unternehmen hat in jüngster Vergangenheit die Abteilungen Controlling und Analytics zu einem Team zusammengeschlossen. Damit die Anfragen, die unstrukturiert aus dem Tagesgeschäft und den Projekten kommen, zeitnah, flexibel und geordnet bedient werden können, wurde das Ticketboard oder auch Kanbanboard (s. Abb. 3) teamintern eingeführt. Demnach werden die Anfragen nach der Wichtigkeit, Dringlichkeit und dem Aufwand sortiert und priorisiert. Anschließend werden sie einem zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Wer für welche und wie viele Anfragen zuständig ist, ergibt sich ebenfalls aus dem Ticketboard.

Yilmaz brachte an, dass sich das Ticketboard zurzeit noch in der Einführungsphase befindet. Geplant ist, dass drei Mal wöchentlich Meetings stattfinden, an denen u.a. die Ticketverteilung besprochen werden soll. Die Implementierung des Boards ist bei den Mitarbeitern nicht von Anfang an auf Begeisterung gestoßen. Viele mussten von den Vorteilen und der Effektivität überzeugt werden und sind auch weiterhin skeptisch.

Controller müssen Veränderungen und Weiterentwicklung zulassen 

Selbstverständlich bringt eine so große Veränderung wie die digitale Transformation von Unternehmen nicht  nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen mit sich, die im bestmöglichen Fall überwogen werden sollen. Damit dies gelingen kann, muss jeder Mitarbeiter, vom Controller bis hin zum Manager offen und bereit für primär extern getriebene oder bedingte Veränderungen sein, um die eigene Rolle mittragen zu können. Außerdem sollte der Controller Gefallen daran finden, fast alle Geschäftsprozesse zu verstehen und die Geschäftsbereiche als „internen Kunden“ wahrzunehmen. Nicht zuletzt ist die Voraussetzung dafür das Erlernen eines technischen Verständnisses zum Zugang der Datenstrukturen und -banken, z.B. auch mithilfe von SQL oder Frontend-Reporting-Tools.

Über Mister Spex: Die Mister Spex GmbH wurde 2007 in Berlin mit Unterstützung von Business Angels gegründet. Ein Jahr später erfolge die Eröffnung des Online-Shops in Deutschland. Das Unternehmen ist ein Multichannel-Vertrieb für Eyewear, d.h. beispielsweise Sonnenbrillen, Brillen, Kontaktlinsen und Zubehör. Die Idee der Gründer war es, die Vorteile des e-Commerce mit der Beratung und den Dienstleistungen von Retail-Optikern zu verbinden. Neben dem Onlineshop wurde im Jahr 2016 der erste Retail Store in Berlin eröffnet. Seitdem sind fünf weitere Geschäfte in Betrieb genommen worden. Mittlerweile macht das Start-Up mit seinen 450 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von mehr als 100 Mio. Euro und ist in zehn Ländern vertreten.