Zeitmanagement (Teil 1): Hintergründe, Fakten und Analyse

Zusammenfassung

Controlling wird mit immer mehr Aufgaben betraut und muss in vielen Fällen unter Zeitdruck agieren.

Ein gutes Zeitmanagement ist ein wichtiges Instrument in der täglichen Arbeit.

Zeitmanagement ist im Kern Bewusstseinsbildung. Selbstanalyse und Selbstbeobachtung spielen daher eine wichtige Rolle.

Wir müssen herausbekommen, auf welche Aufgaben sich unsere Zeit verteilt.

Wer für sich weiß, wie er die Zeit verteilt/nutzt, kann auch optimieren.

Störfaktoren erkennen und eliminieren schafft Freiraum im Handeln.

Das Handeln des Controllers ist häufig fremdbestimmt. Umso wichtiger ist ein klares Zeitmanagement.

Im Zeitmanagement gibt es nicht den richtigen Weg. Jeder muss den Weg und die Instrumente auswählen, die zu seiner Persönlichkeit und seinem Lebens- und Arbeitsstil passen.

Jeder arbeitet anders – finden Sie es für sich heraus!

1 Nachfrage nach Controllingleistungen erhöht Zeitdruck

Controller-Know-how ist immer stärker gefragt

Viele Controllerbereiche sind dadurch geprägt, dass die Arbeitslast stetig steigt. Und es ergeben sich ständig weitere Aufgabengebiete, in denen Unterstützung gewünscht wird. Viele dieser Aktivitäten sind fremdgesteuert und müssen dennoch so schnell wie möglich erledigt werden. Beispiele sind Ad-hoc-Reports oder zusätzliche Kalkulationen und Auswertungen. Die Zeitplanung muss für diese Aufgaben Pufferzeiten vorsehen. Ansonsten kommt es bei einem im Grunde ausgelasteten Arbeitstag immer wieder zu einer Ausweitung der Arbeitszeit. Ergeben sich Überstunden unregelmäßig, ist es keinesfalls kritisch. Die Häufigkeit macht den entscheidenden Unterschied.

Einfache und praktikable Verfahren

Der Controller kann mit seinem Know-how einen guten und wichtigen Beitrag in vielen Bereichen des Unternehmens leisten. Allerdings ist gerade im Controlling ein Arbeiten unter Zeitdruck mit enormem Risiko behaftet. Ein Controller darf in seinem Handeln keine Fehler machen. Dementsprechend braucht er Zeit, um die Arbeiten ordentlich auszuführen und vor allem prüfen zu können. Zeitmanagement ist dementsprechend keine Betrachtung für einen Tag, sondern über einen längeren Zeitraum.

Wann stehen welche Arbeiten an? Wie viel Zeit muss dafür zur Verfügung stehen? Welche Arbeiten können vorgezogen werden? Welche Arbeiten können nach hinten verschoben werden? Wenn diese Fragen klar zu beantworten sind, kann Zeitmanagement helfen, die Aufgabe zu bewältigen.

Übung: Selbstkritische Betrachtung des persönlichen Zeitmanagements
Den Umgang mit der eigenen Zeit hat man nicht einfach und es gibt auch nicht irgendwelche festgeschriebenen Regeln. Je nach Persönlichkeit, Aufgaben, Umfeld und Lebensumständen wird man ein eher geeignetes oder ein ungeeignetes Zeitmanagement haben. Es handelt sich um ein Sammelsurium von Verhalten und Werkzeugen, die das eigene Zeitmanagement prägen. Standards helfen nur wenig; die Methoden müssen zum Umfeld und zur Person passen. Nur dann werden Sie auch erfolgreich umgesetzt und führen zu dem erwarteten Nutzen. Kritisch wird es, wenn man so viele Aufgaben und Verpflichtungen hat, dass die zur Verfügung stehende Zeit nicht ausreicht. Dann empfinden wir einen Mangel und werden durch verschiedene Maßnahmen versuchen, diesen Mangel zu beheben. Letztlich beginnt jedes erfolgreiche Zeitmanagement mit einem Bewusstseinsbildungsprozess und wird letztlich auch nur erfolgreich sein, wenn man ausgewählte Methoden bewusst und konsequent einsetzt.
Notieren Sie Ihre spontanen Gedanken zu den folgenden Fragen.
Ich will weg vom Umgang mit meiner Zeit, die ........
Zu meiner Idealvorstellung von Zeitmanagement gehört ...

2 Was ist neu?

Rahmenbedingungen haben sich massiv verändert

Zeitmangel gehört heute fast schon zum guten Ton einer aufstrebenden Arbeitskraft. Nichts ist peinlicher als Zeit zu haben. Der Tag wird vollgestopft mit Terminen und Aufgaben. Man hetzt von einer Aufgabe zur anderen, von einem Termin zum anderen. Ein wirkliches Ende ist nicht in Sicht. Es ist immer mehr Arbeit vorhanden als Zeit zur Verfügung steht. Moderne Kommunikationsmittel wie Smartphones und E-Mails, Telkos und Videokonferenzen schaffen nicht immer Entspannung, sondern sorgen für zusätzliche Belastungen.

Leben in einer High-Speed-Gesellschaft

Über viele Jahre haben wir es geschafft, Arbeit immer mehr zu verdichten und aus den Prozessen die Liegezeiten weiter zu reduzieren. Damit sind alle Aufgaben eng getaktet und müssen in einem festen Zeitfenster erfolgen. Das trifft leider auch das Controlling. Wir leben heute in einer High-Speed-Gesellschaft, in der alles schnell und trotzdem mit hoher Qualität erfolgen muss. Keiner hat Zeit, alle brauchen alles sofort. So entsteht über kurz oder lang der Eindruck einer permanenten Überlastung.

Worin liegen die Ursachen? Zeit und die Bewirtschaftung derselben sind heutzutage ein wesentlicher Wettbewerbsfaktor. Wer schnell ist, kann den Kunden bedienen. In Projekten wissen wir häufig schon den Einführungszeitpunkt für die Projektergebnisse, bevor das Projektziel eindeutig geklärt ist. Das erhöht selbstverständlich den Zeitdruck erheblich.

Fl...