Projektmanagement / 1.5 Effektive Meetings

Bevor Meetings einberufen werden, sollte grundsätzlich überlegt werden, ob die Besprechung wirklich notwendig ist. Dabei ist zu überlegen, welche Alternativen wie z. B. Stehkonvent, Telefonkonferenz, Informationsaustausch per Mail oder Brainstorming im Freien es gibt. Führt die Überlegung dazu, dass ein Meeting erforderlich ist, sollte an Folgendes im Vorfeld gedacht werden:

• Zielsetzung, Gesprächsinhalt, Schwerpunkte, Ablauf, Erwartungen
• Einzelfall oder grundsätzliches Thema
• Benötigte Unterlagen, Vorgespräche, Recherchen
• Kompetenzen, Befugnisse,
• vorhandene Kompromissbereitschaft,
• Teilnehmer und deren individuelle Persönlichkeit,
• Rechtzeitig einladen; Bekanntgabe, Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer,
• Vorabinfos, Agenda an Teilnehmer,
• Raum, Ausstattung, Medien,
• Kosten der Sitzung.

Auch bei der Durchführung von Meetings sind Regeln festzulegen und einige Punkte zu beachten:

• pünktlich beginnen und enden,
• Protokollführer benennen, Notizen am Flipchart,
• straffe Organisation und Durchführung,
• Zeit und Ablauf koordinieren und kontrollieren,
• Überprüfen der in der letzten Sitzung beschlossenen Maßnahmen,
• positive Grundhaltung,
• ruhige, sachliche Gesprächsführung,
• aktives Zuhören,
• alle zu Wort kommen lassen,
• präzise Aussagen machen und fordern,
• einzelne Punkte, Entscheidungen und Maßnahmen zusammenfassen,
• notieren, welche Aufgaben delegiert werden, an wen bis wann,
• Schlussergebnis deutlich herausstellen, Gesamtzusammenfassung.

Um Meetings in der Zukunft noch besser zu managen, ist eine konsequente Nachbearbeitung erforderlich. Folgende Fragestellungen sind dabei hilfreich:

• War die Sitzung ein Erfolg?
• Wie war die Vorbereitung der Teilnehmer auf das Meeting?
• Wurde die Sitzung pünktlich begonnen und beendet?
• Waren die richtigen Teilnehmer anwesend?
• Wurden alle Punkte auf der Tagesordnung behandelt?
• Welche Ergebnisse, Lösungen gibt es?
• Wie wird mit unerledigten Punkten umgegangen?
• Wer fertigt und verteilt umgehend nach der Sitzung das Protokoll?
• Welcher Zeitprozentsatz wurde nicht effektiv ausgenutzt?
• Was wird das nächste Mal anders gemacht?

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