Kostenrechnung: Richtige Zahlen mit aktuellen Strukturen / 5 Aktualisierungsbedarf mit der Maximalwertanalyse finden

Die gegenteilige Entwicklung können in der Kostenrechnung auch kleine Kostenwerte nehmen. Sie wachsen von geringen, nicht zu beachtenden Werten zu Beträgen, die individuelle Analysen rechtfertigen. Ein Beispiel dafür sind Mietkosten, die zunächst auf einem Kostenkonto ohne Differenzierung gebucht werden. Durch das Wachstum des Unternehmens werden bspw. Außenläger in Deutschland notwendig und angemietet. Die Mietkosten in Summe steigen.

Ob ein Wert so groß wird, dass er detailliert werden kann, hängt auch vom Inhalt ab. Große Kostenblöcke wie z. B. der Verbrauch eines Materials für einen Artikel können oft nicht weiter untergliedert werden. Auch wäre der Informationszuwachs nicht besonders hoch. Andere Kostenblöcke, die in der Summe unter anderen liegen, können relativ einfach gegliedert werden. Diese Untersuchung großer Werte kann sowohl in der Kostenträgerrechnung als auch in der Kostenrechnung erfolgen.

5.1 Kostenarten gewinnen an Bedeutung

Kostenarten können an Bedeutung verlieren, aber auch gewinnen. Dieser Zuwachs kann verschiedene Gründe haben:

• Durch Veränderungen im Produktionsprozess werden andere Kosten verursacht als bisher (z. B. Personalkosten anstelle von Materialeinkauf).
• Durch Preisänderungen für Waren und Leistungen wächst die Bedeutung einer Kostenart überdurchschnittlich (z. B. Energiekosten).
• Durch veränderte Verantwortungen in der Hierarchie des Unternehmens kommt es zu einer Verschiebung in den Vorgehensweisen, mit der Aufgaben erledigt werden. Das wiederum kann Einfluss auf die Kostenarten haben (z. B. erhöhte IT-Kosten).

Unabhängig vom Grund müssen Sie entscheiden, ob die Kostenarten, deren Beträge über einer festgelegten Grenze liegen, individuell betrachtet und damit detaillierter erfasst werden sollen.

5.2 Anzahl der Kostenstellen nimmt zu

In der Kostenstelle sollen die Kosten gesammelt werden, die nicht direkt einem Produkt, aber einem Verursacher zugeordnet werden können. Das geschieht, um die Kosten detailliert betrachten zu können und um Verantwortung zu schaffen. Auch Kostenstellen leben. Sie bilden die Veränderung in den Aufbauorganisationen der Unternehmen ab und zeigen Auswirkungen auf Veränderungen in den Abläufen.

• Wenn mit der Aufbauorganisation die Verantwortung für bestehende Bereiche geteilt wird, z. B. um dem Wachstum gerecht zu werden, muss auch die Kostenstellenhierarchie darauf reagieren.
• Wenn Bereiche im Unternehmen ausgebaut werden und durch veränderte Abläufe stärker belastet werden, steigen auch die Kosten, die in den dazugehörigen Kostenstellen anfallen. Eine Reaktion muss geprüft werden.
• Wenn neue Verfahren die Kostenzuordnung vereinfachen, kann die Bedeutung einer Kostenstelle überdurchschnittlich anwachsen, z. B. weil jetzt Kosten direkt auf die Kostenstelle verteilt werden können.

Veränderungen der Kostenstellen zeigen sich in den wachsenden Kostenbeträgen, die dort gebucht werden. Damit wird schnell klar, dass zu große Kostenstellen geteilt werden können und müssen, wenn dies sinnvoll ist.

Eins und eins ergibt mehr als zwei

Die Kostenstelle "Dreherei" eines Maschinenbauunternehmens bestand lange Jahre nur aus einer Maschine. Durch eine Verlagerung der Produktion von einem Zweigwerk ins Hauptwerk war es notwendig geworden, in diesem Produktionsbereich zwei neue Drehmaschinen zu installieren. Dadurch verdreifachten sich nicht nur die Leistungen, sondern auch die Kosten der Stelle. Besonders hinderlich war, dass jetzt Energieverbräuche und Reparatur- und Wartungskosten nicht mehr exakt einer Maschine zugeordnet werden konnten. Die großen Beträge auf der Kostenstelle, die Monat für Monat anfielen, brachten den Kostenrechner dazu, die Kostenstelle zu teilen. Jetzt können die Daten wieder die gleichen Informationen liefern wie vorher.

5.3 Dicke Brocken verteilen

Bei der Maximalwertanalyse lohnt es sich, in den Umlagen nach großen Beträgen zu suchen. Sie sind ein Zeichen dafür, dass die Schlüssel nicht mehr aktuell sind. Während kleine Beträge mit relativ schnell und ungenau festgelegten Schlüsseln verteilt werden, ist der Aufwand für hohe Beträge wesentlich größer. Wächst nun eine Kostenart, wird der oft jahrelang verwendete Schlüssel zu ungenau. Er bildet die reale Situation im Unternehmen nicht mehr richtig ab.

So finden Sie die notwendigen Veränderungen

1. Bestimmen Sie eine Grenze, die festlegt, ab welchem Kostenbetrag Sie sich mit dem Block beschäftigen wollen. Diese Grenze kann für Kostenarten, Kostenstellenkosten, Umlagen oder Verrechnungen unterschiedlich sein.
2. Suchen Sie die Werte, die diese Grenze überschreiten.
3. Untersuchen Sie, warum diese hohen Beträge bisher noch nicht detaillierter betrachtet wurden. Warum sind sie angestiegen? Liegt ein Fehler vor?
4. Prüfen Sie, ob sich eine detailliertere Beschäftigung mit diesem Kostenblock für die Kostenrechnung und für den Kostenverantwortlichen lohnt.
5. Führen Sie die Anpassung in den Kostenarten, den Kostenstellen oder den Umlagen und Schlüsseln durch.