Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren / 10 Suchstrategie 7: Verteilungen

In der Kostenrechnung selbst werden auch Fehler gemacht. Hauptgrund für verfälschte Kosten in Kostenstellen und bei Kostenträgern sind die Verteilungen. Hier werden Kosten, die nicht direkt den Verursachern zugeordnet werden können, verteilt. Die Kosten der Energieversorgung werden z. B. auf die Kostenstellen Produktion, Verpackung, Lager verteilt. Daraus ergeben sich die Fertigungsgemeinkosten als Prozentsatz der Fertigungskosten auf die Kostenträger. Häufigste Fehlerquellen in Verteilungen sind:

• Fehler bei der Berechnung und Erfassung der Schlüssel, nach denen verteilt wird. Häufig zu finden ist das Vertauschen von zwei Schlüsseln. Die Kostenstelle Produktion trägt bspw. nicht 40 % aller Energiekosten, sondern nur 18 %, während die Verpackungsabteilung 40 % tragen muss anstelle der richtigen 18 %.
• Veraltete Schlüssel: Die Strukturen eines Unternehmens sind lebendig und verändern sich dauernd. Die Schlüssel bilden einen Teil dieser Strukturen ab und müssen sich daher den Veränderungen anpassen.

Innovationen nutzen spart Kosten

In der Produktionsabteilung eines Dienstleisters, der für große Hersteller pharmazeutische Produkte herstellt, wurde eine 20 Jahre alte Maschine durch einen modernen Automaten ersetzt. Als ein Vorteil wurde die erhebliche Senkung der Energiekosten in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einbezogen. Leider zeigte sich diese auf der Kostenstelle Produktion nicht in dem Ausmaß wie geplant. Der für die Planung des Automaten zuständige Mitarbeiter musste sich vor der Geschäftsleitung rechtfertigen.

Bei den Untersuchungen stellt sich jedoch schnell heraus, dass der unternehmensweite Energieverbrauch durchaus entsprechend der Berechnung gesunken war. Leider hatte die Kostenrechnung versäumt, die Verteilungsschlüssel für die Energie anzupassen. Nachdem der Energiefresser ausgemustert war, war der Produktionsanteil an der Energie wesentlich geringer, als die Verrechnung vorsah.

So gehen Sie vor

So stellen Sie fest, ob die Verteilungen Ihrer Kostenrechnung stimmen:

1. Stellen Sie fest, wann die Verteilung der Kosten einer Kostenstelle festgelegt wurde. Alte Verteilungen bergen große Risiken.
2. Addieren Sie alle abgehenden Verteilungen einer Kostenstelle.
3. Prüfen Sie, möglichst mit einem Experten, ob die Verteilung der Kosten auf die empfangenden Kostenstellen realistisch ist.
4. Liegen die verteilten Kosten über den Gesamtkosten, kann dies ein Hinweis auf einen Fehler sein, wenn nicht Verrechnungspreise bewusst über die eigentlichen Kosten angehoben wurden.
5. Liegen die verteilten Kosten unterhalb der Kostenstelle, werden Kosten vielleicht versehentlich nicht verteilt.
6. Addieren Sie alle Verteilungen, die eine Kostenstelle erhält.
7. Prüfen Sie, möglichst mit einem Experten, ob die eingehenden Beträge realistisch sind