IT-Versorgung in kleinen Unternehmen: Regeln für die ric ... / 3 Regeln für die Hardware-Strategie

Hardware verursacht Kosten für die Anschaffung, den Unterhalt und die Verbrauchsmaterialien, die es bei definiertem Leistungsniveau zu minimieren gilt. Gleichzeitig führt falsch ausgewählte Hardware entweder zu Problemen in den Abläufen oder zu unberechtigten Kosten. Das Ziel des Hardware-Kapitels in der IT-Strategie ist daher zweigeteilt:

• Die Hardware-Anschaffungen müssen kostengünstig sein.
• Gleichzeitig müssen die für die Abläufe notwendigen Funktionen in der Hardware vorhanden sein.

Das Kostenziel kann auf vielfältige Weise erreicht werden. Es bestimmt viele Regeln, die für die Anschaffung von Hardware festgelegt werden (s. Tab. 1).

Regel	Begründung
Wird ein neuer Hardwaretyp als neuer Standard eingesetzt, muss dieser mindestens seit 6 Monaten am Markt verfügbar sein. Die Zuverlässigkeit muss geprüft werden.	Kinderkrankheiten in neuen Geräten verursachen hohe Kosten.
Hardware soll bei möglichst wenig Lieferanten eingekauft werden. Die Zusammenarbeit muss jährlich anhand von Vergleichsangeboten überprüft werden.	Je mehr Volumen bei einem Lieferanten eingekauft wird, desto größer ist die Chance auf Rabatte und kostengünstige Nebenvereinbarungen.
Für vergleichbare Funktionen müssen gleiche Hardwarekomponenten (PC, Monitor, Tastatur, Maus, Drucker usw.) eingesetzt werden. "Gleich" bedeutet: gleicher Hersteller und gleiche Bauteile.	Der Einkauf vieler gleicher Teile sorgt für niedrige Preise und einfachere Abläufe bei der Beschaffung. Außerdem wird die Wartung, Reparatur und Betreuung wesentlich vereinfacht.
Grundsätzlich sind Laserdrucker (schwarz-weiß) mit den definierten minimalen Funktionen ausgestattet einzusetzen. Ausnahmen dürfen nur hinsichtlich der Druckbelastung am Arbeitsplatz, der Notwendigkeit von Farbausdrucken o. ä. gemacht werden. Die Notwendigkeit der erweiterten Ausstattung muss in einer Wirtschaftlichkeitsberechnung bewiesen werden. Die Entscheidung darüber trifft die Geschäftsführung. Für gelegentliche Ausdrucke mit verbesserten Funktionen werden zentrale Drucker installiert.	Gerade Drucker verursachen hohe Folgekosten für Funktionen, die nicht benötigt werden.
Für Monitore wird ein Standard festgelegt, von dem ebenfalls nur in begründeten, von der Geschäftsführung genehmigten Fällen abgewichen werden darf. Monitore werden nach höchstens drei Jahren ausgetauscht. Neue Monitore müssen vor allem hinsichtlich der Augenfreundlichkeit beurteilt werden.	Augenfreundliche Monitore senken die Belastung der Mitarbeiter.
Die eingesetzten PCs werden standardisiert. Der Standard wird der technischen Entwicklung angepasst. Abweichungen vom Standard dürfen nur in begründeten Fällen erfolgen und müssen von der Geschäftsführung genehmigt werden.	Standardisierung spart Kosten durch vereinfachten Einkauf und größere Mengen. Bedienung und Wartung werden ebenfalls durch Einheitlichkeit optimiert.
Hardware, die über das standardisierte Programm hinausgeht, muss durch eine Wirtschaftlichkeitsberechnung begründet werden. Die Entscheidung darüber erfolgt im Rahmen der üblichen Investitionsgenehmigungen.	Möglichst wenige Ausnahmen werden zugelassen.

Tab. 1: Regeln für die Hardware-Strategie

Die obigen Regeln schreiben also möglichst gleichartige Hardware vor. Gleichzeitig sorgen sie dafür, dass der Standard regelmäßig den technischen Veränderungen angepasst wird. Das darf selbstverständlich nicht jeden Monat geschehen, da sonst wieder ein unübersehbarer Wildwuchs entsteht. Der richtige Zeitraum liegt bei ca. einem bis eineinhalb Jahren. Spezielle Anforderungen bestimmter Stellen aufgrund möglicher Ausnahmen müssen erfüllt werden. Die Genehmigung muss dabei hierarchisch sehr hoch positioniert werden, eine Begründung voraussetzen und möglichst sparsam vergeben werden. Ausnahmen müssen auch Ausnahmen bleiben.