Zahlt der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber für die private Nutzung des Pkws ein Entgelt, mindern diese Zahlungen den Nutzungswert. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Nutzungswert pauschal oder nach den tatsächlichen Kosten ermittelt wird.[1] Trägt der Arbeitnehmer einen Teil der laufenden Aufwendungen, z. B. die Kosten für Benzin oder Garage, darf der pauschale Nutzungswert ebenfalls gekürzt werden.[2] Die Kosten, die der Arbeitnehmer übernimmt, wirken sich immer unabhängig davon aus, ob die private Nutzung mithilfe eines Fahrtenbuchs oder nach der 1-%-Methode ermittelt wird.
Zuschüsse des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten können vollständig (im Jahr der Anschaffung und in den Folgejahren) auf den privaten Nutzungswert angerechnet werden.[3] Bei der Fahrtenbuchmethode ist dies jedoch nur möglich, wenn die Abschreibung von den ungekürzten Anschaffungskosten berechnet worden ist.
4.1 Wann von einem Nutzungsentgelt auszugehen ist
Zahlt der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber ein Nutzungsentgelt für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs (Nutzung zu privaten Fahrten und zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung), mindert dieses Nutzungsentgelt den Nutzungswert, der gemäß R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 LStR anzusetzen ist. Das gilt auch dann, wenn die Zahlung des Arbeitnehmers auf Weisung des Arbeitgebers an einen Dritten (z. B. an den Leasinggeber) zur Erfüllung seiner Verpflichtung erfolgt (abgekürzter Zahlungsweg).
Es ist gleichgültig, ob das Nutzungsentgelt pauschal oder entsprechend der tatsächlichen Nutzung des Kraftfahrzeugs bemessen wird.[1] Nutzungsentgelt in diesem Sinne
- ist ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (z. B. eine Monatspauschale),
- ist ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (z. B. eine Kilometerpauschale) oder
- sind die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vom Arbeitnehmer übernommenen Leasingraten.
Die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten (z. B. Treibstoffkosten, Versicherungsbeiträge, Wagenwäsche, Garagen- und Stellplatzmiete) durch den Arbeitnehmer ist zwar kein Nutzungsentgelt, das nach der tatsächlichen Nutzung bemessen wird. Es handelt sich jedoch um andere Zuzahlungen, die den Wert des geldwerten Vorteils aus der Nutzungsüberlassung mindern. Unberücksichtigt bleiben Kosten, die nicht zu den Gesamtkosten des Kfz gehören, z. B. Fährkosten, Straßen- oder Tunnelnutzungsgebühren (Vignetten, Mautgebühren), Parkgebühren, Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.
Die Zuzahlungen durch die Übernahme von einzelnen Kfz-Kosten mindern somit den pauschalen Wert, der für private Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen ist. Allerdings darf der Arbeitnehmer einen negativen Betrag, der sich ergibt, wenn die Zuzahlungen höher sind als der pauschale Nutzungswert, nicht als Werbungskosten abziehen. Die Anrechnung gilt auch für einzelne Kraftfahrzeugkosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden oder, wenn der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet, die zu einem späteren Zeitpunkt nach den tatsächlich entstandenen Kraftfahrzeugkosten abgerechnet werden.
Barlohnumwandlungen (= Verzicht auf Barlohn) sind allerdings nicht als Nutzungsentgelt anzusehen, der vom Nutzungswert abgezogen wird.
Übernahme einzelner Kosten
Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann steuerunschädlich eine Weiterbelastung einzelner Kraftfahrzeugkosten vereinbart werden. Pauschale Vereinbarungen sind ebenfalls möglich, wobei es unerheblich ist, wie der Arbeitgeber das pauschale Nutzungsentgelt kalkuliert. In Höhe des Nutzungsentgelts und anderer Zuzahlungen ist der Arbeitnehmer nicht bereichert und die Voraussetzungen des § 8 Abs. 1 EStG in Verbindung mit § 19 Abs. 1 EStG sind nicht erfüllt. Sollte das Nutzungsentgelt im Einzelfall den Nutzungswert übersteigen, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.
4.2 Anrechnung des Nutzungsentgelts bei der pauschalen Nutzungswertmethode – 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung
Der geldwerte Vorteil aus der Gestellung eines Dienstwagens ist monatlich pauschal mit 1 % des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer zu bewerten.[1] Bei Anwendung der 1-%-Regelung ist der geldwerte Vorteil grundsätzlich um monatlich 0,03 % des Listenpreises ...
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