Business Cases: Aufbau und Dokumentation überzeugender E ... / 2 Elemente und Merkmale professioneller Business Cases

Business Cases machen geplante Projekte einer Bewertung zugänglich. Sie sind daher Grundlage für Entscheidungsträger. Allgemein ist eine Maßnahme sinnvoll, wenn sie in die strategische Ausrichtung des Unternehmens passt, eine vom Kapitalgeber als ausreichend angesehene Verzinsung des eingesetzten Kapitals erbringt und ein akzeptables finanzielles Risiko hat.

Betriebswirtschaftliche Sicht

Bei der Erstellung des Business Case ist zu beachten, dass nicht technische Inhalte wie Infrastruktur oder Technologie im Mittelpunkt stehen, sondern der Fokus auf Aspekten des Geschäfts, der Prozesse und des Nutzens für die Stakeholder liegt. Es sind also weniger "Blaupausen" als Mehrwertformulierungen gefragt! Der Nutzen ist dabei nicht ausschließlich durch "Schlagwörter", sondern auch quantifizierbar bzw. monetär messbar zu vermitteln. Die Aussagen sind an den Unternehmens- oder Geschäftsfeldzielen orientiert auszurichten. Es ist eine möglichst klare und einfache Sprache zu verwenden. Es sollten außerdem verschiedene Szenarien (best, worst, real case) berücksichtigt und die Ausgangssituation und der Zielzustand beschrieben werden.

Ein Business Case vermittelt andere Informationen als die im Rahmen einer technischen oder IT-Projektplanung angefertigten Systembeschreibungen und Diagramme. Er stellt eine kommerzielle Sicht auf das Gesamtprojekt dar und beleuchtet das Vorhaben von einem Management-Blickwinkel. Obwohl dabei die wirtschaftlichen Überlegungen im Mittelpunkt stehen, werden in einem Business Case neben den rein finanziellen Größen auch alle nichtmonetären Aspekte des Projekts gewürdigt, die für eine Projektbeurteilung maßgeblich sind. Dies sind vor allem Abwägungen hinsichtlich Risikoadressierung und Strategieorientierung in Verbindung mit den jeweiligen Optionen und deren wirtschaftlicher Vorteilhaftigkeit.^[1]

Wesentliche Bestandteile

Auch für die Dokumentation von Business Cases gibt es keine verbindlichen Vorgaben. Der folgende Aufbau in drei Teilen ist allerdings so oder in ähnlicher Form in der Praxis immer wieder anzutreffen:

Teil 1: Management Summary

Teil 2: Strategischer Projektüberblick

• Gründe und Ausgangslage
• Auftrag und Projektziele
• Strategische Zielorientierung
• Technische Anforderungen, Varianten und Optionen
• Risiken

Teil 3: Ertragsmodell

• Grundlegende Annahmen
• Kosten- und messbare Nutzenkategorien
• Investitionsrechnung

[1] vgl. Brugger 2005, S. 12.