Business Cases: Aufbau und Dokumentation überzeugender Entscheidungsvorlagen

Zusammenfassung

Überblick

Business Cases stellen die ideale Entscheidungsvorlage für Investitionsprojekte dar.

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen soliden Ein- und Überblick, die richtigen Argumente für betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu finden, zu strukturieren und überzeugend zu präsentieren.

Auf Basis der hier vorgestellten drei-teiligen Struktur lassen sich alle entscheidungsrelevanten Grundlagen nach einheitlichem Muster vermitteln.

Für die Präsentation im Entscheidergremium werden generische Präsentationsfolien als Vorlage mitgeliefert.

1 Argumente für Entscheidungen finden, strukturieren und präsentieren

Stehen Sie vor der Herausforderung, als Fachbereichs- oder Projektleiter die Genehmigung der Geschäftsführung für Ihre neue Projektidee zu bekommen? Oder sind Sie für die Einführung neuer Systeme verantwortlich und müssen Ihrem Vorstand angesichts knapper Budgets jeweils den unternehmensweiten Nutzen des Vorhabens nachweisen? Oder ist es Ihre Aufgabe als konzerninterner Akquisiteur, Ihren internen Kunden die Vorteilhaftigkeit neuer Kundenprodukte oder -projekte nachzuweisen?

Wichtige Entscheidungen brauchen eine solide Wirtschaftlichkeitsberechnung als Grundlage. Deswegen werden immer mehr Managemententscheidungen heute auf Basis eines Business Case getroffen.

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen soliden Ein- und Überblick, die richtigen Argumente für betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu finden, zu strukturieren und überzeugend zu präsentieren:

• Sie verstehen die Notwendigkeit eines Business Case für den Projekterfolg.
• Sie können die richtige Struktur für einen Business Case aufsetzen und den Fokus auf die relevanten Inhalte legen.
• Sie verfügen mit den in diesen Beitrag eingebundenen Folien über eine generische Präsentationsvorlage mit konzeptioneller Grafik.
• Sie verstehen es, durch überzeugende Präsentationsunterlagen des Business Case das O. K. vom Management zu erhalten.

Business Case: Aufbau

Ein Business Case ist ein Szenario zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung einer Investition, eines Projekts oder eines neuen Produkts (vgl. Brugger 2005, S. 11). Es gibt keine verbindliche Vorgabe für Aufbau und Inhalt eines Business Case wie Verordnungen und Gesetze – es haben sich allerdings Standards durchgesetzt. Die Besonderheiten der Branche, des Projekts und der Entscheidungssituation müssen zusätzlich berücksichtigt werden.

Zielsetzungen

Im Wesentlichen soll ein Business Case Antworten liefern auf die Fragen:

• "Was sind die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen, wenn wir das Projekt durchführen? Was passiert, wenn wir es nicht durchführen?"
• "Leisten die kurz- und mittelfristigen Projektziele einen Beitrag, um unsere mittel- bis langfristigen Unternehmens- bzw. Bereichsziele zu erreichen?".^[1]

Annahmen

In einem Business Case müssen Annahmen über die Kosten des Projekts und die mit seinen Ergebnissen erzielten Erträge getroffen werden. Daraus können dann mithilfe einer Cashflow-Analyse Aussagen über die strategische Vorteilhaftigkeit, den Return on Investment und die Amortisationszeit des Projekts getroffen werden. Bei der Betrachtung eines Business Case sind nicht so sehr die Endergebnisse, sondern vielmehr diese getroffenen Annahmen intensiv zu analysieren. Während die daraus abgeleiteten Kosten für das Projekt meist noch relativ genau vorhergesagt werden können, ist die abgeleitete Aussage über die Erträge vollständig von der Reaktion des Markts abhängig und nur bedingt beeinflussbar.

Ein Business Case dokumentiert und fasst die Gesamtheit aller entscheidungsrelevanten Aspekte eines Vorhabens mit dem Ziel zusammen, die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit und Integration in die strategische Gesamtausrichtung aufzuzeigen. Er ermöglicht die abschließende Managemententscheidung über die Ausführung des Vorhabens.^[2]

[1] vgl. Brugger 2005, S. 51.

[2] vgl. Brugger 2005, S. 13.

2 Elemente und Merkmale professioneller Business Cases

Business Cases machen geplante Projekte einer Bewertung zugänglich. Sie sind daher Grundlage für Entscheidungsträger. Allgemein ist eine Maßnahme sinnvoll, wenn sie in die strategische Ausrichtung des Unternehmens passt, eine vom Kapitalgeber als ausreichend angesehene Verzinsung des eingesetzten Kapitals erbringt und ein akzeptables finanzielles Risiko hat.

Betriebswirtschaftliche Sicht

Bei der Erstellung des Business Case ist zu beachten, dass nicht technische Inhalte wie Infrastruktur oder Technologie im Mittelpunkt stehen, sondern der Fokus auf Aspekten des Geschäfts, der Prozesse und des Nutzens für die Stakeholder liegt. Es sind also weniger "Blaupausen" als Mehrwertformulierungen gefragt! Der Nutzen ist dabei nicht ausschließlich durch "Schlagwörter", sondern auch quantifizierbar bzw. monetär messbar zu vermitteln. Die Aussagen sind an den Unternehmens- oder Geschäftsfeldzielen orientiert auszurichten. Es ist eine möglichst klare und einfache Sprache zu verwenden. Es sollten außerdem verschiedene Szenarien (best, worst, real case) berücksichtigt und die Ausgangssituation und der Zielzustand beschrieben werden.

Ein Business Case vermittelt andere Informationen als die im Rahmen einer technischen oder IT-Projektplanung angefertig...