Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Praxisfall

Zusammenfassung

 

Überblick

Jeder Unternehmer ist handels- und steuerrechtlich zur kostenverursachenden Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Ein Kaufmann kann sich dieser öffentlich-rechtlichen Verpflichtung auch nicht durch Aufgabe seiner Geschäftstätigkeit entziehen.

Sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz sind entsprechende Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu bilden. Der Beitrag erläutert die Ansatz-, Bilanzierungs- und Bewertungsvorschriften der Rückstellung und weist auf Unterschiede in der Handels- und Steuerbilanz hin.

 

1 Gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

1.1 Aufbewahrungspflicht nach Handelsrecht

Gemäß § 257 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
  • Lageberichte
  • Konzernabschlüsse
  • Konzernlageberichte inkl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Empfangene und abgesandte Handelsbriefe
  • Buchungsbelege im Sinne des § 238 Abs. 1 HGB

Während empfangene und abgesandte Handelsbriefe 6 Jahre aufzubewahren sind, müssen alle anderen Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem

  • die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht,
  • das Inventar aufgestellt,
  • die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt,
  • der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a HGB aufgestellt oder
  • der Konzernabschluss aufgestellt,
  • der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder
  • der Buchungsbeleg entstanden ist.
 

Hinweis

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Da die letzten Aufzeichnungen und Eintragungen in der Regel erst nach Abschluss des jeweiligen Kalenderjahrs gemacht werden, beginnt die Aufbewahrungsfrist in den meisten Fällen erst mit Ablauf des folgenden Kalenderjahres und nicht des jeweiligen Geschäftsjahres. Lediglich für die während des Geschäftsjahres entstehenden Aufzeichnungen und Buchungsbelege beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Bilanzstichtag des Kalenderjahres, zu dem sie gehören. So beginnt beispielsweise die Frist für unterjährig erhaltene Eingangsrechnungen (z. B. am 25.8.01) am 31.12.01, während hingegen die Aufbewahrungsfrist des Jahresabschlusses zum Bilanzstichtag 31.12.01 erst mit Ablauf des Kalenderjahres 02 beginnt, da die Abschlussbuchungen erst in 02 vorgenommen werden.

Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die Unterlagen gemäß § 257 Abs. 3 HGB auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

  • mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
 

Praxis-Tipp

Aufbewahrung von Hilfsmitteln

Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel (Lesegeräte, Hard- und Software usw.) zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Somit besteht in diesen Fällen faktisch auch eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Verfahrens- und Anwenderdokumentation.

 

Praxis-Tipp

Branchenspezifische Aufbewahrungspflichten

Neben den genannten Aufbewahrungspflichten für Jahresabschlüsse und Buchhaltungsunterlagen können auch Aufbewahrungsverpflichtungen aufgrund branchenspezifischer Regelungen existieren. Zu nennen sind hierbei z. B. die speziellen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten für Krankenhäuser, Fahrschulen, Taxigewerbe, Architekten (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder die Aufbewahrungspflichten bei Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern gemäß der Wirtschaftsprüferordnung (WPO) und dem Steuerberatungsgesetz (StBerG).

1.2 Aufbewahrungspflicht nach Steuerrecht

Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Verpflichtungen. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind für steuerliche Zwecke zusätzlich zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente aufzubewahren:

  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.
  • Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Zu "sonstigen Unterlagen" im Sinne der Abgabenordnung zählen alle Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen und Auskunft über steuerlich erhebliche Vorgänge enthalten, beispielsweise:

  • Lohnberechnungsunterlagen wie Akkord- oder Stundenlohnzettel;
  • Kontoauszüge oder
  • Auszüg...

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