Dötsch/Pung/Möhlenbrock (D/... / 3.5.5 Auslagenersatz (Reisekosten uä)
 

Tz. 812

Stand: EL 92 – ET: 03/2018

Erstattet eine Kap-Ges ihrem Ges-GF anlässlich von Dienstreisen entstandene Übernachtungs- und Verpflegungsaufwendungen, kann darin eine vGA liegen; s Urt des BFH v 19.02.1999 (DB 1999, 882). Dies könnte dann der Fall sein, wenn die Erstattung der Reisespesen bei einem beherrschenden Ges-GF nicht im Anstellungsvertrag geregelt ist oder wenn Beträge erstattet werden, die über die tats Aufwendungen und/oder die stlichen Pauschalsätze weit hinausgehen.

Nach älterer BFH-Rspr ist die Erstattung derartiger "Bagatellaufwendungen" allgemein üblich und führt deshalb bei einem beherrschenden Ges-GF auch ohne klare und vorherige Vereinbarung nicht zu einer vGA; s Urt des BFH v 21.08.1962 (HFR 1962, 339). Dieser Rspr ist uE auch heute noch zu folgen. Allerdings kommt es für die Prüfung einer vGA grundsätzlich nicht darauf an, dass es sich um einen verhältnismäßig geringfügigen Wert handelt; s Urt des BFH v 05.10.1977 (BStBl II 1978, 234). Aus diesem Urt könnten sich Zweifel ergeben, ob die frühere BFH-Rspr aus dem Jahr 1962 noch anwendbar ist. Diese werden verstärkt durch die FG-Rspr, die tw eine vorherige Vereinbarung über die Reisekostenerstattung verlangt, um eine vGA zu vermeiden; insbes s Urt des FG Nds v 01.03.1990 (GmbHR 1991, 288), aA allerdings s Urt des FG Nds v 29.06.1999 (GmbHR 2000, 442). Auch der BFH verlangt eine klare und im voraus getroffene Vereinbarung zumindest dann, wenn die Zuwendung ohne Einzelnachweis in pauschaler Form erfolgt; s Urt des BFH v 05.10.2004, BFH/NV 2005, 526. Im Urt-Fall waren dem (beherrschenden) Ges-GF pauschal 5000 EUR ohne Einzelnachweis ausgezahlt worden. Eine solche pauschale Zahlung entspricht uE auch nicht dem Fremdvergleich.

Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollte im Anstellungsvertrag mit beherrschenden Ges-GF die Erstattung von Reisekosten dem Grunde und der Höhe nach eindeutig geregelt werden.

Eine verspätete Auszahlung von Fahrtkostenerstattungen an den beherrschenden Ges-GF führt nicht zwingend zur Annahme einer vGA; s Urt des Nds FG v 26.11.2002, EFG 2003, 1196.

 

Tz. 813

Stand: EL 92 – ET: 03/2018

Der Höhe nach ist eine Reisekostenerstattung bis zur Höhe der lohnsteuerlichen Werte noch nicht als vGA anzusetzen. Geht die Erstattung darüber hinaus, kann es uU zu einer vGA kommen, wenn die tats Aufwendungen weit überschritten werden.

 

Beispiel:

Die R-GmbH erstattet ihrem Ges-GF bei Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden pauschal 24 EUR als Verpflegungsmehraufwand und bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 48 EUR.

Eine vGA liegt nicht vor. Die Erstattungsbeträge betragen zwar das Doppelte der Beträge, die stfrei ersetzt werden dürfen (s § 9 Abs 4a S 3 EStG). Sie orientieren sich dennoch an den tats entstandenen Aufwendungen, so dass von einer Unüblichkeit nicht ausgegangen werden kann. Auch andere Arbeitgeber erstatten ihren Arbeitnehmern höhere Pauschalen als diejenigen, die nach den einkommensteuerlichen Regelungen stlich geltend gemacht bzw stfrei ersetzt werden können. Dies zeigt sich auch an der Regelung in § 40 Abs 2 S 1 Nr 4 EStG, wonach Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit mit einem Pauschsteuersatz von 25 % pauschal lohnversteuert werden können, soweit die in § 9 Abs 4a S 3 EStG genannten Pauschbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten werden.

Damit ist im vorliegenden Fall eine stfreie Erstattung iHd in § 4 Abs 5 Nr 5 EStG genannten Pauschalen möglich (12 EUR/24 EUR; s § 3 Nr 16 EStG). Für den übersteigenden Betrag kann eine Pauschalierung nach § 40 Abs 2 EStG mit 25 % vorgenommen werden. Damit kann diese Pauschalierungsregelung auch für Ges-GF genutzt werden.

UE bestehen keine Bedenken, die lstlichen Regelungen zum Auslagenersatz für das Aufladen eines Elektro-Firmenwagens auch für Ges-GF anzuwenden; dazu Schr des BMF v 26.10.2017 (s BStBl I 2017, 1439). Bei beherrschenden Ges-GF sollte jedoch auch dazu eine klare und eindeutige Vereinbarung getroffen werden. Ggf ist dieser Auslagenersatz nach § 3 Nr 50 EStG stfrei. Liegt eine vGA vor, kommt die StBefreiung demggü nicht zur Anwendung.

 

Tz. 814

Stand: EL 92 – ET: 03/2018

Erstattet eine GmbH ihrem beherrschenden Ges-GF dessen Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nach Dienstreisegrundsätzen, kann dies zu einer vGA führen; s Urt des FG Nds v 18.08.1992 (GmbHR 1993, 754). Dies gilt uE allerdings dann nicht, wenn die Erstattung im Anstellungsvertrag geregelt ist und auch Fremdarbeitnehmer eine Erstattung in gleicher Höhe erhalten. Die Erstattung ist dann als stpfl Arbeitslohn iRd Anstellungsverhältnisses zu behandeln.

 

Tz. 815

Stand: EL 92 – ET: 03/2018

Übernimmt die Kap-Ges Aufwendungen für die Anschaffung einer Bahn-Card der Deutschen Bahn AG, die auf den Namen des Ges-GF ausgestellt ist, liegt dann keine vGA vor, wenn sich der Erwerb der Bahn-Card für die Gesellschaft als vorteilhaft erweist. Ein solcher Vorteil ist dann gegeben, wenn sich die dienstlichen Bahnkosten des Ges-GF aufgrund der Fahrpreisreduzie...

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