Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufbewahrungspflich ... / IV. Aufbewahrung der Unterlagen

Tz. 5

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO (s. Anhang 1b) – Zollanmeldungen und bestimmte andere zollrelevante Unterlagen – können die in § 147 Abs. 1 AO (s. Anhang 1b) aufgeführten Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

• mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Zu den Bildträgern und anderen Datenträgern zählen insbesondere die dauerhaften Datenträger i. S. v. § 126b BGB. Sofern keine steuerliche Betriebsprüfung begonnen wurde, ist es im Fall eines Wechsels des Datenverarbeitungssystems oder im Fall der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten in ein anderes Datenverarbeitungssystem ausreichend, wenn der Steuerpflichtige nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf diese Umstellung oder Auslagerung folgt, diese Daten nur noch auf einem auswertbaren Datenträger vorhält, § 147 Abs. 6 Satz 6 AO (Anhang 1b). Für die praktische Anwendung seit dem 01.01.2020 siehe die für die Finanzverwaltung maßgeblichen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269), bis Ende 2019 die GoBD vom 14.11.2014 (BMF vom 14.11.2014, BStBl I 2014, 1450).