Tz. 1
Stand: EL 130 – ET: 02/2023
Aufbewahrungspflicht ist die Pflicht, bestimmte Geschäftsunterlagen zu Geschäftsvorfällen für handelsrechtliche oder steuerliche Zwecke geordnet aufzubewahren, damit auf diese Unterlagen innerhalb der gesetzlichen Fristen (beispielsweise durch Betriebsprüfer) zurückgegriffen werden kann.
Die handelsrechtlichen (für Kaufleute und Formkaufleute im Sinne des HGB geltenden) und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und Fristen ergeben sich aus § 257 HGB (s. Anhang 12g) und aus § 147 AO (s. Anhang 1b). Die Aufbewahrungspflichten knüpfen an die Buchführungspflichten nach Steuerrecht (§§ 140f. AO) sowie nach Handelsbilanzrecht (§§ 238ff. HGB) an.
Die Fristen betragen sechs Jahre (für empfangene und versandte Handelsbriefe, vgl. im Einzelnen Rz. 6), ansonsten zehn Jahre, können sich bei laufenden Betriebsprüfungen oder Steuerverfahren jedoch verlängern.
Die Aufbewahrungspflichten sollten durch steuerbefreite Körperschaften jedenfalls dann erfüllt werden, wenn (vgl. § 141 Abs. 1 AO, s. Anhang 1b)
- diese handelsrechtlich als Kaufmann gelten (z. B. als GmbH oder UG strukturiert sind) oder
- die Umsatzgrenze von 600 000 EUR oder
- die Gewinngrenze von 60 000 EUR im Jahr erfüllt ist.
Unternehmer i. S. v. § 2 UStG müssen für Eingangs- und Ausgangsrechnungen zudem die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG (s. Anhang 5) beachten, für Nichtunternehmer gilt eine Zweijahresfrist nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG (Tz. 7).
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