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Aufzeichnungspflichten bei Barumsätzen

Veränderbare Excel-Dateien sind als Kassenbuch nicht geeignet.
Bild: Haufe Online Redaktion

Auch bei der Einnahmen-Überschussrechnung müssen Barumsätze richtig erfasst werden, damit eine Schätzung ausgeschlossen ist.

Sachverhalt: Excel-Tabellen als Kassenbuch

Der Antragsteller betrieb ein Restaurant. Seinen Gewinn ermittelte er mittels einer Einnahmen-Überschussrechnung. Das Finanzamt folgte zunächst den abgegebenen Steuererklärungen. Für die Jahre 2009 bis 2012 führte es anschließend eine Außenprüfung durch. Hierbei gelangte der Prüfer zu der Ansicht, dass die Buchführung zu verwerfen sei, da die vorgelegten Kassenaufzeichnungen nicht geeignet seien, die Höhe der Einnahmen nachzuweisen. So sei das Kassenbuch lediglich in Form von veränderbaren Excel-Tabellen geführt worden. Aufgrund dieser Verwerfung der Buchführung führte das Finanzamt eine Hinzuschätzung zu den Umsätzen durch. Gegen die geänderten Steuerbescheide wandte sich der Antragsteller im Einspruchsverfahren und anschließende im Klageverfahren. Mit seinem Antrag erstrebte er die Aussetzung der Vollziehung der angefochtenen Bescheide.

Entscheidung: Hinzuschätzung rechtmäßig

Der Antrag hatte keinen Erfolg, da das Gericht keine ernsthaften Zweifel an der Rechtmäßigkeit der angefochtenen Bescheide zu erkennen vermochte. Die Hinzuschätzung sei vielmehr nach Stand des Verfahrens als rechtmäßig anzusehen. So habe ein Steuerpflichtiger auch bei einer Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschussrechnung die allgemeinen Ordnungsvorschriften für die Buchführung zu beachten. Dies erfordere unter anderem eine fortlaufende, vollständige und richtige Erfassung der Geschäftsvorfälle. Hinsichtlich der Bareinnahmen bestehe bei einer Einnahmen-Überschussrechnung zwar keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs, doch seien die Tageseinnahmen, zumindest wenn sie in einer Summe erfasst werden, durch die Aufbewahrung der einzelnen Kassenzettel nachzuweisen. Alles dies habe der Antragsteller nicht erfüllt. Auch müsse sichergestellt sein, dass die Aufzeichnungen unveränderbar seien. Bei einer reinen Erfassung mittels des Programms Excel sei es nicht sichergestellt, da bei diesem eine nachträgliche Änderung der erfassten Daten leicht möglich sei. Schließlich seien die Aufzeichnungen auch in sich nicht plausibel, so dass insgesamt eine Hinzuschätzung zulässig gewesen sei.

Praxishinweis: Tagessummen nachweisen und Bons aufbewahren

Die Entscheidung des Finanzgerichts Hamburg führt vor Augen, dass auch bei einer Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschussrechnung die wesentlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung einzuhalten sind. Zwar müsse ein Steuerpflichtiger bei einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch führen, die Anforderungen, die die Finanzverwaltung in bargeldintensiven Branchen stellt, sind indes weitgehend den Pflichten im Rahmen einer Kassenbuchführung angenähert. Der Steuerpflichtige muss deshalb neben der Summe der Tageseinnahmen auch die einzelnen Bons zu Abstimmungszwecken aufbewahren. Auch ist zu beachten, dass die die erfassten Aufzeichnungen unveränderbar sein müssen. Damit reicht eine Erfassung mittels Excel nicht, da in den entsprechenden Tabellen jederzeit eine Änderung vorgenommen werden kann. Steuerpflichtige, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung selber ermitteln, sollten in jedem Fall prüfen, ob ihre Aufzeichnungen noch den aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen, zumal hinsichtlich der Anforderungen die Entwicklung in einem ständigen Fluss ist. Sonst kann es nach Jahren im Rahmen einer Betriebsprüfung zu einem bösen Erwachen kommen.

FG Hamburg, Beschluss v. 1.8.2016, 2 V 115/16

Schlagworte zum Thema:  Einnahmenüberschussrechnung, Excel, Schätzung, Abgabenordnung

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