Ehrenamtliche Bürgermeister, hauptamtliche Ortsvorsteher und Gemeinderäte, die zum ersten Stellvertreter des Bürgermeisters bestellt sind, sollten einen neuen Erlass des FinMin Baden-Württemberg kennen, der die geltenden Besteuerungsgrundsätze für Aufwandsentschädigungen zusammenfasst.
Das Finanzministerium Baden-Württemberg (FinMin) fasst mit Erlass vom 20.3.2014 zusammen, inwieweit Aufwandsentschädigungen steuerfrei belassen werden können, die von ehrenamtlichen Bürgermeistern, hauptamtlichen Ortsvorstehern und Gemeinderäten bezogen werden, die zum ersten Stellvertreter des Bürgermeisters bestellt sind. Folgende Aspekte der Weisung sind besonders hervorzuheben:
Gemeinderäte als erster Stellvertreter
a) Steuerfreier Teil der Aufwandsentschädigung
Ist in einer Gemeine kein Beigeordneter als Vertreter des Bürgermeisters bestellt, wird der Bürgermeister im Verhinderungsfall durch ein Mitglied des Gemeinderats vertreten. Das FinMin weist darauf hin, dass gezahlte Aufwandsentschädigungen für die Tätigkeit als Gemeinderat und erster Stellvertreter in diesem Fall insoweit steuerfrei bleiben, wie sie dem für Fraktionsvorsitzende entsprechend der Gemeindegröße maßgebenden Höchstbetrag entsprechen.
Hinweis: Die entsprechenden Höchstbeträge können dem Erlass des FinMin vom 21.1.2014 (3 - S 233.7/3) entnommen werden (Teil B Abschn. I Nr. 2).
Etwas anderes gilt, wenn der erste Stellvertreter des Bürgermeisters zugleich Fraktionsvorsitzender ist: In diesem Fall sind die bezogenen Entschädigungen für die Tätigkeit als Gemeinderat, erster Stellvertreter und Fraktionsvorsitzender zusammenzurechnen, vom Gesamtbetrag bleibt dann der oben erwähnte Höchstbetrag steuerfrei.
Das FinMin weist darauf hin, dass dem Amtsträger daneben steuerfreie Reisekostenvergütungen nach § 3 Nr. 13 EStG gezahlt werden können.
b) Steuerpflichtiger Teil der Aufwandsentschädigung
Soweit die gezahlte Aufwandsentschädigung den steuerfreien Höchstbetrag übersteigt, liegt lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Die Lohnsteuer darauf darf pauschaliert werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen (§ 40a EStG) hierfür erfüllt sind.
c) Übertragbares Abzugsvolumen
Sofern der Amtsträger seinen steuerfreien Höchstbetrag für die Tätigkeit als Gemeinderat nicht voll ausgeschöpft hat, kann er das verbleibende Abzugsvolumen auf die Entschädigungen übertragen, die er als erster Stellvertreter des Bürgermeisters erhalten hat.
d) Werbungskostenabzug
Das FinMin weist darauf hin, dass durch den Erhalt der steuerfreien Aufwandsentschädigungen grundsätzlich sämtliche beruflich veranlassten Aufwendungen der Stellvertretertätigkeit abgegolten sind (z. B. Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, Mitgliedsbeiträge, beruflich veranlasste Fahrtkosten). In der Regel kann der erste Stellvertreter des Bürgermeisters also keine zusätzlichen Werbungskosten für seine Tätigkeit geltend machen. Eine Ausnahme ist jedoch möglich: Sofern er dem Finanzamt nachweist, dass sein beruflicher Aufwand höher ist als die steuerfrei belassene Aufwandsentschädigung, kann er zumindest den übersteigenden Teil als Werbungskosten abziehen.
Hauptamtliche Ortsvorsteher
Aufwandsentschädigungen von hauptamtlichen Ortsvorstehern sind bis zur Höhe des Betrags steuerfrei, der bei einem ehrenamtlichen Bürgermeister (mit entsprechender Einwohnerzahl) steuerfrei bleiben würde. Neben den steuerfreien Aufwandsentschädigungen dürfen auch hauptamtlichen Ortsvorstehern Reisekosten steuerfrei nach § 3 Nr. 13 EStG erstattet werden.
Hauptamtliche Beamte als Ortsvorsteher
a) Steuerfreier Teil der Aufwandsentschädigung
Für Ortschaften mit einer örtlichen Verwaltung kann die Hauptsatzung bestimmen, dass ein Gemeindebeamter zum Ortsvorsteher bestellt wird (§ 71 Abs. 2 GemO).
Aufwandsentschädigungen, die diesen Personen zukommen, dürfen bis zu einer Höhe von 200 EUR pro Monat steuerfrei belassen werden (R 3.12 Abs. 3 S. 3 LStR). Auch in diesen Fällen dürfen parallel steuerfreie Reisekostenvergütungen nach § 3 Nr. 13 EStG gezahlt werden.
b) Steuerpflichtiger Teil der Aufwandsentschädigung
Soweit die steuerfreien Höchstbeträge überschritten werden, müssen die Aufwandsentschädigungen dem Lohnsteuerabzug unterworfen werden (= steuerpflichtiger Arbeitslohn).
c) Werbungskostenabzug
Auch bei hauptamtlichen Ortsvorstehern sind durch den Erhalt der steuerfreien Aufwandsentschädigung grundsätzlich sämtliche beruflich veranlassten Aufwendungen der Tätigkeit abgegolten, sodass in der Regel kein Werbungskostenabzug eröffnet ist. Allerdings kann auch der hauptamtliche Ortsvorsteher dem Finanzamt nachweisen, dass sein beruflicher Aufwand höher war als die steuerfrei belassene Aufwandsentschädigung, sodass er den übersteigenden Teil als Werbungskosten abziehen kann.
Ehrenamtliche Bürgermeister
a) Steuerfreier Teil der Aufwandsentschädigung
Die von ehrenamtlichen Bürgermeistern bezogenen Aufwandsentschädigungen nach dem Aufwandsentschädigungsgesetz dürfen in Höhe von einem Drittel, mindestens mit 200 EUR pro Monat steuerfrei belassen werden (§ 3 Nr. 12 Satz 2 EStG i. V. m. R 3.12 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 LStR). Als Höchstgrenze der Steuerbefreiung gilt jedoch der Betrag, der bei einem hauptamtlichen Bürgermeister mit entsprechender Gemeindegröße steuerfrei belassen werden würde. Dabei ist von der höchstmöglichen Dienstaufwandsentschädigung eines hauptamtlichen Bürgermeisters auszugehen. Eine steuerfreie Reisekostenerstattung ist auch bei ehrenamtlichen Bürgermeistern möglich.
b) Steuerpflichtiger Teil der Aufwandsentschädigung
Der Teil der Aufwandsentschädigung, der den steuerfreien Höchstbetrag übersteigt, unterliegt dem Lohnsteuerabzug (= steuerpflichtiger Arbeitslohn).
c) Werbungskostenabzug
Auch bei ehrenamtlichen Bürgermeistern sind grundsätzlich sämtliche beruflich veranlassten Aufwendungen der Tätigkeit durch den Erhalt der steuerfreien Aufwandsentschädigung abgegolten (kein Werbungskostenabzug). Auch sie können dem Finanzamt jedoch nachweisen, dass ihr beruflicher Aufwand höher war als die steuerfrei belassene Aufwandsentschädigung – und dann den übersteigenden Teil als Werbungskosten abziehen.
FinMin Baden-Württemberg, Erlass v. 20.3.2014, 3 - S 233.7/5