Das BMF erläutert in einem neuen Anwendungserlass zu § 146b AO die Grundsätze für eine Kassennachschau.

Ziel der Kassennachschau

Mit einer Kassennachschau soll die zeitnahe Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der Übernahme der Daten in die Buchführung erfolgen. Unter die Kassennachschau fallen vor allem 

  • elektronische oder computergestützte Kassensysteme
  • Registrierkassen
  • App-Systeme, 
  • Waagen mit Registrierkassenfunktion, 
  • Taxameter, 
  • Wegstreckenzähler, 
  • Geldspielgeräte. 

Doch auch offene Ladenkassen können bei einer Kassennachschau geprüft werden, ein sog. Kassensturz (Soll-Ist-Abgleich) durchgeführt und dabei z.B. eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen erfolgen. Da die Kassensturzfähigkeit ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen ist, wird dies oftmals das Ergebnis der durch den Prüfer anzustellenden Ermessensüberlegungen sein.

Rechtliche Stellung

Eine Kassennachschau ist keine Außenprüfung i.S.d. § 193 AO. Folglich gelten die gängigen Vorschriften für eine Außenprüfung nicht. Insbesondere wird eine Kassennachschau nicht vorher angekündigt. Sie ist in ihrer rechtlichen Stellung mit der bereits seit Jahren bekannten Umsatzsteuer-Nachschau vergleichbar.

Rechte und Pflichten des Kassenprüfers

Der damit beauftragte Amtsträger darf während der üblichen Geschäfts- bzw. Arbeitszeiten die Geschäftsgrundstücke bzw. -räume betreten. Dies gilt auch für Fahrzeuge (z.B. bei Taxametern). Auch gemietete Räumlichkeiten oder Fahrzeuge dürfen betreten werden. Das Betreten muss der Sachverhaltsermittlung dienen; es umfasst aber kein Durchsuchungsrecht.

Der Amtsträger hat sich vor Beginn seiner Tätigkeit auszuweisen. Ist der Betriebsinhaber nicht anwesend, kann dies auch gegenüber Dritten (z.B. Arbeitnehmern) genügen, welche mit dem Kassensystems vertraut sein können. Noch keine Ausweispflicht besteht vor Tätigkeitsbeginn. So ist es dem Prüfer erlaubt, zunächst die Kassenführung in allgemein zugänglichen Räumen nur zu beobachten. Dies ermöglicht auch sog. Testkäufe oder Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Solch eine "Beobachtungsphase" kann durchaus auch schon mehrere Tage vor der eigentlichen Kassennachschau liegen. Der Kassenprüfer darf zu Dokumentationszwecken Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren.

Pflichten des Steuerpflichtigen

Hat sich der Amtsträger ausgewiesen, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassennachschau verpflichtet. Aus dem Datenzugriffsrecht ergibt sich die Pflicht dem Prüfer die Einsichtnahme in die (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie alle für die Kassenführung relevanten Organisationsunterlagen zu gewähren. Ebenso kann auch schon vor dem 1.1.2020 die Verpflichtung bestehen, Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zu übergeben. Ab 2020 muss zudem ein Auslesen über die digitale Schnittstelle oder einen entsprechenden Datenträger ermöglicht werden. Vor 2020 kann dies nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Steuerpflichtigen erfolgen. Auch weitere Unterlagen, wie z.B. Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle, etc. sind vorzulegen und Auskünfte hierzu zu erteilen.

Übergang zu einer Außenprüfung

Ohne vorherige Prüfungsanordnung kann zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Diese Ermessensentscheidung erfordert, dass zuvor Beanstandungen festgestellt werden. Dazu können z.B. auch "nur" fehlende Dokumentationsunterlagen (Betriebsanleitung, Protokolle zu Programmänderungen, etc.) der Anlass sein. Zu einer Außenprüfung wird vor allem dann übergangen werden, wenn diese eine sofortige Sachverhaltsaufklärung verspricht. Der Zeitpunkt des Übergangs ist mit Datum und Uhrzeit festzuhalten und dem Steuerpflichtigen schriftlich mitzuteilen. Dieser schriftliche Übergangshinweis ersetzt die sonst übliche Prüfungsanordnung.

Formelle Aspekte der Kassennachschau 

Über eine Kassennachschau wird kein Prüfungsbericht gefertigt. Dennoch ist dem Steuerpflichtigen vor einer Änderung der Bescheide rechtliches Gehör zu gewähren. Da die Kassennachschau keine Außenprüfung ist, kommt es zu keiner Ablaufhemmung für die Festsetzungsfrist und auch die Änderungssperre des § 173 Abs. 2 AO ist nicht einschlägig. Ebenso kann nach einer Kassennachschau ein Vorbehalt der Nachprüfung weiterhin fortbestehen.

Selbstverständlich können bei einer Kassennachschau ergangene Verwaltungsakte (z.B. Übergang zur Außenprüfung) mit Einspruch angefochten werden. Dies kann auch direkt vor Ort geschehen, der Amtsträger ist berechtigt und verpflichtet, einen schriftlichen Einspruch entgegenzunehmen. Jedoch hat ein Einspruch keine aufschiebende Wirkung und verhindert eine Kassennachschau grundsätzlich nicht. Für spätere Änderungsbescheide entsprechend den Ergebnissen der Kassennachschau gelten die allgemeinen Regeln; insbesondere ist ein Einspruch möglich.

BMF, Schreiben v. 29.5.2018, IV A 4 - S 0316/13/10005 :054.

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