Rz. 6
Die Regelung ist als Kann-Vorschrift konzipiert und gewährleistet damit die Wahlfreiheit zwischen einer Papierbescheinigung und einer elektronischen Bescheinigung. Die Wahl hat ausschließlich der Bescheinigungspflichtige Arbeitgeber (§ 312 Abs. 1), Zwischenmeister, sonstiger Auftraggeber von Heimarbeitern, wegen der Gewährung von Sozialleistungen oder Krankentagegeld beitragspflichtige Leistungsträger und Unternehmer (§ 312 Abs. 3), die Justizvollzugsanstalt (§ 312 Abs. 4) sowie die Bundesagentur für Arbeit selbst im Rahmen des § 312a.
Rz. 7
Eine elektronische Bescheinigung darf ausschließlich an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden. Meldungen sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfe im eXtra-Standard zu erstatten (ab 1.1.2017 § 108 Abs. 1 SGB IV). Dafür stellt die Bundesagentur für Arbeit Grundsätze auf, die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigt werden müssen. Die Grundsätze behandeln Datensätze, Schlüsselzahlen, Angaben für die Meldungen und Rückmeldungen sowie das Verfahren.
Rz. 8
Liegen die Voraussetzungen für eine elektronische Übermittlung vor, weil die Anforderungen an die Datenübertragung erfüllt und die Grundsätze der Bundesagentur für Arbeit eingehalten werden, scheitert eine elektronische Übermittlung durch den Bescheinigungspflichtigen gleichwohl an einem Widerspruch der von der Bescheinigung betroffenen Person. Die Person, i. d. R. der Arbeitnehmer, Heimarbeiter oder Haftentlassene kann nicht der Bescheinigung selbst widersprechen, sondern nur der elektronischen Übermittlung. Auf den Grund hierfür kommt es nicht an. Der Widersprechende muss seinen Widerspruch nicht begründen. Häufig werden Bedenken hinsichtlich der Einhaltung des Datenschutzes ausschlaggebend sein.
Rz. 9
Der Bescheinigungspflichtige muss den Betroffenen auf sein Widerspruchsrecht schriftlich hinweisen. Eine andere Form, insbesondere ein mündlicher Hinweis genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht.
Rz. 10
Im Falle der elektronischen Übermittlung der Bescheinigung nach den §§ 312, 312a und 313 an die Bundesagentur für Arbeit entfällt die Verpflichtung des Bescheinigungspflichtigen, die Bescheinigung entsprechend den gesetzlichen Anforderungen (unverzüglich) auszuhändigen.
Rz. 11
Die Bundesagentur für Arbeit ist verpflichtet, zu jeder nach Maßgabe des § 312 oder § 313 übermittelten Bescheinigung für den Betroffenen einen Ausdruck der übermittelten Daten zur Verfügung zu stellen. Das Gesetz verpflichtet lediglich zur Zuleitung. Die Form kann die Bundesagentur für Arbeit bestimmen, sofern sie mit ihr den gesetzlichen Zweck tatsächlich erreicht. Eine elektronische Zuleitung ist z. B. nur möglich, wenn der Betroffene über die benötigten Einrichtungen verfügt, diese auch entgegenzunehmen. Fälle des § 312a sind kraft Gesetzes von der Verpflichtung ausgenommen.
Rz. 12
Für die Neufassung der Vorschrift mit Wirkung zum 1.1.2023 ist folgende Gesetzesbegründung maßgebend:
Die bis zum Inkrafttreten der Neuregelung für Arbeitgeber bestehende Möglichkeit zur Nutzung des Bescheinigungsverfahrens BEA wird nach Abs. 1 ab dem 1.1.2023 verpflichtend eingeführt. Die Übergangszeit bietet den bisher noch nicht an dem Verfahren teilnehmenden Arbeitgebern die Möglichkeit, sich auf das künftig ausschließlich elektronische Verfahren einzustellen. Die hierfür notwendige Software steht allen grundsätzlich auf dem Markt oder kostenlos über die Ausfüllhilfe-Software sv.net zur Verfügung. Mit der verpflichtenden Regelung entfällt die bis dahin maßgebende Pflicht der Arbeitgeber, die Arbeitnehmer über die elektronische Übermittlung der Bescheinigung zu informieren bzw. das Recht der Betroffenen, einer elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigung zu widersprechen. Ein solches Widerspruchsrecht im Hinblick auf den elektronischen Übermittlungsweg ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht geboten. Die Information der Betroffenen zu den übermittelten Daten ist demnach – wie schon zuvor – sichergestellt. Die Bundesagentur für Arbeit hat den Betroffenen die übermittelten Daten unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Arbeitgeber, die eine Nebenverdienstbescheinigung auszustellen haben, sollen dafür auch das elektronische Verfahren nutzen. Die Ausnahme, nach der im Bescheinigungsverfahren auch das im Fachportal der Bundesagentur für Arbeit zur Verfügung gestellte Formular genutzt werden kann, berücksichtigt, dass in diesen Fällen ggf. auch private Arbeits- oder Auftraggeber bescheinigungspflichtig sind, die keinen Zugang zum elektronischen Verfahren haben bzw. denen eine solche Verpflichtung nicht zuzumuten ist. Arbeitgeber und Auftraggeber im Sinne dieser Regelung sind ausschließlich natürliche Personen, soweit sie für die Erbringung haushaltsnaher Dienstleistungen in ihrem Privathaushalt Bescheinigungen nach § 313 zu erstellen haben.
Rz. 13
Zum 1.1.2023 wird für Sozialversicherungsträger die Verpflichtung eingeführt, die von ihnen auszu...
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