Einheitliche technische Standards für Übermittlung behördlicher Akten gelten erst ab 2028

BehAktÜbV schafft bundeseinheitliche technische Rahmenbedingungen 

Für den Austausch elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten gibt es zukünftig bundesweit einheitliche technische Rahmenbedingungen. Diese sind in der Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten von Behörden und juristischen Personen des öffentlichen Rechts an die Gerichte im gerichtlichen Verfahren (Behördenaktenübermittlungsverordnung – BehAktÜbV) geregelt, die am 5.5.2025 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde. 

Die Behördenaktenübermittlungsverordnung gilt für zivil-, arbeits-, verwaltungs-, sozial- und finanzgerichtliche Verfahren sowie für Verfahren in Familiensachen und der freiwilligen Gerichtsbarkeit und zudem auch für Rechtsanwaltskammern in verwaltungsgerichtlichen Angelegenheiten. 

Andes als in den Referentenentwürfen vorgesehen ist die Übermittlung von Akten in elektronischer Form als Soll-Vorschrift formuliert: Ab dem 1.1.2028, und nicht wie ursprünglich gefordert zum 1.1.2026, besteht die Pflicht zur elektronischen Übermittlung elektronischer Akten. Die Verfahrensbeteiligten bekommen mehr Zeit, die technischen Voraussetzungen für die Übermittlung zu schaffen.  

Geforderte Datenformate und Signaturdateien 

Der Übermittlung soll ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden. Er soll mindestens die in § 2 Absatz 3 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung genannten Daten, das Aktenzeichen der übermittelnden Stelle, Angaben zur Reihenfolge der Dokumente in der Akte, Angaben zum Typ der Dokumente der Akte und das Eingangsdatum der Dokumente der Akte enthalten. 

Separate Signaturdateien, die in den Dokumenten der elektronischen Akte vorhanden sind, sollen nicht übermittelt werden. Protokolle über die Prüfung von Signaturdateien können übermittelt werden, wenn der Absender dies im Einzelfall für erforderlich hält. 

Die Dokumente der elektronischen Akte müssen im Dateiformat PDF und, soweit dies technisch möglich ist, in digital durchsuchbarer Form übermittelt werden und zur Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein. Bei der Übermittlung eines elektronischen Dokuments soll auch die ihm zugrunde liegende Datei im ursprünglichen Format übermittelt werden, wenn zu befürchten ist, dass inhaltstragende Informationen der Datei, die im ursprünglichen Datei-Format vorhanden sind, aufgrund der Übertragung in das Dateiformat PDF nicht sichtbar oder nicht enthalten sind, oder wenn durch den Formattransfer sonstige Qualitätsverluste zu befürchten sind oder dies zur besseren Bearbeitbarkeit oder Lesbarkeit durch das Gericht erforderlich ist. 

Weiterführende Informationen: 

Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten von Behörden und juristischen Personen des öffentlichen Rechts an die Gerichte im gerichtlichen Verfahren (Behördenaktenübermittlungsverordnung – BehAktÜbV) vom 30. April 2025 (Bundesgesetzblatt, 2025, Nr. 125, 5. Mai 2025)