Bevor eine Mediation durchgeführt werden kann, müssen sich die Konfliktparteien zunächst aktiv für das Verfahren entscheiden bzw. durch vertragliche Klauseln verpflichtet sein, den Konflikt im Wege einer Mediation zu klären. Besteht Einigkeit über die Durchführung des Mediationsverfahrens, ist zu klären, ob die Parteien die Mediation alleine oder mit Unterstützung einer Institution durchführen möchten.[10] Schwierig ist oftmals die Frage, welche Person die Rolle des Mediators einnehmen soll. Erfahrungsgemäß besteht bei den Parteien mitunter die Besorgnis, dass der Mediator in irgendeiner Form zugunsten der anderen Konfliktpartei voreingenommen sein könnte. Es ist an dieser Stelle hilfreich, Unterstützung von außen in Anspruch zu nehmen. Es existiert eine Vielzahl von Verzeichnissen, aus denen sich Ausbildung und Tätigkeitsschwerpunkte einzelner Mediatoren ergeben. Daneben wird die Durchführung von Mediationen mittlerweile auch von zahlreichen Institutionen als professionelle Dienstleistung angeboten.[11]
Ist die Entscheidung schlussendlich für einen bestimmten Mediator gefallen, so setzt sich dieser idealerweise zunächst persönlich mit den Parteien in Verbindung. Häufig erfolgt eine telefonische Vorklärung, in deren Anschluss der Mediator den Parteien allgemeine Informationen zum Mediationsverfahren zuleitet und sie ggf. um schriftliche Stellungnahmen zu dem zu klärenden Konflikt bittet. Diese Statements können im Einverständnis der Parteien auch der jeweils anderen Partei zur Verfügung gestellt werden. Der Mediator klärt mit den Parteien, wo und wann die Mediation stattfindet und welche (weiteren) Personen an dem Verfahren teilnehmen sollen. In aller Regel wird bereits in dieser Phase, die vor Beginn der eigentlichen Mediationsverhandlung steht, der Mediationsvertrag mit Vereinbarungen zu Honorar und Haftung geschlossen, in dem auch die Zustimmung zu den für die Mediation verbindlichen Grundregeln, wie beispielsweise Vertraulichkeit etc. enthalten ist.
Beispiel: Muster für Mediationsvereinbarung und Mediatorvertrag[12]
"Zwischen "
1. …
2. …
3. …
wird folgende Vereinbarung getroffen:
I. Die Beteiligten zu 1., 2., beauftragen den Beteiligten zu 3. (im Folgenden: Mediator genannt), sie bei der Bewältigung von Konflikten im Zusammenhang mit dem Erbfall des am … verstorbenen Erblassers … als Vermittler zu unterstützen.
II. Ziel der Mediation ist die möglichst eigenverantwortliche Konfliktbewältigung durch die Beteiligten zu 1. und 2. Der Mediator besitzt keine Entscheidungskompetenz. Er fördert als neutraler Vermittler die Suche nach interessengerechten Einigungsmöglichkeiten. Die Haftung des Mediators ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Die Beteiligten legen den Ablauf der Mediation gemeinsam fest.
Alle Beteiligten verpflichten sich, die Mediation durch einen von Fairness, Offenheit und gegenseitigem Respekt geprägten Verhandlungsstil zu fördern. Dazu gehört insbesondere die Bereitschaft der Beteiligten zu 1. und 2., Informationen offenzulegen, die die Einigungschancen erhöhen könnten.
Alle Beteiligten verpflichten sich, den Inhalt der in der Mediation offengelegten Informationen vertraulich zu behandeln, insbesondere diese nicht in einem gerichtlichen oder schiedsgerichtlichen Verfahren gegen einen anderen Beteiligten zu verwenden. Davon ausgenommen sind Informationen, die ein Beteiligter außerhalb der Mediation eigenständig erlangt hat oder hätte erlangen können. Der Mediator verpflichtet sich darüber hinaus, Informationen, die nur ihm im Vertrauen von einem Beteiligten zugänglich gemacht wurden, entsprechend vertraulich zu behandeln. In einem gerichtlichen oder schiedsgerichtlichen Verfahren wird kein Beteiligter einen anderen Beteiligten als Zeugen über vertrauliche Inhalte des Mediationsverfahrens benennen.
III. Die Mediation kann von den Beteiligten zu 1. und 2. jederzeit durch Erklärung gegenüber den übrigen Beteiligten beendet werden.
IV. Für seine Tätigkeit erhält der Mediator eine Vergütung iHv … zuzüglich etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten. Die Vergütung schulden die Beteiligten zu 1. und 2. gesamtschuldnerisch.“
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